Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Quy định và số liệu từ nguồn khác được kiểm tra ngày 6 tháng 11, 2026. Chúng thay đổi theo thời gian, nên hãy đối chiếu với nguồn gốc trước khi dựa vào.
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Bảng theo dõi nghỉ phép cho biết luôn năng lực của nhóm có hai phần: một nhật ký mọi lần vắng mặt, và một lưới theo tuần biến những lần vắng mặt đó thành số giờ làm việc khả dụng. Nhật ký trả lời câu hỏi ai đang vắng. Lưới trả lời câu hỏi tuần đó nhóm còn bao nhiêu giờ, điều mà riêng một danh sách ngày nghỉ không cho bạn biết.
Bảng theo dõi nghỉ phép nên có những gì?
Bảng theo dõi nghỉ phép cần mỗi yêu cầu một dòng, vì yêu cầu là thứ được duyệt, bị hủy hoặc bị tranh cãi. Đây là một ví dụ tự đặt từ một studio năm người:
| Người | Loại | Ngày đầu | Ngày cuối | Số ngày | Trạng thái | Người quyết định |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna | Phép năm | Thứ Ba 7/4 | Thứ Sáu 10/4 | 4 | Đã duyệt | Elin |
| Ben | Phép năm | Thứ Tư 8/4 | Thứ Năm 9/4 | 2 | Đã duyệt | Elin |
| Carla | Nghỉ ốm | Thứ Hai 13/4 | Thứ Hai 13/4 | 1 | Đã ghi nhận | |
| Dev | Phép năm | Thứ Tư 6/5 | Thứ Năm 7/5 | 2 | Chờ duyệt |
Hãy giữ các yêu cầu ở một nơi. Một cuốn lịch và một bảng tính để cạnh nhau sẽ lệch nhau trong vòng một tháng, rồi không ai tin cái nào. Một quy tắc mà cả nhóm đọc được sẽ giúp ích:
Hãy xin nghỉ trong bảng theo dõi, đừng xin trong tin nhắn. Yêu cầu từ năm ngày trở lên cần báo trước ít nhất hai tuần. [Tên] quyết định trong hai ngày làm việc. Kỳ nghỉ của bạn chưa được tính là đã đặt cho đến khi trạng thái ghi Đã duyệt.
Thời gian báo trước ở đó chỉ là ví dụ. Hãy đặt mức của riêng bạn, và đối chiếu với hợp đồng lao động của bạn.
Tính số ngày phép còn lại trong bảng tính thế nào?
Số ngày phép còn lại là quyền lợi cộng số ngày chuyển sang, trừ số ngày đã nghỉ, trừ số ngày đã duyệt cho sau này. Hãy trừ cả phép đã duyệt trong tương lai chứ không chỉ phép đã nghỉ, nếu không sẽ có người đặt trùng cùng những ngày đó hai lần.
| Người | Quyền lợi | Chuyển sang | Đã nghỉ | Đã duyệt, chưa nghỉ | Còn lại |
|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 28 | 2 | 9 | 5 | 16 |
| Ben | 25 | 0 | 6 | 2 | 17 |
| Dev (3 ngày một tuần) | 16,8 | 1 | 4 | 3 | 10,8 |
Cột quyền lợi là nơi pháp luật xuất hiện, và nó khác nhau tùy nơi.
- EU: Điều 7 của Chỉ thị về thời gian làm việc đặt mức tối thiểu bốn tuần nghỉ phép có lương mỗi năm, và luật quốc gia có thể cộng thêm.
- Anh: phần lớn người lao động được 5,6 tuần, tức 28 ngày với tuần làm năm ngày và ít nhất 16,8 ngày với tuần làm ba ngày. Người sử dụng lao động có thể tính các ngày nghỉ lễ ngân hàng vào con số đó.
- Cách đếm ngày: hãy kiểm tra luật của bạn đếm ngày làm việc hay ngày dương lịch. Chẳng hạn, Luật Hợp đồng lao động của Estonia cho 28 ngày dương lịch, nên một dịp cuối tuần nằm trong kỳ nghỉ sẽ tiêu hao phép, còn ngày lễ thì không.
Bảng ở trên ghi có toàn bộ quyền lợi của cả năm ngay từ đầu. Nếu bạn muốn phép được tích lũy dần khi kiếm được, con số tích lũy là quyền lợi nhân với số ngày đã qua, chia cho số ngày trong năm: 28 × 90 ÷ 365 = 6,9 ngày vào cuối tháng 3 năm 2026.
Hãy thống nhất hai điều bằng văn bản trước cuối năm: số ngày chưa dùng sẽ ra sao, và bạn tính theo tỷ lệ thế nào cho người vào làm hoặc nghỉ việc giữa năm. Quy tắc chuyển phép sang năm sau khác nhau theo quốc gia, nên hãy kiểm tra quy định của bạn.
Bảng theo dõi nghỉ phép cho thấy năng lực của nhóm thế nào?
Bảng theo dõi nghỉ phép cho thấy năng lực khi bạn quy đổi mỗi lần vắng mặt thành số giờ, theo từng người, từng tuần. Phép tính là số giờ theo hợp đồng, trừ số giờ ngày lễ, trừ số giờ nghỉ.
Đây là cùng studio tự đặt đó trong tuần của ngày 6 tháng 4, 2026, với một ngày lễ vào thứ Hai và ngày làm việc 8 giờ. Dev làm từ thứ Ba đến thứ Năm.
| Người | Hợp đồng | Ngày lễ | Nghỉ | Khả dụng |
|---|---|---|---|---|
| Anna | 40 | 8 | 32 | 0 |
| Ben | 40 | 8 | 16 | 16 |
| Carla | 40 | 8 | 0 | 32 |
| Dev | 24 | 0 | 0 | 24 |
| Elin | 40 | 8 | 0 | 32 |
| Nhóm | 184 | 32 | 48 | 104 |
Một tuần bình thường cho nhóm này 184 giờ. Tuần này chỉ cho 104, khoảng 57%. Danh sách ngày nghỉ nói hai người đang vắng, nghe có vẻ xoay xở được. Lưới nói rằng bạn đã mất hơn 40% của tuần, và đó là con số bạn cần trước khi hứa với ai một ngày giao hàng.
Hãy để ý dòng của Dev. Ngày lễ rơi vào một ngày Dev không làm, nên nó không mất giờ nào, và đó đúng là chỗ phép tính nhẩm hay sai.
Để dựng nó, hãy giữ hai trang tính. Trang thứ nhất là nhật ký yêu cầu ở trên, với một dòng cho mỗi tuần đối với yêu cầu bắc qua ranh giới tuần, và một cột số giờ. Trang thứ hai có mỗi người một dòng và mỗi tuần một cột, và mỗi ô lấy dữ liệu từ nhật ký:
=contract − holiday − SUMIFS(Log!Hours, Log!Person, $A2, Log!Week, B$1)
Hãy bỏ các yêu cầu đang chờ khỏi phép tính nhưng đánh dấu ô đó, để bạn thấy rủi ro mà không coi như đã chốt. Từ đây, mẫu lập kế hoạch năng lực đặt những số giờ đó cạnh các lịch dự án, và hướng dẫn về lập kế hoạch nguồn lực cho nhóm dịch vụ nói về việc quyết định ai làm gì.
Những lần vắng mặt nào nên ghi vào bảng theo dõi nghỉ phép?
Mọi lần vắng mặt đều ghi vào bảng theo dõi nghỉ phép, nhưng chỉ một số ảnh hưởng đến số ngày phép còn lại. Bảng chỉ có phép năm sẽ khai năng lực của bạn cao hơn thực tế.
| Lần vắng mặt | Có giảm số ngày phép còn lại? | Có giảm năng lực? |
|---|---|---|
| Phép năm | Có | Có |
| Ngày lễ | Chỉ khi hợp đồng tính nó vào quyền lợi | Có, nếu rơi vào ngày làm việc |
| Nghỉ ốm | Thường là không | Có |
| Nghỉ không lương | Không | Có |
| Đào tạo hoặc hội nghị | Không | Có |
| Làm việc tại nhà | Không | Không |
Với nghỉ ốm, hãy chỉ ghi "ốm" và không thêm gì. Thông tin sức khỏe là dữ liệu thuộc nhóm đặc biệt theo Điều 9 của GDPR, và một bảng năng lực không cần đến chúng.
Ghi nhận nghỉ phép trong ERPFlow
Trong ERPFlow, Nghỉ phép thay thế cả nhật ký yêu cầu lẫn bảng số ngày còn lại. Bạn lập yêu cầu cho một người trong danh sách nhân viên dưới dạng phép năm, nghỉ ốm hoặc nghỉ không lương, và chỉ phép năm bị trừ vào số ngày còn lại. Biểu mẫu hiển thị khoảng ngày đó tốn bao nhiêu ngày và số ngày còn lại sau đó, và cảnh báo nếu yêu cầu làm số dư âm hoặc trùng với yêu cầu khác. Số dư âm được phép. Một khoảng ngày chạm vào yêu cầu đang chờ hoặc đã duyệt của chính người đó thì bị từ chối. Sau đó có người duyệt hoặc từ chối, với tên họ được ghi lại cùng quyết định.
Tab Số ngày còn lại hiển thị số ngày tích lũy của từng người cộng phần chuyển sang, số ngày đã dùng, số ngày đã duyệt trong tương lai và số ngày khả dụng, được tính lại mỗi lần bạn mở từ chính sách trong Cài đặt > Nhân viên > Nghỉ phép:
- Quyền lợi: 28 ngày cho đến khi bạn đổi, và một người có thể có số khác trên biểu mẫu nhân viên của họ.
- Tích lũy: số ngày tăng dần trong năm thay vì có đủ vào ngày 1 tháng 1, nên số ngày khả dụng của một người vào tháng 3 thấp hơn nhiều so với quyền lợi cả năm.
- Chuyển sang năm sau: tắt trừ khi bạn bật. Các ngày được chuyển sẽ dùng trước và hết hạn sau một năm.
- Cách đếm ngày: mặc định là ngày dương lịch trừ các ngày lễ, nên một dịp cuối tuần nằm trong khoảng ngày sẽ tiêu hao phép. Bạn có thể chuyển sang đếm từ thứ Hai đến thứ Sáu. Hãy đặt mục này trước, vì thay đổi chính sách cũng định hình lại số dư trong quá khứ.
Lịch nhóm vẽ mỗi lần vắng mặt thành một thanh trải qua tháng, với các ngày lễ được gạch chéo. Bạn thêm các ngày lễ đó bằng cách nhập danh sách chính thức của một quốc gia cho năm đã chọn và lưu vào chính sách. Mặc định, bất kỳ thành viên nào cũng duyệt được một yêu cầu, nên nếu việc duyệt nên thuộc về một số người nhất định, hãy siết chặt trong vai trò và phân quyền. Một lần vắng mặt đã duyệt cũng loại người đó khỏi các khung giờ trống trên trang đặt lịch có thể cấu hình.
Chính sách do bạn đặt: ERPFlow không áp dụng quy định về quyền lợi theo luật của từng quốc gia, nên hãy đối chiếu cài đặt của bạn với luật của bạn. Không có liên kết với bảng lương, lịch phân ca hay lập kế hoạch năng lực. ERPFlow không biến những lần vắng mặt thành số giờ khả dụng, nên lưới năng lực ở trên vẫn nằm trong bảng tính của bạn, dù tab Lịch trên hồ sơ nhân viên của một người cho thấy số giờ có thể đặt lịch, các lịch hẹn, thời gian nghỉ và ngày lễ của người đó, từng người một.