Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Để theo dõi thời gian và vật tư tính phí khách hàng, hãy mở một phiếu công việc cho mỗi công việc, ghi nhân công theo người và theo ngày, ghi từng vật tư cùng giá vốn và giá bán, và giữ biên lai gắn với công việc đó. Đến lúc lập hóa đơn, cộng nhân công với vật tư. Một ứng dụng chỉ có ích nếu nó ghi được cả hai ngay tại công trình.
Phiếu công việc tính theo thời gian và vật tư trông thế nào?
Một phiếu công việc tính theo thời gian và vật tư có hai bảng, một cho nhân công và một cho vật tư, dưới cùng một mã công việc. Đây là một ví dụ tự dựng: một công ty sưởi thay lò hơi theo hợp đồng tính theo thời gian và vật tư, nhân công €55 một giờ cho thợ chính và €30 cho thợ học việc.
Nhân công, công việc 2026-118
| Ngày | Người | Công việc | Giờ | Đơn giá | Thành tiền chưa thuế |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 tháng 3 | Thợ chính | Tháo dỡ, đi đường ống lần một | 7,5 | €55 | €412,50 |
| 4 tháng 3 | Thợ chính | Đường ống | 8,0 | €55 | €440,00 |
| 4 tháng 3 | Thợ học việc | Đường ống | 8,0 | €30 | €240,00 |
| 5 tháng 3 | Thợ chính | Chạy thử, vận hành | 4,5 | €55 | €247,50 |
| Tổng nhân công | 28,0 | €1.340,00 |
Vật tư, công việc 2026-118
| Hạng mục | Nguồn | SL | Giá vốn mỗi cái | Phụ thu | Giá bán mỗi cái | Thành tiền chưa thuế |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Van bộ tản nhiệt | Biên lai 1182 | 6 | €14,00 | 20% | €16,80 | €100,80 |
| Ống đồng 22 mm, tính theo mét | Biên lai 1182 | 18 | €6,50 | 20% | €7,80 | €140,40 |
| Lò hơi | Hóa đơn nhà cung cấp 5521 | 1 | €1.150,00 | 10% | €1.265,00 | €1.265,00 |
| Tổng vật tư | €1.506,20 |
Vật tư có giá vốn €1.351,00 và bán với giá €1.506,20. Cả công việc cộng lại như sau:
| Số tiền | |
|---|---|
| Nhân công | €1.340,00 |
| Vật tư | €1.506,20 |
| Tiền chưa thuế | €2.846,20 |
| VAT 20% | €569,24 |
| Tổng phải trả | €3.415,44 |
Cột Nguồn là cột hay bị bỏ qua. Điền nó ngay trong ngày không tốn gì, và nhờ nó bạn trả lời được câu “khoản €140 này là gì?” trong một phút thay vì cả buổi chiều. Riêng phần nhân công, hướng dẫn biến giờ công tính phí thành hóa đơn đi sâu hơn.
Làm sao để vật tư không bị sót khỏi hóa đơn?
Vật tư bị sót khỏi hóa đơn ở quãng giữa quầy của nhà bán và văn phòng, nên hãy chặn việc đó bằng cách ghi lại ngay tại chỗ. Nhân công thường được ghi, vì ai đó nhớ ngày mình đã làm. Một cái van €14 thì đến thứ Sáu đã quên.
- Ghi mã công việc lên đơn mua. Đưa mã đó cho nhà bán để nó in lên biên lai hoặc hóa đơn công nợ.
- Chụp mọi biên lai ngay trong ngày. Đặt tên tệp theo mã công việc. Mỗi công việc một thư mục dùng chung là đủ để bắt đầu.
- Ghi lại hàng lấy từ kho trên xe khi dùng. Loại này không có biên lai, nên một dòng ghi chú là bằng chứng duy nhất. Dùng bảng giá cố định cho các mặt hàng thông dụng.
- Đóng công việc bằng một lượt rà soát. Trước khi lập hóa đơn, hỏi người làm xem còn gì đã dùng. Trừ đi những gì đã trả lại nhà bán.
Có được tính phụ thu trên vật tư không?
Bạn được tính phụ thu trên vật tư nếu khách hàng đã đồng ý, và nơi để thỏa thuận là bản báo giá. Một điều khoản như sau cũng đặt luôn mức trần:
Nhân công được tính €55 một giờ cho thợ chính và €30 một giờ cho thợ học việc, ghi theo từng người từng ngày. Vật tư được tính theo giá vốn cộng 20%, hoặc giá vốn cộng 10% với mọi hạng mục trên €500, và biên lai có sẵn khi được yêu cầu. Chúng tôi sẽ không vượt quá €3.500 chưa gồm VAT nếu chưa có sự đồng ý bằng văn bản của bạn.
Có hai điểm hay làm người ta vấp. Phụ thu 20% không phải là biên lợi nhuận 20%: món hàng €100 bán €120 còn lại €20 trên €120, tức 16,7%. Và nếu bạn đã nói với khách là “theo giá vốn”, thì khoản chiết khấu thương mại bạn giữ lại rất khó bảo vệ, nên “giá vốn” phải là số bạn thực sự đã trả.
VAT áp dụng thế nào cho vật tư trong công việc tính theo thời gian và vật tư?
VAT thường áp dụng cho vật tư trong công việc tính theo thời gian và vật tư ở đầy đủ giá bán, vì chúng là một phần của những gì bạn cung cấp. Chỉ thị VAT của EU đưa các chi phí phát sinh bạn tính cho khách hàng vào giá tính thuế (Điều 78). Chỉ thị loại trừ các khoản hoàn lại cho chi tiêu thực hiện dưới tên và thay mặt khách hàng (Điều 79), đó mới là khoản chi hộ đúng nghĩa, và hiếm khi là trường hợp khi bạn mua một cái van bằng tài khoản của chính mình.
Thuế suất phụ thuộc vào nước của bạn và loại việc bạn làm, và một số dịch vụ xây dựng chịu thuế suất giảm hoặc cơ chế tự tính thuế, nên hãy kiểm tra quy định tại chỗ. Các hướng dẫn về VAT trên chi phí được hoàn lại và chi hộ và lập hóa đơn cho chi phí được hoàn lại phân tích sự khác biệt này.
Một ứng dụng tính theo thời gian và vật tư nên làm được gì?
Một ứng dụng tính theo thời gian và vật tư nên ghi nhân công và vật tư ngay tại công việc, rồi biến chúng thành các dòng hóa đơn mà không phải gõ lại. Một bảng tính và một thư mục ảnh đủ cho một hai chiếc xe. Hãy tìm ứng dụng khi giờ công đến muộn hoặc biên lai thất lạc, và thử những điều sau trên một công việc thật trong thời gian dùng thử:
| Nó nên | Vì sao | Cách thử |
|---|---|---|
| Ghi giờ theo từng người từng công việc từ điện thoại | Giờ ghi tại xe là đúng. Giờ ghi vào thứ Sáu thì không | Ghi một công việc ngay tại công trình, khi sóng yếu |
| Lưu ảnh biên lai gắn với công việc | Vật tư thất lạc giữa nhà bán và văn phòng | Lưu ba biên lai, rồi một tuần sau tìm lại từ công việc |
| Giữ giá vốn và giá bán cho từng vật tư | Bạn cần cả hai cho hóa đơn và cho biên lợi nhuận | Thêm một phụ tùng với phụ thu 20% và kiểm tra phép tính |
| Biến phiếu công việc thành các dòng hóa đơn | Gõ lại là nơi lỗi bắt đầu | Lập hóa đơn cho một công việc thử và so từng dòng |
| Xuất toàn bộ dữ liệu | Bạn sẽ cần dữ liệu cho kế toán viên, hoặc khi chuyển đi | Xuất một công việc và mở tệp |
Lập hóa đơn cho công việc tính theo thời gian và vật tư trong ERPFlow
ERPFlow không phải ứng dụng theo dõi thời gian và vật tư. Hiện nó chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. Nó cũng chưa có phiếu công việc và không ghi nhận tại công trình, còn chi phí không liên kết với khách hàng hay công việc, nên không có chi phí hay biên lợi nhuận theo từng công việc. Hãy giữ phiếu công việc ở nơi khác.
ERPFlow vào cuộc từ khâu hóa đơn, phù hợp với các công ty dịch vụ gia đình và dịch vụ hiện trường đã có sẵn tổng số:
- Nhân công: một dịch vụ có đơn vị là giờ và một mức giá. Trên hóa đơn, chọn nó và gõ số giờ làm số lượng.
- Vật tư: một sản phẩm có giá và mức tồn kho, và có thể nằm cùng hóa đơn với nhân công. Mỗi dòng là số lượng nhân giá, có thể thêm chiết khấu % và thuế suất riêng. Tạo hóa đơn có dòng sản phẩm sẽ trừ số lượng đó khỏi tồn kho.
- Chi phí của bạn: chi phí ghi lại những gì bạn đã trả với danh mục, nhà cung cấp và VAT, và bạn có thể đính kèm biên lai. Chúng cho bạn tổng theo kỳ và theo nhà cung cấp, không bao giờ theo từng công việc.