Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Lập kế hoạch nguồn lực cho nhóm dịch vụ nghĩa là so sánh số giờ khả dụng của từng người với số giờ đã hứa cho các dự án, theo từng tuần. Khả dụng trừ đã đặt cho thấy ai rảnh, và một số âm cho thấy ai bị đặt quá tải. Với nhóm nhỏ, một lưới bảng tính cập nhật hằng tuần là đủ.
Đây là phương pháp bạn tự vận hành. ERPFlow không lập kế hoạch nguồn lực, và phần cuối nói ERPFlow hiển thị những gì.
Tính số giờ khả dụng của một người như thế nào?
Số giờ khả dụng của một người là số giờ theo hợp đồng, trừ thời gian nghỉ và ngày lễ, trừ một khoản dự phòng thực tế cho công việc nội bộ. Một nhà thiết kế làm 37,5 giờ, có một ngày lễ trong tuần và 5 giờ họp nội bộ và hành chính, có 25 giờ để lên kế hoạch. Lên kế hoạch theo 37,5 là cách khiến lịch trình sụp đổ vào thứ Tư.
Khoản dự phòng là con số mọi người hay đoán. Hãy đo thay vì đoán: nhờ nhóm ghi lại thời gian nội bộ trong một tháng, rồi dùng số đó. Nếu bạn có bảng theo dõi nghỉ phép, nó cho bạn thẳng cột thời gian nghỉ.
Làm sao thấy ai rảnh và ai bị đặt quá tải?
Hãy thấy ai rảnh và ai bị đặt quá tải bằng cách lập một lưới hằng tuần với mỗi người một hàng và mỗi dự án một cột, rồi trừ giờ đã đặt khỏi giờ khả dụng. Đây là một tuần giả định ở một studio bốn người. "Còn lại" là khả dụng trừ đã đặt.
| Người | Hợp đồng | Nghỉ | Nội bộ | Khả dụng | Alder | Birch | Cedar | Đã đặt | Còn lại |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nhà thiết kế chính | 37,5 | 0 | 7,5 | 30,0 | 18 | 12 | 6 | 36 | −6,0 |
| Lập trình viên | 37,5 | 15 | 5,0 | 17,5 | 10 | 0 | 8 | 18 | −0,5 |
| Nhà thiết kế bán thời gian | 30,0 | 0 | 5,0 | 25,0 | 0 | 14 | 4 | 18 | +7,0 |
| Lập trình viên mới vào nghề | 37,5 | 0 | 5,0 | 32,5 | 6 | 0 | 8 | 14 | +18,5 |
| Nhóm | 142,5 | 15 | 22,5 | 105,0 | 34 | 26 | 26 | 86 | +19,0 |
Hãy đọc các hàng và bỏ qua góc dưới bên phải. Tổng của nhóm nói còn 19 giờ rảnh, gợi ý rằng mọi thứ ổn. Thực tế nhà thiết kế chính đang vượt 6 giờ, và phần lớn thời gian rảnh thuộc về một lập trình viên mới vào nghề không thể nhận việc thiết kế.
Cách xử lý ở đây hiện rõ trong lưới: chuyển 6 giờ thiết kế sang nhà thiết kế bán thời gian, khi đó người này còn 1 giờ. Nửa giờ vượt của lập trình viên không đáng để mở một cuộc họp.
Làm gì khi có người bị đặt quá tải?
Khi có người bị đặt quá tải, hãy thử các lựa chọn theo thứ tự chi phí, rẻ nhất trước.
| Lựa chọn | Dùng khi | Chi phí |
|---|---|---|
| Để nguyên | Vượt một hai giờ, trong một tuần | Không tốn gì. Kiểm tra lại tuần sau |
| Chuyển cho người có cùng kỹ năng | Đồng nghiệp còn giờ rảnh | Một lần bàn giao, và có thể mất chút biên lợi nhuận |
| Dời sang tuần sau | Ngày đó là nội bộ hoặc linh hoạt | Không tốn gì, nếu khách hàng không bị ảnh hưởng |
| Đề nghị khách hàng dời ngày | Ngày đó là của khách hàng và không ai thay được | Một chút thiện cảm, ít hơn nếu bạn đề nghị sớm |
| Thuê người làm hợp đồng | Quá tải nhiều tuần | Chênh lệch giữa đơn giá của họ và mức bạn tính |
| Từ chối hoặc định giá lại việc mới | Quá tải nhiều tháng | Doanh thu, đổi lại việc giữ được những lời hứa hiện có |
Còn một lựa chọn thứ bảy, và đó là điều xảy ra khi không ai quyết định: người đó làm muộn và khoản dự phòng nội bộ lặng lẽ về không. Cách đó giúp bạn qua một tuần. Làm cả một quý thì việc đào tạo, hành chính và chính con người bắt đầu chịu thiệt.
Nếu bạn cần dời ngày của khách hàng, hãy đề nghị sớm và cho họ một lựa chọn:
Chúng tôi đang sắp xếp lịch hai tuần tới, và buổi xem xét thiết kế dự kiến ngày 14 trùng với một hạn chót khác. Chúng tôi có thể bàn giao vào ngày 18 mà không đổi chi phí, hoặc giữ ngày 14 bằng cách bổ sung nhà thiết kế thứ hai theo đơn giá đã thỏa thuận. Bạn muốn phương án nào hơn?
Trước khi chuyển việc cho người rẻ hơn, hãy kiểm tra nó tác động thế nào đến biên lợi nhuận của công việc. Câu trả lời khác nhau giữa công việc tính theo giờ và phí cố định, như hướng dẫn về lợi nhuận dự án theo từng người cho thấy.
Lập kế hoạch thế nào cho công việc chưa được xác nhận?
Hãy lên kế hoạch cho công việc chưa xác nhận bằng cách giữ nó ở một hàng riêng và thử kế hoạch khi có và khi không có công việc đó, thay vì đặt một phần trăm của nó. Cơ hội 50% cho một công việc 40 giờ không có nghĩa là 20 giờ vào tuần sau. Nó có nghĩa là hoặc không có gì, hoặc 40 giờ, và một kế hoạch xây trên 20 là sai trong cả hai trường hợp.
Với tuần ở trên, nhóm có 19 giờ rảnh. Nếu công việc 40 giờ đó về, bạn thiếu 21 giờ, nên hãy quyết định ngay bây giờ bạn sẽ làm gì: việc nào dời đi, hoặc bạn sẽ gọi người làm hợp đồng nào. Nếu nó không về, không có gì thay đổi. Khi khách hàng ký, nó chuyển vào các cột đã đặt.
Nhóm dịch vụ nên lên kế hoạch trước bao xa?
Nhóm dịch vụ nhỏ nên lên kế hoạch khoảng hai tuần chi tiết, từng dự án, và sáu đến tám tuần ở dạng tổng thô. Xa hơn nữa, kế hoạch chủ yếu phản ánh những gì bạn hy vọng bán được. Hướng dẫn về mẫu lập kế hoạch năng lực đưa ra bố cục để nhìn trước nhiều tuần.
Mỗi tháng một lần, hãy so sánh những gì bạn đã đặt với số giờ mọi người thực sự dùng. Nếu các công việc cứ mất lâu hơn kế hoạch 20%, lưới của bạn đang ghi thấp giờ đã đặt chừng đó, nên mọi người ít rảnh hơn lưới hiển thị, và cách sửa nằm ở các ước tính của bạn. Ngân sách so với giờ thực tế cho thấy cách so sánh này trên một công việc phí cố định, còn mức sử dụng nhân sự cho bạn cái nhìn lại trên cả nhóm.
Kiểm tra ai vắng mặt và ai đã được đặt lịch trong ERPFlow
ERPFlow không lập kế hoạch nguồn lực. ERPFlow không có báo cáo năng lực hay mức sử dụng nhân sự, không có lịch phân ca và không có cách đặt giờ của một người vào một dự án, nên lưới và các phép tính của nó vẫn nằm trong bảng tính của bạn.
Những gì ERPFlow hiển thị là dữ liệu đầu vào hữu ích cho lưới:
- Lịch của một người: tab Lịch trên hồ sơ nhân viên hiển thị giờ có thể đặt lịch, các lượt đặt lịch, thời gian nghỉ và ngày lễ, theo tuần hoặc theo tháng. Giờ có thể đặt lịch và các lượt đặt lịch đến từ trang đặt lịch, nên ai không có trang đặt lịch thì không có giờ có thể đặt để hiển thị. Mỗi vai trò chỉ thấy những gì được phép.
- Ai vắng mặt: Nghỉ phép có lịch nhóm, một lưới theo tháng với mỗi nhân viên một hàng, các ngày vắng được vẽ thành thanh và ngày lễ được gạch chéo. Một lần vắng mặt đã duyệt cũng loại người đó khỏi các khung giờ trống trên trang đặt lịch có thể cấu hình.
- Cái gì đến hạn: thẻ dự án cho thấy ai được giao và khi nào đến hạn, chuyển sang màu hổ phách rồi đỏ khi hạn chót đến gần. Không có gì cộng lại số giờ mà việc đó ràng buộc bất kỳ ai.