Quy trình ghi giờ và lập hóa đơn cho công ty luật

Quy trình ghi giờ và lập hóa đơn của công ty luật đi từ thư cam kết dịch vụ qua ghi giờ và rà soát bản dự thảo hóa đơn đến hóa đơn cuối và thanh toán, với tiền của khách hàng được xử lý riêng. Hãy thống nhất cơ sở tính phí trước, ghi giờ ngay trong ngày với phần mô tả đàng hoàng, để luật sư phụ trách rà soát từng bản nháp, rồi lập hóa đơn theo chu kỳ cố định.

Quy trình lập hóa đơn của công ty luật gồm những bước nào?

Quy trình lập hóa đơn của công ty luật có tám bước, và mỗi bước tồn tại để ngăn một vấn đề cụ thể xuất hiện về sau.

Luật sư nên ghi giờ tính phí như thế nào?

Luật sư nên ghi thời gian ngay trong ngày làm việc, theo vụ việc, bằng một đơn vị cố định, với phần mô tả mà khách hàng đọc được không cần giải thích. Đơn vị sáu phút là một quy ước phổ biến trong tính phí theo giờ của ngành luật, nhưng hãy dùng bất cứ gì thư cam kết dịch vụ của bạn nêu. Bảng quy đổi đơn vị tính phí đổi phút sang đơn vị.

Phần mô tả quyết định dòng ghi có vượt qua được một thắc mắc về phí hay không.

Yếu: “Làm việc trên hồ sơ. 1,2”

Tốt hơn: “Xem xét bản nháp hợp đồng thuê của bên cho thuê; đánh dấu sửa các điều khoản 4 và 11; gửi email cho khách hàng về quyền chấm dứt sớm. 1,2”

Hãy ghi toàn bộ thời gian, kể cả thời gian bạn sẽ không tính tiền. Cắt bớt khi rà soát là một quyết định nhìn thấy được. Thời gian chưa từng được ghi không để lại gì để học, và biến khoản phí cố định tiếp theo thành một phỏng đoán. Điều gì xảy ra với thời gian bạn quyết định không tính phí được nói trong giảm giá trị ghi nhận và xóa nợ.

Rà soát hóa đơn trước khi gửi như thế nào?

Bản dự thảo hóa đơn (pre-bill) là bản nháp hóa đơn mà luật sư phụ trách đọc trước khi nó được phát hành, và đó là lúc một vấn đề về phí rẻ nhất để sửa. Hãy đọc nó như khách hàng sẽ đọc: từng phần mô tả có tự giải thích không, và bạn có sẵn lòng bảo vệ từng dòng qua điện thoại không?

Đây là một ví dụ tự dựng. Một công ty luật ba người lập hóa đơn cho một tháng làm việc về hợp đồng thuê thương mại. Thời gian đã ghi trị giá €1.366. Khi rà soát, đối tác xóa 0,8 giờ nghiên cứu trùng lặp của luật sư cộng sự, trị giá €112. Khách hàng đã trả €1.000 tạm ứng khi vụ việc mở ra.

Tỷ lệ thu được của hóa đơn này là 91,8%: €1.254 được tính từ €1.366 đã ghi. Theo dõi qua nhiều vụ việc, con số đó cho thấy loại công việc nào bạn cứ phải xóa bớt.

Án phí nằm ngoài phép tính VAT ở đây vì ví dụ coi nó là khoản chi hộ trả với tư cách đại diện của khách hàng. Không phải chi phí nào cũng đủ điều kiện. Các điều kiện của HMRC trong VAT Notice 700, mục 25 rất chặt, cơ sở của EU là Điều 79 của Chỉ thị VAT, và hướng dẫn về VAT trên chi phí được hoàn lại và chi hộ đi qua phép thử này.

Tiền của khách hàng và tài khoản ủy thác khớp với việc lập hóa đơn ra sao?

Quy tắc về tiền của khách hàng và tài khoản ủy thác khác nhau theo thẩm quyền pháp lý, và quy tắc ràng buộc bạn đến từ cơ quan quản lý hoặc đoàn luật sư của chính bạn. Hai ví dụ dưới đây cho thấy chúng có thể khác nhau nhiều đến mức nào. Không ví dụ nào cho bạn biết điều gì áp dụng với bạn.

• Anh và xứ Wales: theo SRA Accounts Rules, tiền nhận cho phí và các khoản chi hộ chưa trả trước khi hóa đơn được giao là tiền của khách hàng (quy tắc 2.1(d), với một ngoại lệ hẹp ở quy tắc 2.2). Nó được giữ tách biệt với tiền của công ty (quy tắc 4.1), và phải đưa hóa đơn hoặc thông báo bằng văn bản khác về chi phí trước khi chuyển tiền của khách hàng để trả chúng (quy tắc 4.3).
• Hoa Kỳ: mỗi tiểu bang đặt quy tắc riêng. Nhiều quy tắc theo mẫu American Bar Association Model Rule 1.15, và chúng khác nhau ở chi tiết, gồm cả cách xử lý khoản phí cố định trả trước.

Ở nơi khác, hãy hỏi đoàn luật sư hoặc hội luật gia của bạn. Điểm về lập hóa đơn đúng ở bất cứ đâu bạn hành nghề: tiền tạm ứng không trở thành thu nhập của bạn chỉ vì có một hóa đơn. Nó chuyển khi quy tắc của bạn cho phép, và được ghi trong một sổ cái dựng cho mục đích đó chứ không phải trong hệ thống lập hóa đơn của bạn.

Khách hàng doanh nghiệp và công ty bảo hiểm yêu cầu gì trên hóa đơn?

Khách hàng doanh nghiệp và công ty bảo hiểm có thể quy định định dạng hóa đơn qua hướng dẫn thanh toán của riêng họ. Điều đó có thể gồm đơn giá được duyệt, giới hạn ai được tính phí cho việc gì, và hóa đơn điện tử theo định dạng như LEDES với mã nhiệm vụ UTBMS. Hãy đọc hướng dẫn trước hóa đơn đầu tiên, vì một hóa đơn không đúng quy cách có thể bị gửi trả mà không được thanh toán.

Công ty luật nên gửi hóa đơn thường xuyên đến đâu?

Công ty luật nên gửi hóa đơn theo chu kỳ cố định, và hằng tháng hợp với phần lớn các vụ việc tính theo giờ. Khách hàng có thể chịu được phí của một tháng và vẫn nhớ công việc, trong khi một hóa đơn bao sáu tháng lớn hơn và dễ bị tranh chấp hơn. Các vụ việc phí cố định tính tiền ở các giai đoạn đã thỏa thuận trong thư, hoạt động giống như thanh toán theo tiến độ trong một dự án.

Điều hành phần tính phí của một văn phòng nhỏ trong ERPFlow

ERPFlow điều hành phần kinh doanh của một văn phòng luật nhỏ. Nó không phải hệ thống quản lý hành nghề luật, và không có kế toán ủy thác: không có sổ cái tài khoản khách hàng, không đối chiếu tiền giữ hộ khách hàng và không kiểm tra xung đột lợi ích. Tiền của khách hàng vẫn nằm trong hệ thống bạn đang dùng cho việc đó.

• Yêu cầu từ khách: một biểu mẫu khách hàng tiềm năng trên website của bạn lưu mỗi yêu cầu thành một khách hàng tiềm năng kèm nguồn, và nó trở thành hồ sơ khách hàng với các tệp được mang theo khi bạn nhận khách hàng.
• Vụ việc: mở mỗi vụ việc như một bảng dự án liên kết với khách hàng, với các thẻ, người phụ trách và hạn chót. Mọi thành viên xem được dự án đều thấy mọi dự án, nên một công ty cần bức tường đạo đức giữa các vụ việc sẽ thấy đó là một khoảng trống thật.
• Tài liệu: thư cam kết dịch vụ, email đã lưu (EML hoặc MSG) và các tệp ASiC-E hoặc BDOC đã ký có thể được đính kèm vào khách hàng, thẻ hoặc hóa đơn, tối đa 50 MB mỗi tệp. ERPFlow lưu các tệp đã ký và không ký cũng không kiểm tra chữ ký.
• Hóa đơn: hóa đơn có thuế theo từng dòng và in bằng ngôn ngữ của khách hàng, và một khoản phí hằng tháng có thể chạy như hóa đơn định kỳ. Thanh toán một phần được nhập bằng tay, và lời nhắc chỉ được gửi khi bạn gửi. Dòng không thể âm, nên hãy ghi tiền tạm ứng trong Ghi chú của hóa đơn.

Hiện ERPFlow chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. Hiện tại bạn có thể gõ thời gian đã dùng vào một thẻ, và nó được cộng tổng theo từng vụ việc và từng khách hàng, nhưng không tự thành dòng hóa đơn. Điều đó hợp với các văn phòng làm phí cố định và phí duy trì. Một công ty tính phí theo đơn vị sáu phút nên tạm giữ công cụ ghi giờ hiện tại.

ERPFlow không tạo tệp LEDES, nên khách hàng yêu cầu định dạng này cần một lối khác cho các hóa đơn đó.