Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
AIA G702 và G703 cộng theo một hướng. G703 liệt kê từng dòng của bảng kê giá trị cùng công việc đã làm đến nay. G702 lấy tổng của nó, trừ tiền giữ lại và mọi thứ đã được chứng nhận, rồi ra số tiền thanh toán hiện tại. Nếu hai tờ không khớp nhau, hãy chờ hồ sơ bị trả lại.
Hướng dẫn này chỉ nói về các phép tính. Hướng dẫn của AIA nói các biểu mẫu có bản quyền và không được sao chép hay trích đoạn nếu chưa có phép bằng văn bản của họ, nên hãy dùng bản có giấy phép cho việc thật. Các mô tả dưới đây là lời của chúng tôi.
AIA G702 và G703 là gì?
AIA G702 và G703 là các biểu mẫu thanh toán của American Institute of Architects cho hợp đồng xây dựng ở Mỹ. G702 là một trang chứa hồ sơ đề nghị của nhà thầu và giấy chứng nhận của kiến trúc sư. G703, trang tiếp theo, chia giá hợp đồng thành các phần công việc theo bảng kê giá trị của nhà thầu.
Thứ tự làm việc bắt đầu từ G703. Bạn hoàn thành nó, chuyển tổng của nó sang G702, ký G702, công chứng và gửi cả hai tờ cho kiến trúc sư. Kiến trúc sư chứng nhận số tiền đó hoặc một số khác, ký tắt mọi con số bị đổi và đính kèm lời giải thích. Chủ đầu tư sau đó trả theo giấy chứng nhận.
Số dòng và chữ cột ở đây lấy từ các bản năm 1992, G702-1992 và G703-1992. AIA phát hành các biểu mẫu liên quan cho những tình huống khác, như G702S cho nhà thầu phụ và G702CW và G702GMP cho các dự án tính theo chi phí công việc, nên hãy kiểm tra hợp đồng của bạn nêu biểu mẫu nào.
Các cột của G703 cộng như thế nào?
Các cột của G703 cho mỗi dòng trong bảng kê giá trị một tài khoản chạy riêng: dòng đó trị giá bao nhiêu, đã làm được gì, gì đang trong kho và còn lại bao nhiêu.
| Cột | Chứa gì | Con số lấy từ đâu |
|---|---|---|
| A, B | Số hạng mục và mô tả | Bảng kê giá trị |
| C | Giá trị của dòng | Bảng kê giá trị, thêm các lệnh thay đổi đã duyệt thành dòng |
| D | Công việc đã làm đến hồ sơ đề nghị trước | D + E của hồ sơ đề nghị trước |
| E | Công việc đã làm trong kỳ này | Số đo của bạn cho kỳ, gồm vật tư lưu kho nay đã lắp |
| F | Vật tư đã lưu kho nhưng chưa lắp | Những gì đang trong kho cuối kỳ |
| G | Tổng đã hoàn thành và lưu kho | D + E + F |
| % | Tiến độ của dòng | G ÷ C |
| H | Số còn lại để hoàn thành | C − G |
| I | Tiền giữ lại, chỉ khi tỷ lệ khác nhau theo dòng | Tỷ lệ của dòng đó × số tiền của nó |
Đây là một ví dụ tự dựng. Một nhà thầu có hợp đồng $480.000 và một lệnh thay đổi $12.000 đã duyệt chuẩn bị hồ sơ đề nghị số 3, với tiền giữ lại 5% xuyên suốt.
| Dòng | C | D | E | F | G | % | H |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 Chi phí chung | $48.000 | $16.000 | $8.000 | $0 | $24.000 | 50% | $24.000 |
| 2 San nền và móng | $96.000 | $96.000 | $0 | $0 | $96.000 | 100% | $0 |
| 3 Khung và mái | $144.000 | $72.000 | $43.200 | $0 | $115.200 | 80% | $28.800 |
| 4 Cơ điện | $132.000 | $19.800 | $26.400 | $13.200 | $59.400 | 45% | $72.600 |
| 5 Hoàn thiện | $60.000 | $0 | $0 | $6.000 | $6.000 | 10% | $54.000 |
| 6 Lệnh thay đổi 1, thêm kính | $12.000 | $0 | $6.000 | $0 | $6.000 | 50% | $6.000 |
| Tổng | $492.000 | $203.800 | $83.600 | $19.200 | $306.600 | 62,3% | $185.400 |
Cột F là nơi người ta hay trượt. $26.400 ở cột E của dòng 4 gồm $9.000 thiết bị đã nằm ở cột F của hồ sơ đề nghị trước và nay đã được lắp. Khi vật tư được lắp vào, nó rời F và vào E. Để nó ở cả hai thì bạn đã tính nó hai lần.
Các dòng của G702 cộng như thế nào?
Các dòng của G702 bắt đầu từ giá hợp đồng, lấy tổng của G703 và đi xuống đến số tiền thanh toán hiện tại. Đây là cùng hồ sơ đề nghị đó:
| Dòng | Đó là gì | Phép tính | Hồ sơ đề nghị này |
|---|---|---|---|
| 1 | Giá hợp đồng khi ký | Từ hợp đồng | $480.000 |
| 2 | Lệnh thay đổi đã duyệt, ròng | Tăng trừ giảm | $12.000 |
| 3 | Giá hợp đồng hiện nay | Dòng 1 ± dòng 2 | $492.000 |
| 4 | Đã hoàn thành và lưu kho đến nay | Tổng cột G | $306.600 |
| 5a | Tiền giữ lại trên công việc đã hoàn thành | Tỷ lệ × (tổng D + E) | 5% × $287.400 = $14.370 |
| 5b | Tiền giữ lại trên vật tư lưu kho | Tỷ lệ × tổng F | 5% × $19.200 = $960 |
| 5 | Tổng tiền giữ lại | 5a + 5b, hoặc tổng cột I | $15.330 |
| 6 | Đã thực hiện trừ tiền giữ lại | Dòng 4 − dòng 5 | $291.270 |
| 7 | Đã chứng nhận ở các hồ sơ đề nghị trước | Dòng 6 của giấy chứng nhận trước | $202.160 |
| 8 | Thanh toán hiện tại | Dòng 6 − dòng 7 | $89.110 |
| 9 | Số còn lại để hoàn thành, gồm tiền giữ lại | Dòng 3 − dòng 6 | $200.730 |
Hồ sơ đề nghị số 2 có $212.800 đã hoàn thành và lưu kho, gồm $203.800 công việc và $9.000 thiết bị lưu kho. Tiền giữ lại trên đó là $10.640, cho dòng 6 là $202.160, và con số này trở thành dòng 7 ở đây.
Dòng 8 là thứ bạn đang đề nghị tháng này. Dòng 9 là mọi thứ còn lại phía trước, gồm cả tiền giữ lại bạn đã thực hiện nhưng chưa nhận.
Kiểm tra hồ sơ đề nghị thanh toán trước khi gửi như thế nào?
Một hồ sơ đề nghị thanh toán có thể tự kiểm tra, vì các con số chính có thể đạt tới theo hai cách. Dùng ví dụ trên:
- Tổng các cột: tổng C bằng dòng 3 ($492.000), và D + E + F bằng tổng G ($203.800 + $83.600 + $19.200 = $306.600).
- Dòng 9: bằng tổng H cộng tổng tiền giữ lại ($185.400 + $15.330 = $200.730).
- Dòng 8: bằng mức tăng của cột G trừ mức tăng của tiền giữ lại kể từ hồ sơ đề nghị trước ($93.800 − $4.690 = $89.110).
- Dòng 7: bằng dòng 6 của giấy chứng nhận gần nhất như đã được chứng nhận. Nếu kiến trúc sư cắt hồ sơ đề nghị trước của bạn, hãy dùng con số đã chứng nhận thay vì con số bạn đã đề nghị.
Điều gì khiến hồ sơ đề nghị thanh toán bị trả lại?
Một hồ sơ đề nghị thanh toán thường bị trả lại vì có con số không chứng minh được, nhiều hơn là vì trượt ở phép cộng.
- Dồn giá trị lên các hạng mục đầu. Nghiêng bảng kê giá trị về phía các hạng mục sớm đưa tiền về nhanh hơn, và kiến trúc sư tìm điều đó. Nó cũng làm các dòng cuối thiếu tiền đúng lúc bạn cần nhất.
- Lệnh thay đổi chưa được duyệt. Chỉ những lệnh đã duyệt mới thuộc dòng 2 và thành dòng trên G703. Nêu các lệnh đang chờ trong thư kèm theo.
- Tiến độ vượt trước công trường. Kiến trúc sư chứng nhận từ quan sát hiện trường, nên 80% đề nghị ở dòng khung trông mới xong 60% sẽ bị cắt.
- Vật tư lưu kho không có giấy tờ. Nhiều hợp đồng muốn có hóa đơn, bảo hiểm hoặc bằng chứng quyền sở hữu trước khi trả tiền vật tư, nhất là loại lưu ngoài công trường.
- Sai tỷ lệ tiền giữ lại. Tỷ lệ phụ thuộc vào hợp đồng và tiểu bang, và một số hợp đồng giảm tỷ lệ giữa chừng. Hướng dẫn về tiền giữ lại trên hóa đơn nói về các quy tắc và cách tính khoản hoàn trả.
G702 và G703 là một định dạng cho thanh toán theo tiến độ, và chúng chỉ cho thấy những gì bạn đã đề nghị. Để biết bạn đang vượt trước hay chậm hơn tiến độ của chính mình, bạn cần một báo cáo WIP.
Giữ hồ sơ đề nghị thanh toán AIA cùng với ERPFlow
ERPFlow không có biểu mẫu AIA, bảng kê giá trị hay dòng tiền giữ lại, nên G702 và G703 vẫn nằm trên các biểu mẫu của chính AIA. Hồ sơ đề nghị thanh toán hằng tháng cho hợp đồng lớn nằm ngoài những gì nó được dựng cho. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp xây dựng nhỏ và chỉ một số công việc cần chúng, phần còn lại của hồ sơ thanh toán vẫn có thể nằm trong ERPFlow.
- Lập hóa đơn. Nếu bộ phận kế toán của chủ đầu tư cũng muốn một hóa đơn, hãy lập một hóa đơn thông thường với một dòng cho dòng 8 của hồ sơ đã chứng nhận. Trong ví dụ: “Hồ sơ đề nghị số 3, kỳ đến 31 tháng 3 năm 2026, thanh toán hiện tại”, số lượng 1, giá $89.110.
- Ghi tham chiếu của họ. Trường Số đơn hàng tùy chọn in trên PDF, phù hợp cho số đơn mua hoặc số hợp đồng của chủ đầu tư.
- Giữ giấy tờ trong hồ sơ. Đính kèm G702 và G703 đã chứng nhận vào hóa đơn. Tệp đính kèm là nội bộ và không đi cùng PDF gửi qua email, nên hãy gửi các biểu mẫu cho chủ đầu tư riêng.
- Ghi nhận khoản về. Thanh toán được ghi vào hóa đơn, gồm cả thanh toán một phần, và hóa đơn cho thấy còn nợ bao nhiêu.