تخفيض القيمة مقابل الشطب: ما يعنيه كل منهما لفوترتك

تخفيض القيمة يقلّل قيمة العمل أو الدين ويترك الباقي للتحصيل، مثل فوترة 8 ساعات من 10 ساعات عمل. أما الشطب فيزيل المبلغ كله لأنك لن تحصّله، مثل فاتورة على عميل أفلس. تستخدم الشركات الكلمتين بتساهل، فعرّف أنت كلًّا منهما.

ما الفرق بين تخفيض القيمة والشطب؟

الفرق بين تخفيض القيمة والشطب هو هل بقي شيء. تخفيض القيمة يخفض مبلغًا، والشطب يوصله إلى الصفر. والكلمة تخبرك عادةً بأقل مما يخبرك به التوقيت: قبل الفاتورة تقرر ما تحاسب عليه، وبعدها تتعامل مع ما هو مستحق لك.

عمليًا، تقول الشركات التي تفوتر بالساعة «تخفيض القيمة» عن وقت اختارت ألا تفوتره، و«شطب» عن دين تخلّت عنه. وقد يستخدم المحاسبون «الشطب» لإزالة جزء من الذمم المدينة أيضًا. اتفق على معانٍ موحدة داخل الشركة ومع محاسبك.

متى يحدث كل منهما في دورة الفوترة؟

يحدث كل منهما في نقطة مختلفة من دورة الفوترة، والنقطة تحدد الأوراق.

الصفان الأخيران هما أكثر ما يُخلط. إشعار الدائن يقول إن المبلغ المحتسب تغيّر. والدين المعدوم يقول إن المبلغ كان صحيحًا والمال لن يأتي. وإذا كنت تحمل عملًا غير مفوتر في حساباتك أيضًا، فإن تخفيض قيمة الوقت يقلّله، ويظهر ذلك في تقرير العمل قيد التنفيذ.

مثال محسوب: من الساعات إلى الدين المعدوم

هذا مثال مختلَق يجمع الثلاثة في مهمة واحدة. شركة استشارات تسجّل 40 ساعة بسعر €100، وتحتسب ضريبة قيمة مضافة 20%، وتسوء الأمور تدريجيًا.

قياسًا إلى €4,000 من الوقت بالأسعار المعتادة، فوترت الشركة 87.5% في البداية و80% بعد إشعار الدائن، وحصّلت 41.7% صافيًا من الضريبة. هذه ثلاث مشكلات منفصلة بثلاثة حلول منفصلة، وجمعها كلها تحت اسم «خصومات» لا يعلّمك شيئًا.

وإذا أردت أن يرى العميل تخفيضًا على سبيل حسن النية، فيمكنك أن تقول ذلك في البند:

تحضير ورشة العمل: 10 ساعات بسعر €100.00، خُفّضت إلى 8 ساعات بحسب الاتفاق لأول تكليف.

أما الساعات التي خفضت قيمتها بسبب إعادة عمل من جانبك فلا ينبغي أن تظهر في الفاتورة أصلًا.

هل يقلّل الشطب ضريبة القيمة المضافة المستحقة عليك؟

قد يقلّل الشطب ضريبة القيمة المضافة المستحقة عليك، لكن بحسب قواعد بلدك وحدها. تنص المادة 90 من توجيه ضريبة القيمة المضافة الأوروبي على تخفيض المبلغ الخاضع للضريبة في حالة عدم الدفع كليًا أو جزئيًا، وفق شروط تحددها كل دولة عضو، وتتيح للدول الأعضاء الخروج عن ذلك في حالة عدم الدفع. لذلك تتفاوت الشروط كثيرًا. هذان مثالان تحققنا منهما:

ثلاث نقاط تتكرر. الإعفاء يغطي فقط الضريبة في الجزء الذي لم يُدفع بعد، وهو €306.67 في المثال. والإعفاء يُرَدّ عمومًا إذا ظهر المال لاحقًا، وتقول HMRC والهيئة الإستونية ذلك كلتاهما. وقد يضطر العميل إلى عكس الضريبة التي استردها.

وإشعار الدائن ليس الطريق إلى ذلك. تقول HMRC صراحةً إنه لا يجوز لك إصدار واحد لمجرد أن العميل لم يدفع. وفي أي بلد آخر، اسأل محاسبك قبل أن تطالب، واسأل عن ضريبة الدخل في الوقت نفسه، لأن قابلية خصم الدين المعدوم مسألة منفصلة.

كيف ينبغي أن تقرر الشركة هذه الأمور وتسجّلها؟

ينبغي أن تقرر الشركة تخفيضات القيمة والشطب بمعتمِد مسمّى وسبب مسجَّل في كل مرة، لأن الأسباب هي الجزء المفيد. تكفي قائمة قصيرة:

• توسّع النطاق دون اتفاق
• خطؤنا أو إعادة عمل
• حسن النية
• نزاع مع العميل
• دين معدوم

اجعل المسؤول عن العميل يعتمد تخفيضات القيمة، وشخصًا ثانيًا يعتمد أي مبلغ فوق حد معين. وبعد بضعة أشهر، إذا تكرر «خطؤنا» فالعلاج في التنفيذ، وإذا تكرر «توسّع النطاق» فهو في عرض السعر. وقبل أن تشطب دينًا، تأكد أنك أنهيت المطالبة فعلًا: سلسلة التذكيرات وتقرير أعمار الذمم المدينة سيخبرانك أين وصل.

تسجيل تخفيضات القيمة والفواتير غير المدفوعة في ERPFlow

ليس في ERPFlow وظيفة شطب ولا حالة دين معدوم ولا حساب لإعفاء ضريبة القيمة المضافة عن الديون المعدومة، ولا مستند إشعار دائن. هذا ما يمكنك فعله.

• قبل الإصدار: يمكن تعديل فاتورة في المسوّدة بحرية. قلّل الكمية، أو استخدم نسبة الخصم في البند، وهي تُطبع في ملف PDF.
• بعد الإصدار: الفاتورة نهائية. وضع علامة ملغاة مع تكرار يلغيها ويعيد إصدارها برقم جديد، وهذا يعالج تصحيح الفاتورة كاملة. ولا يغطي ائتمانًا جزئيًا في مستند خاص به، وهذا يمرّ عبر نظامك المحاسبي.
• دين تخليت عنه: تبقى الفاتورة متأخرة أو مدفوعة جزئيًا، وتستمر في الظهور ضمن المستحقات والمتأخرات في لوحة التحكم. احذر من إلغائها لمجرد تنظيف القائمة. فالإلغاء يلغي الفاتورة ويزيلها من إيرادات العميل، وأي بريد عن فاتورة ملغاة يخبر العميل أن لا دفعة مستحقة. الدين المعدوم كان بيعًا حقيقيًا، فاسأل محاسبك أولًا.
• العميل: القائمة السوداء في سجل العميل تعلّمه مع سببك. لا تمنع شيئًا، لكنها تحذّر كل من يوشك أن يرسل له عرض سعر أو فاتورة.
• محاسبك: سجّل الشطب وأي إعفاء من ضريبة القيمة المضافة في نظامك المحاسبي. التقارير الضريبية في ERPFlow تقرأ من الفواتير نفسها، فأخبر محاسبك بكل ما عولج خارجها. ويمكنك تصدير فواتيرك بصيغة CSV له.