Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Báo cáo thời gian theo đầu việc cho thấy mỗi người đã dành bao nhiêu giờ cho từng loại công việc trong một tháng, kèm tổng. Bạn dựng nó từ các dòng bảng chấm công có ngày, người, dự án và mã đầu việc, bằng một bảng tổng hợp. So sánh vài tháng và bạn thấy số giờ đang trôi về đâu.
Báo cáo thời gian theo đầu việc trông như thế nào?
Báo cáo thời gian theo đầu việc có đầu việc ở hàng, người ở cột, và tổng cùng tỷ lệ phần trăm ở bên phải. Đây là một báo cáo tự đặt cho tháng Ba, từ một văn phòng thiết kế ba người, một người làm bán thời gian:
| Đầu việc | Anna | Ben | Carla | Tổng | Tỷ lệ |
|---|---|---|---|---|---|
| Bản vẽ | 62 | 96 | 60 | 218 | 49,5% |
| Chỉnh sửa | 24 | 40 | 34 | 98 | 22,3% |
| Đề xuất | 30 | 0 | 10 | 40 | 9,1% |
| Họp với khách hàng | 18 | 6 | 8 | 32 | 7,3% |
| Hành chính | 14 | 8 | 8 | 30 | 6,8% |
| Đi công trường | 12 | 10 | 0 | 22 | 5,0% |
| Tổng | 160 | 160 | 120 | 440 | 100% |
Đọc theo hàng cho bạn thấy ai làm gì. Anna gánh ba phần tư số đề xuất và hơn một nửa số lần đi công trường. Đọc theo cột cho bạn thấy một tháng của một người được dùng ra sao. Ben dành một phần tư tháng của mình cho việc chỉnh sửa.
Các công việc khác nhau cần những lát cắt khác nhau của cùng dữ liệu, nên đừng nhầm báo cáo này với giờ ngân sách và giờ thực tế, vốn so số giờ với kế hoạch của một công việc, hay với mức sử dụng nhân sự, vốn đo tỷ lệ giờ tính phí.
Đọc thời gian theo đầu việc qua từng tháng thế nào?
Để đọc thời gian theo đầu việc qua từng tháng, hãy đặt tỷ lệ của mỗi đầu việc vào một hàng và tìm một xu hướng ổn định hơn là một tháng lạ. Tỷ lệ bù cho những tháng có nhiều hay ít giờ hơn, điều mà số giờ thô không làm được.
Đây là cùng văn phòng tự đặt đó, theo dõi một đầu việc qua bốn tháng:
| Tháng 1 | Tháng 2 | Tháng 3 | Tháng 4 | |
|---|---|---|---|---|
| Tổng số giờ | 430 | 410 | 440 | 420 |
| Chỉnh sửa, số giờ | 52 | 61 | 98 | 109 |
| Chỉnh sửa, tỷ lệ | 12,1% | 14,9% | 22,3% | 26,0% |
Việc chỉnh sửa đã tăng hơn gấp đôi trong khi tổng số giờ đứng yên. 109 giờ của tháng Tư nhiều hơn 52 giờ của tháng Một là 57. Với chi phí nội bộ tự đặt €60 một giờ, đó là €3.420 chi phí thêm trong một tháng, và với công việc phí cố định thì không ai trả cho nó. Không báo cáo công việc nào cho thấy điều này, vì từng công việc riêng lẻ chỉ trông vượt nhẹ.
Cách khắc phục thường là về thương mại. Hãy lấy xác nhận ở mỗi giai đoạn, và tính phí cho những thay đổi sau đó. Hướng dẫn về dịch vụ bổ sung nêu cách thỏa thuận và lập hóa đơn cho chúng.
| Bạn thấy gì | Thường có nghĩa là | Có thể thử gì |
|---|---|---|
| Chỉnh sửa tăng | Việc xác nhận yếu, hoặc yêu cầu thay đổi sau đó | Xác nhận theo giai đoạn, và tính phí cho thay đổi muộn |
| Đề xuất nhiều, thắng ít | Bạn đang báo giá cho việc sẽ không giành được | Sàng lọc yêu cầu trước khi viết đề xuất |
| Một người giữ hầu hết các cuộc họp | Một điểm nghẽn, hoặc một công việc phụ thuộc vào một người | Đưa thêm người khác vào tiếp xúc với khách hàng |
| Hành chính tăng ở người tạo ra doanh thu | Việc có thể do người khác làm | Chuyển nó đi, hoặc tuyển người cho nó |
| Một đầu việc gần như không ai dùng | Mã đó không hữu ích | Gộp nó lại |
Đây là điểm xuất phát, không phải chẩn đoán. Hãy hỏi người đó trước khi quyết định một con số có nghĩa gì.
Dựng báo cáo thời gian theo đầu việc thế nào?
Bạn dựng báo cáo thời gian theo đầu việc bằng cách giữ mỗi dòng bảng chấm công một hàng rồi tổng hợp chúng, không bao giờ gõ tổng vào một bảng hằng tháng. Một danh sách phẳng có thể cắt theo bất kỳ cách nào về sau, còn một bản tổng hợp thì không thể tách ra lại.
| Ngày | Tháng | Người | Dự án | Đầu việc | Số giờ |
|---|---|---|---|---|---|
| 02/03/2026 | 2026-03 | Anna | P-114 | Bản vẽ | 4,5 |
| 02/03/2026 | 2026-03 | Anna | P-118 | Họp với khách hàng | 1,5 |
| 02/03/2026 | 2026-03 | Ben | P-114 | Chỉnh sửa | 7,0 |
| 03/03/2026 | 2026-03 | Carla | Nội bộ | Hành chính | 1,0 |
Cột Tháng là một công thức, như =TEXT(A2,"yyyy-mm"), nên không ai gõ nó. Sau đó hoặc chèn một bảng tổng hợp với Đầu việc ở hàng, Người ở cột, Số giờ làm giá trị và Tháng làm bộ lọc, hoặc dùng một công thức cho từng ô:
=SUMIFS(Hours, Person, "Anna", Task, "Drawings", Month, "2026-03")
Hãy dùng danh sách thả xuống cho cột đầu việc. Bảng tổng hợp coi "Chỉnh sửa", "chỉnh sửa" và "Chỉnh sữa" là các đầu việc khác nhau, và điều đó gây hại cho những báo cáo này hơn bất cứ điều gì. Mẫu bảng chấm công cho nhóm có bố cục theo tuần để thu thập các dòng này.
Nên có bao nhiêu mã đầu việc?
Từ 6 đến 12 mã đầu việc, dùng chung cho mọi dự án, là khoảng hợp lý cho một doanh nghiệp nhỏ. Phép thử cho mỗi mã là bạn có gọi tên được một quyết định mà nó sẽ làm thay đổi không. "Chỉnh sửa" đạt, vì con số cao làm thay đổi cách bạn xác nhận các giai đoạn. "In ấn" thường không đạt, vì dù nó ghi gì bạn cũng sẽ không làm khác đi.
Hãy dùng cùng các mã ở mọi dự án, và giữ dự án trong cột riêng của nó. Một mã như "Bản vẽ Riverside" trộn hai thứ lẫn nhau, và bạn sẽ không bao giờ cộng được bản vẽ trên các công việc. Hãy có một mã Hành chính, nếu không thời gian đó sẽ bị giấu trong công việc khách hàng nào mà mọi người tình cờ đang mở. Rồi để danh sách yên trong vài tháng, vì một mã bạn đổi tên giữa chừng sẽ phá phép so sánh bạn đang dựng.
Lấy thời gian theo đầu việc từ ERPFlow
ERPFlow không có báo cáo thời gian theo đầu việc và không có báo cáo thời gian theo từng người. Hiện ERPFlow chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có, nhưng điều đó không bao gồm một báo cáo như thế này, nên phương pháp ở trên vẫn nằm trong bảng tính.
Thứ gần nhất hiện nay là trường thời gian đã dùng trên một thẻ trong Dự án, nhập theo giờ và phút. Nếu mỗi thẻ là một đầu việc, bạn có tổng theo từng đầu việc. Danh sách bảng cộng tổng thời gian theo từng dự án, và trang của khách hàng cộng tổng trên các bảng của họ.
Bạn cũng có thể xuất các thẻ ra CSV, với tiêu đề, mô tả, dự án, cột, hạn chót và thời gian đã dùng tính bằng phút. Tệp không gồm người được giao hay ngày, vì một thẻ giữ một tổng đang chạy chứ không phải các mục có ngày. Vì vậy bạn thấy được thời gian theo từng thẻ, nhưng không biết ai đã dùng và vào tháng nào. Để có con số hằng tháng gần đúng cho mỗi thẻ, hãy xuất vào cuối mỗi tháng và lấy số phút của tệp hiện tại trừ đi số phút của tệp trước.