Hóa đơn thương mại và hóa đơn thuế khác nhau thế nào

Hóa đơn thương mại là chứng từ hải quan đi cùng hàng xuất khẩu, để cơ quan hải quan xác định giá trị và phân loại hàng hóa. Hóa đơn thuế, gọi là hóa đơn VAT ở EU và Anh, ghi nhận giao dịch để tính thuế và hỗ trợ khách hàng đã đăng ký khấu trừ VAT. Một lô hàng xuất khẩu thường cần cả hai, còn bán dịch vụ thì chỉ cần loại thứ hai.

"Hóa đơn thuế" (tax invoice) là thuật ngữ thông dụng ở nhiều nước thu GST, như Úc và Ấn Độ. Ở EU và Anh, loại tương đương là hóa đơn VAT, nên ở đây hãy hiểu hai tên gọi là một.

Hóa đơn thương mại và hóa đơn thuế khác nhau ở đâu?

Hóa đơn thương mại và hóa đơn thuế khác nhau ở người đọc và mục đích: hải quan cần loại đầu để thông quan hàng hóa, còn cơ quan thuế và kế toán của khách hàng cần loại sau.

Hệ quả thực tế là hải quan dùng hóa đơn thương mại để tính thuế nhập khẩu. Hướng dẫn xuất khẩu của chính phủ Anh nêu rằng thông tin này xác định mức thuế phải nộp và việc hàng có bị hạn chế hay không.

Khi nào cần mỗi loại hóa đơn?

Bạn cần hóa đơn thương mại khi hàng hóa qua biên giới hải quan, và cần hóa đơn thuế cho hầu như mọi giao dịch kinh doanh của bên bán đã đăng ký VAT. Bảng này giả định bạn bán cho một doanh nghiệp.

Hàng hóa giữa các nước EU có một cái bẫy. Một số vùng lãnh thổ, gồm quần đảo Canary, Ceuta và Melilla, nằm ngoài quy tắc VAT của EU, nên một lô hàng đến đó có thể cần giấy tờ hải quan dù nơi đến thuộc Tây Ban Nha. Hãy hỏi đơn vị giao nhận của bạn.

Hóa đơn thương mại phải có những gì?

Hóa đơn thương mại phải có đủ thông tin để hải quan nhận diện, định giá và phân loại hàng hóa. Không có một định dạng chung toàn thế giới, và nước đến quyết định. Hướng dẫn xuất khẩu của chính phủ Anh đưa ra một danh sách chung khá tốt:

• Số hóa đơn và ngày phát hành
• Tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của bên bán và bên mua, cùng người nhận cuối cùng nếu khác
• Hóa đơn proforma, đơn mua hàng hoặc hợp đồng liên quan
• Đơn giá, đồng tiền, phương thức thanh toán, và mọi khoản giảm giá hoặc phụ phí
• Số lượng, trọng lượng cả bì và tịnh, số lượng và loại kiện hàng
• Mã Hệ thống Hài hòa (HS) và mô tả sản phẩm bằng ngôn ngữ thông thường
• Incoterms đã thỏa thuận với người mua
• Ký hiệu và số hiệu trên bao bì
• Xuất xứ, kèm câu khai báo mà thị trường yêu cầu
• Phương tiện vận chuyển và tuyến đường
• Tổng giá trị, thể hiện rõ chi phí vận chuyển, bảo hiểm và chứng nhận

Một số nước đặt thêm yêu cầu. Hải quan Mỹ chẳng hạn quy định nội dung bắt buộc tại 19 CFR 141.86, gồm cảng nhập và các khoản phí chi tiết cho vận chuyển, bảo hiểm và đóng gói. Cùng hướng dẫn của Anh cảnh báo rằng một số nơi đến muốn có bản bằng ngôn ngữ thứ hai, hoặc hóa đơn được Phòng Thương mại hay đại sứ quán chứng nhận.

Các bước xuất khẩu của GOV.UK thêm ba quy tắc đáng theo ở bất cứ đâu. Hóa đơn hoàn chỉnh phải đi cùng hàng hóa. Giá trị là giá bạn bán, hoặc giá thị trường nếu bạn không bán. Cước vận chuyển và bảo hiểm xuất khẩu đã nằm trong giá được liệt kê riêng.

Ví dụ: một lô hàng xuất khẩu, hai chứng từ

Đây là một ví dụ giả định. Một xưởng gốm ở Bồ Đào Nha bán 200 chiếc cốc cho một cửa hàng ở Mỹ với giá €9,00 mỗi chiếc, và đồng ý trả cước vận chuyển cùng bảo hiểm như một phần của thỏa thuận.

Các số liệu phải khớp đến từng cent, vì chênh lệch giữa hai chứng từ là điều bạn sẽ phải giải trình với hải quan hoặc thanh tra thuế. Quy định miễn thuế bắt nguồn từ Điều 146 của Chỉ thị VAT, và bên bán giữ bằng chứng hàng đã rời EU, chẳng hạn chứng từ vận chuyển hoặc hồ sơ hải quan.

Một chứng từ có thể vừa là hóa đơn thương mại vừa là hóa đơn thuế không?

Một chứng từ có thể vừa là hóa đơn thương mại vừa là hóa đơn thuế nếu có đủ mọi thông tin bắt buộc của cả hai. Không có gì trong Điều 226 cấm bạn thêm thông tin hải quan, vì Ủy ban châu Âu nêu doanh nghiệp luôn được ghi thêm thông tin. Rủi ro nằm ở chiều ngược lại: chứng từ thiên về hải quan thường thiếu số thứ tự hoặc mã số VAT của bên bán, và khi đó nó không đạt tư cách hóa đơn VAT.

Giữ hai chứng từ riêng thường đơn giản hơn, vì hóa đơn VAT giữ nguyên dãy số gọn gàng còn chứng từ hải quan có thể chứa trọng lượng, ký hiệu và tuyến đường. Dù chọn cách nào, hãy hỏi đơn vị giao nhận của bạn trước, vì họ biết hải quan nơi đến chấp nhận gì.

Hóa đơn xuất khẩu và giấy tờ hải quan trong ERPFlow

ERPFlow phát hành phần thuế của việc này: một hóa đơn có số thứ tự, mã số VAT của cả hai bên và thuế suất trên từng dòng, gồm các loại miễn thuế và thuế suất 0% đặt ở mức 0%. ERPFlow không tạo hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hay bất kỳ chứng từ hải quan nào, và không có trường cho mã HS, xuất xứ, trọng lượng hay Incoterms.

• Nếu một chứng từ là đủ, bạn có thể gõ mã HS và xuất xứ vào mô tả từng dòng, còn Incoterm và chi tiết lô hàng vào Ghi chú, phần này được in trên PDF. Hãy kiểm tra với đơn vị giao nhận.
• Nếu bạn cần hóa đơn thương mại riêng, hãy tạo ở nơi khác và đính kèm vào hóa đơn dưới dạng tệp, cùng chứng từ vận chuyển và hồ sơ hải quan, để bằng chứng xuất khẩu nằm cùng giao dịch.
• Dẫn chiếu quy định miễn thuế ghi vào Ghi chú, vì ERPFlow không soạn câu chữ này cho bạn.

Nếu vận chuyển hàng hóa là công việc hằng ngày của bạn, trang về bán buôn và phân phối cho thấy ERPFlow còn đáp ứng những gì cho ngành này.