Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Quy định và số liệu từ nguồn khác được kiểm tra ngày 6 tháng 11, 2026. Chúng thay đổi theo thời gian, nên hãy đối chiếu với nguồn gốc trước khi dựa vào.
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Tiền giữ lại bảo hành trên hóa đơn là tỷ lệ phần trăm đã thỏa thuận mà khách hàng giữ lại từ mỗi lần thanh toán theo tiến độ cho đến khi công việc đạt một mốc nhất định. Hãy thể hiện phần công việc đã tính tiền, khoản khấu trừ và số tiền ròng phải trả trên mọi hóa đơn, giữ tổng lũy kế số tiền đang bị giữ, và lập hóa đơn cho tổng đó khi hợp đồng cho phép hoàn trả.
Tiền giữ lại bảo hành là gì?
Tiền giữ lại bảo hành là số tiền bạn đã kiếm được trong một công trình xây dựng mà khách hàng giữ lại để bảo đảm cho lỗi hoặc phần việc chưa xong, và trả sau theo hợp đồng. Hợp đồng ở Mỹ gọi nó là retainage. Hợp đồng ở Anh gọi là retention, và HMRC mô tả đó là việc giữ lại một phần giá hợp đồng cho đến khi xác nhận công việc đã được làm đúng.
Đó là một khoản thanh toán trả chậm chứ không phải một lần giảm giá, và điều đó quyết định cách bạn thể hiện nó trên hóa đơn và lý do bạn phải đòi nó.
Khách hàng được giữ lại bao nhiêu tiền bảo hành?
Khách hàng được giữ lại bao nhiêu phụ thuộc trước hết vào hợp đồng, rồi đến luật địa phương, vốn có thể đặt mức trần. Quy định thay đổi, và đây là các ví dụ chứ không phải danh sách đầy đủ:
| Ở đâu | Quy định áp dụng, đã kiểm tra tháng 11 năm 2026 |
|---|---|
| California, công trình tư nhân | Mức trần 5% đối với hợp đồng ký từ ngày 1 tháng 1, 2026, với các ngoại lệ như một số dự án nhà ở thấp tầng và một ngoại lệ về bảo lãnh |
| New York, công trình tư nhân | 5% giá trị hợp đồng đối với các hợp đồng thuộc luật thanh toán nhanh của bang |
| Các bang khác của Mỹ | Rất khác nhau, và công trình công thường có quy định riêng. Hãy kiểm tra luật của bang bạn và hợp đồng của bạn |
| Anh | Do hợp đồng quy định. Theo các mẫu JCT, mức mặc định là 3%, và các bên có thể thỏa thuận mức khác hoặc không có |
Anh đang đi đến một thay đổi. Vào tháng 3 năm 2026, chính phủ cho biết đề xuất cấm việc khấu trừ và giữ lại tiền retention trong các hợp đồng xây dựng, và Commercial Payments Bill sẽ thực hiện điều đó. Vào lúc chúng tôi kiểm tra, dự luật vẫn đang đi qua Quốc hội. Cách đọc của một hãng luật là lệnh cấm sẽ không áp dụng trước năm 2030. Hãy kiểm tra xem nó đã đi đến đâu nếu bạn đang ký một hợp đồng dài hạn.
Thể hiện tiền giữ lại bảo hành trên hóa đơn thế nào?
Hãy thể hiện tiền giữ lại bảo hành trên hóa đơn như một khoản khấu trừ khỏi phần công việc đã tính tiền, với số tiền ròng phải trả và tổng lũy kế đang giữ đều được nêu rõ. Ai đọc hóa đơn cũng phải thấy được đã kiếm được bao nhiêu, đang trả bao nhiêu và còn nợ bao nhiêu. Với số liệu tự đặt, phần cuối hóa đơn có thể ghi:
| Công việc hoàn thành trong kỳ này | $45.000,00 |
| Trừ tiền giữ lại 5% (điều khoản 5.2 của hợp đồng) | −$2.250,00 |
| Số tiền phải trả của hóa đơn này | $42.750,00 |
| Tiền giữ lại lũy kế đến nay, gồm hóa đơn này | $3.750,00 |
Nếu hợp đồng yêu cầu biểu mẫu AIA, tiền giữ lại chạy qua dòng 5 của G702. Hướng dẫn về AIA G702 và G703 giải thích phép tính. Về cách thiết lập các giai đoạn nói chung, xem thanh toán theo tiến độ.
Giữ tổng lũy kế của tiền giữ lại bảo hành thế nào?
Hãy giữ tổng lũy kế tiền giữ lại ở một nơi cho mỗi hợp đồng, cập nhật theo từng hóa đơn. Đây là một ví dụ tự đặt: một nhà thầu phụ trong hợp đồng $120.000 với tiền giữ lại 5%, hoàn trả toàn bộ vào cuối.
| Hóa đơn | Công việc tính tiền | Tiền giữ lại | Số ròng phải trả | Giữ lại lũy kế |
|---|---|---|---|---|
| 1 | $30.000 | $1.500 | $28.500 | $1.500 |
| 2 | $45.000 | $2.250 | $42.750 | $3.750 |
| 3 | $45.000 | $2.250 | $42.750 | $6.000 |
| Hoàn trả | −$6.000 | $6.000 | $0 | |
| Tổng | $120.000 | $120.000 |
Hãy kiểm tra bằng hai cách. Số giữ lại lũy kế phải bằng tỷ lệ nhân với công việc đã tính tiền đến nay (5% của $120.000 là $6.000). Và công việc đã tính tiền phải bằng tổng của tất cả các số ròng cộng lại.
Sai sót số học phổ biến nhất là lấy tỷ lệ phần trăm trên con số lũy kế rồi khấu trừ lại toàn bộ trên mỗi hóa đơn. Nếu bạn tính trên công việc đến nay, chỉ khấu trừ phần tăng thêm kể từ lần trước.
Lập hóa đơn hoàn trả tiền giữ lại bảo hành thế nào?
Hãy lập hóa đơn hoàn trả tiền giữ lại như một hóa đơn mới với số riêng, khi điều kiện của hợp đồng được đáp ứng. Ở nhiều công trình, nó không được trả tự động, và một khoản hoàn trả không ai yêu cầu có thể nằm chưa trả rất lâu.
Điều kiện nằm trong hợp đồng của bạn. Ở các công trình tại Mỹ, nó thường gắn với hoàn thành cơ bản hoặc hoàn thành cuối cùng, đôi khi kèm giấy từ bỏ quyền cầm giữ (lien waiver). Theo các mẫu JCT, nửa đầu được trả khi hoàn thành dự án và nửa sau sau thời hạn trách nhiệm khắc phục lỗi, nên bạn sẽ lập hai hóa đơn. Hãy ghi chú cả hai ngày khi ký, không phải khi xong việc.
Hoàn trả tiền giữ lại theo điều khoản 5.2 của hợp đồng 14-2026, sau khi hoàn thành cơ bản vào ngày 30 tháng 6, 2026. Tiền giữ lại trên các hóa đơn INV-2026-0012, INV-2026-0019 và INV-2026-0027: $6.000,00. Hóa đơn này không tính thêm công việc mới nào.
VAT trên khoản giữ lại ở Anh hoạt động thế nào?
VAT của Anh trên khoản giữ lại nhìn chung chỉ đến hạn khi bạn lập hóa đơn cho khoản giữ lại hoặc nhận được tiền, tùy việc nào đến trước. Thông báo VAT 708 của HMRC nói điều này ở đoạn 23.1.2, và đoạn 2.1.1 nói phải dùng cùng thuế suất VAT như các khoản thanh toán trước đó của hợp đồng. Vì vậy hóa đơn tạm tính VAT trên số tiền ròng, còn hóa đơn hoàn trả tính VAT trên khoản giữ lại.
Đây là ví dụ tự đặt đó một lần nữa, tính bằng bảng Anh với VAT 20%:
| Hóa đơn | Công việc | Tiền giữ lại | Số ròng đã lập hóa đơn | VAT | Tổng |
|---|---|---|---|---|---|
| Hóa đơn tạm 2 | £45.000 | £2.250 | £42.750 | £8.550 | £51.300 |
| Hóa đơn hoàn trả | £6.000 | £1.200 | £7.200 |
Có ba lưu ý. Nếu bạn phát hành hóa đơn VAT cho toàn bộ giá trị ngay từ đầu, VAT của toàn bộ giá trị sẽ đến hạn lúc đó. HMRC có quy định đặc biệt cho một số hoạt động cung cấp trong xây dựng, nên hãy hỏi kế toán viên về bất cứ điều gì bất thường. Và khi cơ chế tự tính thuế trong nước (domestic reverse charge) áp dụng, bạn hoàn toàn không tính VAT và khách hàng của bạn tự kê khai nó.
Ngoài Anh, hãy hỏi kế toán viên của bạn. Ở EU, Điều 66 của Chỉ thị VAT cho phép các nước thành viên chọn thời điểm VAT phát sinh đối với một số giao dịch, nên thời điểm không giống nhau ở mọi nơi. Cách xử lý thuế bán hàng của Mỹ khác nhau theo bang và không được đề cập ở đây.
Nên lập hóa đơn toàn bộ số tiền hay số tiền ròng?
Trong phần lớn trường hợp, hãy lập hóa đơn số tiền ròng và giữ tiền giữ lại trên một tổng lũy kế cho đến khi hoàn trả. Hai cách này cho kết quả khác nhau trong sổ sách của bạn.
| Lập hóa đơn số tiền ròng | Lập hóa đơn toàn bộ, phần giữ lại để chưa trả | |
|---|---|---|
| Danh sách hóa đơn của bạn | Chỉ hiển thị những gì đến hạn bây giờ | Hiển thị một hóa đơn đã trả một phần trong nhiều tháng, rồi quá hạn |
| VAT ở Anh | Đến hạn trên số tiền ròng | Đến hạn trên toàn bộ số tiền khi phát hành |
| Doanh thu trên báo cáo của bạn | Thấp hơn cho đến khi hóa đơn hoàn trả được lập | Toàn bộ giá trị ngay từ đầu |
| Tổng lũy kế | Do bạn giữ riêng | Thấy được như số dư chưa trả |
Kế toán viên của bạn có thể muốn điều chỉnh khoản giữ lại vào cuối kỳ để doanh thu phản ánh đúng những gì đã kiếm được. Báo cáo WIP cho thấy con số đó theo từng công việc. Nếu khách hàng chỉ đơn giản trả ít hơn số hóa đơn yêu cầu, đó là chuyện khác: đó là thanh toán một phần, và phần còn lại vẫn đến hạn.
Xử lý tiền giữ lại bảo hành trong ERPFlow
ERPFlow không có loại dòng cho tiền giữ lại và không có số dư giữ lại lũy kế, và các dòng hóa đơn không thể mang giá trị âm, nên không thể có dòng khấu trừ. Nếu mỗi tháng bạn chạy các đợt nghiệm thu theo giai đoạn có giữ lại trên các hợp đồng lớn, bạn sẽ thấy nó thiếu. Với một doanh nghiệp xây dựng nhỏ thỉnh thoảng có khoản giữ lại, cách này dùng được:
- Lập hóa đơn số tiền ròng thành một dòng. Trên một hóa đơn thông thường, nhập một dòng như "Công việc kỳ này $45.000,00, trừ 5% tiền giữ lại $2.250,00. Tiền giữ lại lũy kế đến nay $3.750,00", số lượng 1, giá $42.750. Trường giảm giá của dòng sẽ cho kết quả tính đúng, nhưng giảm giá là từ sai cho số tiền bạn vẫn được nhận.
- Giữ tổng lũy kế trong bảng tính. ERPFlow sẽ không cộng nó qua các hóa đơn.
- Ghi chú ngày hoàn trả. Một thẻ trên bảng dự án của công việc có hạn chót sẽ chuyển màu hổ phách rồi đỏ khi ngày đến gần. Không có gì được gửi đi, nên phải có người nhìn vào.
- Lập khoản hoàn trả thành hóa đơn mới. Đó là một hóa đơn thông thường với một dòng, và trường Số đơn hàng có thể chứa mã tham chiếu hợp đồng. Đặt thuế suất trên dòng. ERPFlow không quyết định thay bạn cách xử lý VAT hay thời điểm tính thuế.
- Đòi tiền bằng tay. Thanh toán được ghi nhận thủ công, và nhắc nhở chỉ được gửi khi có người gửi.