รายงานเวลาตามงาน ชั่วโมงของแต่ละคนหมดไปกับอะไร รายเดือน

รายงานเวลาตามงานแสดงว่าแต่ละคนใช้กี่ชั่วโมงกับงานแต่ละประเภทในเดือนหนึ่ง พร้อมยอดรวม คุณสร้างจากบรรทัดใบลงเวลาที่มีวันที่ คน โปรเจกต์ และรหัสงาน โดยใช้ pivot table เปรียบเทียบหลายเดือนแล้วคุณเห็นว่าชั่วโมงกำลังเลื่อนไปทางไหน

รายงานเวลาตามงานหน้าตาเป็นอย่างไร?

รายงานเวลาตามงานมีงานเป็นแถว คนเป็นคอลัมน์ และยอดรวมกับเปอร์เซ็นต์ทางขวา ตัวอย่างสมมติสำหรับเดือนมีนาคม จากสำนักงานออกแบบสามคนและพนักงานพาร์ตไทม์หนึ่งคน

อ่านตามแนวนอนแสดงว่าใครทำอะไร Anna รับสามในสี่ของข้อเสนอและเกินครึ่งของการเยี่ยมหน้างาน อ่านตามแนวตั้งแสดงว่าเดือนของคนหนึ่งใช้ไปอย่างไร Ben ใช้หนึ่งในสี่ของเวลาไปกับการแก้ไขแบบ

งานต่างกันต้องการการตัดข้อมูลชุดเดียวกันต่างกัน จึงอย่าสับสนรายงานนี้กับชั่วโมงตามงบประมาณเทียบกับชั่วโมงจริง ซึ่งเทียบชั่วโมงกับแผนของงาน หรือกับอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงิน ซึ่งวัดสัดส่วนที่เรียกเก็บเงินได้

อ่านเวลาตามงานรายเดือนอย่างไร?

อ่านเวลาตามงานรายเดือนโดยใส่สัดส่วนของแต่ละงานไว้ในแถว และมองหาแนวโน้มที่คงที่ ไม่ใช่เดือนที่แปลกเดือนเดียว สัดส่วนปรับตามเดือนที่มีชั่วโมงมากหรือน้อย ซึ่งชั่วโมงดิบทำไม่ได้

ต่อไปนี้คือสำนักงานสมมติเดิม ตามงานหนึ่งตลอดสี่เดือน

การแก้ไขแบบเพิ่มขึ้นมากกว่าสองเท่าขณะที่ชั่วโมงรวมคงที่ 109 ชั่วโมงของเดือนเมษายนมากกว่า 52 ของเดือนมกราคมอยู่ 57 ที่ต้นทุนภายในสมมติ €60 ต่อชั่วโมง นั่นคือต้นทุนเพิ่ม €3,420 ในเดือนเดียว และในงานค่าบริการคงที่ไม่มีใครจ่ายส่วนนี้ ไม่มีรายงานงานใดแสดงเรื่องนี้ เพราะแต่ละงานดูเกินเพียงเล็กน้อย

วิธีแก้ตามปกติเป็นเรื่องการค้า ขอให้ลูกค้าอนุมัติทุกขั้น และคิดเงินการเปลี่ยนแปลงที่ทำหลังจากนั้น คู่มือเรื่องบริการเพิ่มเติมอธิบายวิธีตกลงและออกใบแจ้งหนี้

เหล่านี้เป็นจุดเริ่มต้น ไม่ใช่การวินิจฉัย ถามคนนั้นก่อนตัดสินว่าตัวเลขหมายความว่าอะไร

สร้างรายงานเวลาตามงานอย่างไร?

สร้างรายงานเวลาตามงานโดยเก็บหนึ่งแถวต่อหนึ่งบรรทัดใบลงเวลาแล้วสรุป ไม่ใช่พิมพ์ยอดรวมลงตารางรายเดือน รายการแบบแบนตัดได้ทุกแบบภายหลัง ในขณะที่ตัวสรุปแยกกลับไม่ได้

คอลัมน์เดือนเป็นสูตร เช่น =TEXT(A2,"yyyy-mm") จึงไม่มีใครพิมพ์ จากนั้นแทรก pivot table โดยให้งานเป็นแถว คนเป็นคอลัมน์ ชั่วโมงเป็นค่า และเดือนเป็นตัวกรอง หรือใช้สูตรสำหรับแต่ละเซลล์

=SUMIFS(Hours, Person, "Anna", Task, "Drawings", Month, "2026-03")

ใช้ดรอปดาวน์สำหรับคอลัมน์งาน pivot table ถือ "Revisions", "revisions" และ "Revision" เป็นคนละงาน และนั่นสร้างความเสียหายให้รายงานเหล่านี้มากกว่าสิ่งอื่นใด แม่แบบใบลงเวลาของทีมมีรูปแบบรายสัปดาห์ให้เก็บบรรทัดเหล่านี้

ควรมีรหัสงานกี่รหัส?

รหัสงาน 6 ถึง 12 รหัส ใช้ร่วมกันทุกโปรเจกต์ เป็นช่วงที่เหมาะสำหรับบริษัทเล็ก เกณฑ์ทดสอบของแต่ละรหัสคือบอกได้ไหมว่ามันจะเปลี่ยนการตัดสินใจอะไร "แก้ไขแบบ" ผ่าน เพราะตัวเลขที่สูงเปลี่ยนวิธีที่คุณขออนุมัติรายขั้น "พิมพ์เอกสาร" มักไม่ผ่าน เพราะคุณจะไม่ทำอะไรต่างไปไม่ว่ามันบอกอะไร

ใช้รหัสเดียวกันในทุกโปรเจกต์ และเก็บโปรเจกต์ไว้ในคอลัมน์ของตัวเอง รหัสอย่าง "เขียนแบบ Riverside" ปนสองอย่างเข้าด้วยกัน และคุณจะรวมงานเขียนแบบข้ามงานไม่ได้เลย ใส่รหัสธุรการ ไม่เช่นนั้นเวลานั้นจะซ่อนอยู่ในงานของลูกค้ารายใดก็ตามที่คนเปิดอยู่ แล้วอย่าแตะรายการอีกสองสามเดือน เพราะรหัสที่เปลี่ยนชื่อกลางทางทำลายการเปรียบเทียบที่คุณกำลังสร้าง

ดึงเวลาตามงานออกจาก ERPFlow

ERPFlow ไม่มีรายงานเวลาตามงานและไม่มีรายงานเวลารายคน ปัจจุบัน ERPFlow ยังไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้ แต่ไม่ครอบคลุมรายงานแบบนี้ วิธีข้างบนจึงยังอยู่ในสเปรดชีต

สิ่งที่ใกล้เคียงที่สุดในตอนนี้คือช่องเวลาที่ใช้ในการ์ดในโปรเจกต์ พิมพ์เป็นชั่วโมงและนาที ถ้าแต่ละการ์ดคือหนึ่งงาน คุณได้ยอดรวมต่องาน รายการบอร์ดรวมเวลารายโปรเจกต์ และหน้าลูกค้ารวมข้ามบอร์ดของลูกค้า

คุณยังส่งออกการ์ดเป็น CSVได้ พร้อมชื่อ คำอธิบาย โปรเจกต์ คอลัมน์ กำหนดส่ง และเวลาที่ใช้เป็นนาที ไฟล์ไม่รวมผู้รับผิดชอบหรือวันที่ เพราะการ์ดเก็บยอดรวมที่เดินอยู่หนึ่งค่า ไม่ใช่รายการที่มีวันที่ คุณจึงเห็นเวลาต่อการ์ด แต่ไม่เห็นว่าใครใช้ และไม่เห็นว่าเดือนไหน เพื่อให้ได้ตัวเลขรายเดือนคร่าวๆ ต่อการ์ด ให้ส่งออกทุกสิ้นเดือนและลบนาทีของไฟล์ก่อนหน้าออกจากไฟล์ปัจจุบัน