Cách lập hóa đơn cho dịch vụ kế toán

Một hóa đơn cho dịch vụ kế toán nêu pháp nhân của khách hàng và kỳ làm việc, hiển thị từng khoản phí cố định, việc thêm và chi hộ trên dòng riêng, và có VAT nơi áp dụng. Hãy gắn mỗi khoản phí cố định với thư cam kết dịch vụ, để không ai phải hỏi số tiền đó dành cho việc gì.

Hóa đơn của kế toán viên phải có những gì?

Hóa đơn của kế toán viên trước hết phải đáp ứng các quy tắc hóa đơn thông thường, rồi trả lời những câu hỏi mà khách hàng kế toán thực sự đặt ra. Ở EU, Điều 226 của Chỉ thị VAT đặt ra các nội dung bắt buộc, và hướng dẫn về các trường trên hóa đơn VAT đi qua từng mục một. Đây là ý nghĩa của chúng với công việc kế toán.

Ví dụ tính cụ thể: hóa đơn của một tháng

Đây là một ví dụ tự dựng. Một văn phòng ghi sổ lập hóa đơn cho một công ty nhỏ vào tháng Tư cho công việc của tháng Ba, tính VAT 20%.

Tổng là €672,00 cộng €134,40 cộng €15,00. Khách hàng nhìn mười giây là biết cái gì thường lệ và cái gì là thêm, và dòng việc thêm nói ai đã đồng ý. Dòng đó là dòng dễ bị hỏi nhất, nên nó có nhiều chữ nhất.

Mô tả công việc kế toán trên hóa đơn như thế nào?

Hãy mô tả công việc kế toán bằng cách nêu dịch vụ, kỳ và thỏa thuận mà nó thuộc về. “Dịch vụ chuyên môn: €2.400” là dòng khiến khách hàng gọi điện hỏi.

Câu chữ này đủ cho phí cuối năm:

Lập báo cáo tài chính theo luật định và tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp, năm kết thúc 31 tháng 12 năm 2025. Phí cố định theo thư cam kết dịch vụ ngày 12 tháng 1 năm 2026.

Hãy để ý các mô tả chồng chéo. Tờ hướng dẫn thông tin về phí của ICAEW nêu ví dụ về một khách hàng đã trả cho “lập báo cáo tài chính”, sau đó thấy “hoàn tất báo cáo tài chính” cho cùng kỳ, và kết luận mình bị tính hai lần. Nếu hai hóa đơn cùng đụng tới một kỳ, hãy nói điều gì khác ở hóa đơn thứ hai.

Thành viên ICAEW cũng phải cung cấp bảng phân tích phí nếu khách hàng yêu cầu, đủ chi tiết để khách hàng hiểu khoản phí được tính thế nào. Các dòng rõ ràng làm yêu cầu đó ít xảy ra hơn, và dễ trả lời hơn khi nó đến.

Chi phí nào là chi hộ trên hóa đơn của kế toán viên?

Một chi phí là chi hộ cho mục đích VAT chỉ khi bạn trả nó với tư cách đại diện của khách hàng và tính lại đúng số tiền đó, một phép thử hẹp hơn phần lớn các văn phòng tưởng. VAT Notice 700 của HMRC, mục 25 liệt kê các điều kiện, và cơ sở của EU là Điều 79 của Chỉ thị VAT.

• Có khả năng đủ điều kiện: một lệ phí nộp mà khách hàng nợ, bạn trả thay họ với sự ủy quyền của họ, và tính lại theo giá gốc.
• Khó đủ điều kiện: chi phí đi lại, bưu phí và điện thoại của chính bạn. HMRC nói phép thử đó thường loại chúng. Chúng đi vào như một phần phí của bạn, có VAT.
• Kiểm tra trước: một gói phần mềm bạn đứng tên và tính lại. Nếu nhà cung cấp lập hóa đơn cho bạn, điều đó thường cho thấy nó là một phần dịch vụ của chính bạn.

Hướng dẫn về VAT trên chi phí được hoàn lại và chi hộ nói đầy đủ về phép thử. Nếu không chắc, hãy hỏi trước khi loại một chi phí, vì để một khoản ra ngoài phép tính VAT khi nó không đủ điều kiện là một lỗi VAT trên hóa đơn của bạn.

Lập hóa đơn cho khách hàng kế toán ở nước khác như thế nào?

Một khách hàng kế toán ở nước EU khác thường được lập hóa đơn không có VAT theo cơ chế tự tính thuế, miễn là khách hàng là doanh nghiệp. Dịch vụ cho doanh nghiệp nói chung được coi là cung cấp tại nơi khách hàng thành lập (Điều 44), khách hàng tự kê khai VAT (Điều 196), và hóa đơn của bạn phải ghi “Reverse charge” (Điều 226(11a)). Tiếng Việt không phải ngôn ngữ chính thức của EU nên không có bản chính thức bằng tiếng Việt, vì vậy hãy giữ nguyên dòng chữ “Reverse charge” tiếng Anh kèm giải thích là cơ chế tự tính thuế.

Khách hàng là cá nhân thì khác. Dịch vụ của kế toán viên cho một cá nhân sống ngoài EU được coi là cung cấp tại nơi người đó sống (Điều 59(c)). Các hướng dẫn về lập hóa đơn cho khách hàng EU và câu chữ cơ chế tự tính thuế đi sâu hơn.

Những lỗi khiến hóa đơn kế toán bị hỏi lại

• Gửi cho giám đốc thay vì công ty. Khi đó công ty giữ một hóa đơn đứng tên người khác.
• Một hóa đơn cho cả tập đoàn. Mỗi pháp nhân cần hóa đơn riêng, nếu không không pháp nhân nào gắn được chi phí vào sổ sách của mình.
• Thanh toán tạm ứng không có dấu vết hóa đơn. ICAEW cảnh báo rằng lệnh chuyển tiền định kỳ có thể khiến khách hàng cho rằng các khoản đó trả cho mọi thứ. Hãy nói chúng trả cho gì, và sẵn sàng đối chiếu phí với các khoản đã trả.
• Việc thêm không dẫn chiếu thỏa thuận. “Công việc bổ sung: €400” mời gọi tranh chấp. Ngày và email giải quyết nó.
• Phí cố định không có kỳ. “Phí hằng tháng” có thể là tháng nào cũng được. Hãy ghi tên tháng.

Khoản phí bao gồm gì thuộc về mục phí trong thư cam kết dịch vụ, và hóa đơn chỉ cần dẫn lại về đó.

Lập hóa đơn cho khách hàng kế toán trong ERPFlow

ERPFlow điều hành văn phòng chứ không phải sổ sách của khách hàng bạn. Trang về văn phòng kế toán và ghi sổ nói rõ ranh giới nằm ở đâu: không có sổ cái kế toán kép, kết nối ngân hàng hay nộp hồ sơ theo luật định.

• Phí: thiết lập mỗi khoản như một dịch vụ với giá của nó. Chọn nó trên dòng, rồi gõ đè phần mô tả để thêm kỳ và ngày của thư.
• Hóa đơn: một hóa đơn có thuế suất theo từng dòng, in bằng ngôn ngữ của khách hàng và bị đóng băng khi phát hành, gồm cả thông tin của khách hàng. Trường Số đơn hàng lưu đơn mua của khách hàng, và Ghi chú in trên PDF.
• Phí hằng tháng: một hóa đơn định kỳ tính chúng theo lịch, với các dòng giống hệt nhau mỗi lần chạy. Chọn Tạo bản nháp nếu bạn muốn thêm tháng hoặc việc thêm trước khi phát hành. Nó phát hành và không bao giờ tự thu tiền, nên thanh toán được nhập bằng tay.
• VAT: bạn tự thiết lập thuế suất của mình, gồm cả loại cơ chế tự tính thuế, và chọn một thuế suất cho mỗi dòng. ERPFlow không tự chọn thuế suất theo nước của khách hàng và không kiểm tra mã số VAT trên VIES, nên hãy đọc PDF để xem câu chữ cơ quan thuế của bạn muốn, và thêm bất cứ gì còn thiếu vào Ghi chú.

Không có chứng từ hóa đơn điều chỉnh giảm. Một hóa đơn đã phát hành được sửa bằng Đánh dấu đã hủy và Nhân bản, cho bạn một bản nháp mới để sửa và phát hành dưới một số mới.