อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ตรวจกฎเกณฑ์และตัวเลขจากแหล่งอื่นเมื่อ 6 พฤศจิกายน 2569 ข้อมูลเหล่านี้เปลี่ยนได้ ควรยืนยันกับแหล่งที่มาก่อนนำไปใช้
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
ใบเสนอราคาเสนอราคาก่อนทำงาน ใบแจ้งหนี้ขอรับชำระเงินเมื่อตกลงงานหรือทำงานเสร็จ และโดยปกติเป็นเอกสารภาษี ส่วนใบเสร็จยืนยันว่าเงินมาถึงแล้ว เอกสารเหล่านี้บอกช่วงเวลาที่ต่างกันของการขายครั้งเดียว และโดยปกติมีเพียงใบแจ้งหนี้เท่านั้นที่มีรายละเอียด VAT ที่ลูกค้าต้องใช้ขอคืนภาษี
ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จต่างกันอย่างไร?
ความต่างระหว่างใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จคือแต่ละใบตอบคำถามอะไรและเกิดอะไรตามมา
| ใบเสนอราคา | ใบแจ้งหนี้ | ใบเสร็จ | |
|---|---|---|---|
| คำถามที่ตอบ | จะราคาเท่าไร? | ติดหนี้เท่าไร และต้องจ่ายเมื่อไร? | จ่ายแล้วหรือยัง? |
| ออกเมื่อไร | ก่อนทำงาน | ในจังหวะเรียกเก็บเงินที่ตกลง | เมื่อเงินมาถึง |
| ใครใช้อ้างอิง | ลูกค้าที่กำลังตัดสินใจ | ฝ่ายบัญชีของลูกค้าและหน่วยงานภาษี | บันทึกของลูกค้า |
| ผลทางกฎหมาย | ข้อเสนอ ซึ่งเมื่อมีการยอมรับโดยทั่วไปจะกลายเป็นสัญญา | ระบุว่าติดหนี้เท่าไร | หลักฐานการชำระเงิน |
| เลขที่ | จากลำดับเลขของตัวเอง | เรียงลำดับและไม่ซ้ำ เพื่อ VAT | ไม่บังคับ เว้นแต่ใช้เป็นใบแจ้งหนี้แบบย่อด้วย |
| ผลต่อ VAT | ไม่มี | โดยปกติบันทึกหรือก่อให้เกิด VAT | ไม่มีในตัวเอง |
| ลูกค้าขอคืน VAT จากใบนี้ได้ไหม | ไม่ได้ | ได้ ถ้าถูกต้อง | ได้เฉพาะเมื่อเข้ากฎใบแจ้งหนี้แบบย่อ |
| ถ้าผิด | ออกใหม่ก่อนมีการยอมรับ | แก้ด้วยเอกสารใหม่ | ออกใบใหม่ |
ความสับสนส่วนใหญ่มาจากการมองเอกสารเหล่านี้เป็นเวอร์ชันของเอกสารเดียวกัน ซึ่งไม่ใช่ ใบเสนอราคาที่พิมพ์ใหม่แล้วเขียนว่า “INVOICE” ไว้ด้านบน มักขาดครึ่งหนึ่งของสิ่งที่ใบแจ้งหนี้ต้องมี การแปลงใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้อธิบายสิ่งที่ต้องเปลี่ยน
ใบเสนอราคามีผลผูกพันทางกฎหมายไหม?
ใบเสนอราคาโดยทั่วไปมีผลผูกพันเมื่อลูกค้ายอมรับ เพราะข้อเสนอที่ได้รับการยอมรับมักก่อให้เกิดสัญญา ส่วนประมาณการโดยทั่วไปไม่ผูกพัน เพราะเป็นเพียงการคาดการณ์อย่างมีข้อมูล รายละเอียดขึ้นกับกฎหมายสัญญาของแต่ละประเทศ และในบางประเทศข้อเสนอที่ระบุวันที่ใช้ได้ถอนไม่ได้ก่อนวันนั้น
ดังนั้นให้เรียกเอกสารตามที่เป็นจริง ถ้าราคาอาจเปลี่ยน ให้เขียน “ประมาณการ” ไว้ด้านบนและบอกว่าอะไรอาจทำให้เปลี่ยน ถ้าคุณผูกมัดตัวเอง ให้เขียน “ใบเสนอราคา” ระบุขอบเขต และใส่วันที่ใช้ได้ถึง เพื่อไม่ให้ใครยอมรับราคาเก่าได้ในอีกปีหนึ่ง
ใบแจ้งหนี้เหมือนใบเสร็จไหม?
ใบแจ้งหนี้ไม่เหมือนใบเสร็จ เพราะใบแจ้งหนี้ขอเงินที่ยังไม่ได้จ่าย ส่วนใบเสร็จบันทึกเงินที่จ่ายแล้ว ใบแจ้งหนี้ที่ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้วพร้อมวันที่และจำนวนเงินทำได้ทั้งสองหน้าที่ และธุรกิจขนาดเล็กหลายแห่งใช้แบบนั้น
ส่วนที่ซ้อนกันที่คุณต้องรู้คือใบแจ้งหนี้แบบย่อ ใบเสร็จจากเครื่องคิดเงินใช้เป็นเอกสาร VAT ของการขายเล็กน้อยได้ถ้ามีรายละเอียดที่กำหนด
- ใน EU ประเทศต่างๆ ต้องอนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้แบบย่อได้ถึง €100 โดยมีข้อยกเว้นสำหรับการขายข้ามพรมแดนบางกรณี ต้องมีอย่างน้อยวันที่ออก ข้อมูลระบุตัวคุณ ประเภทของสินค้าหรือบริการ และจำนวน VAT หรือข้อมูลสำหรับคำนวณ (มาตรา 220a และ 226b ของ VAT Directive)
- ในสหราชอาณาจักร อนุญาตให้ใช้ใบแจ้งหนี้แบบย่อเมื่อการขายไม่เกิน £250 และลูกค้าตกลง แสดงชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT ของคุณ tax point คำอธิบาย และยอดรวมกับอัตรา VAT (คู่มือ VAT ของ HMRC ย่อหน้า 16.6.1)
เกินวงเงินเหล่านั้น ลูกค้าที่เป็นธุรกิจต้องมีใบแจ้งหนี้ฉบับเต็มเพื่อสนับสนุนการขอคืน VAT บางประเทศยังกำหนดให้ออกใบเสร็จสำหรับการขายปลีกหรือการขายเงินสด บางครั้งจากเครื่องบันทึกเงินสดที่ขึ้นทะเบียน ตรวจสอบกฎของประเทศคุณถ้าขายหน้าเคาน์เตอร์
ประมาณการ ใบ pro forma และใบสั่งซื้ออยู่ตรงไหน?
ประมาณการ ใบ pro forma และใบสั่งซื้ออยู่รอบๆ เอกสารหลักสามใบ และสองในนั้นมักถูกเข้าใจผิดว่าเป็นใบแจ้งหนี้
| เอกสาร | คืออะไร | ความผิดพลาดที่ควรเลี่ยง |
|---|---|---|
| ประมาณการ | ราคาคร่าวๆ ที่เปลี่ยนได้ | เรียกว่าใบเสนอราคาแล้วถูกผูกมัดตามนั้น |
| ใบแจ้งหนี้ pro forma | ข้อเสนอรูปแบบใบแจ้งหนี้ มักเพื่อรับเงินก่อนส่งมอบ | ถือเป็นเอกสารภาษี HMRC ระบุว่าใช้สนับสนุนการขอคืน VAT ไม่ได้และควรระบุว่า “this is not a VAT invoice” (ย่อหน้า 17.3) และต้องตามด้วยใบกำกับภาษี VAT ที่ถูกต้อง |
| ใบสั่งซื้อ | เอกสารของลูกค้าเองที่ผูกพันว่าจะซื้อ | ไม่ใส่เลขที่ในใบแจ้งหนี้ของคุณ |
| ใบส่งของ | หลักฐานว่าสินค้าถึงแล้ว | ส่งแทนใบแจ้งหนี้ |
| ใบลดหนี้ | ลดหรือยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว | แก้ใบแจ้งหนี้แทน |
| ใบแจ้งยอดบัญชี | แสดงรายการค้างและชำระแล้วของลูกค้ารายหนึ่ง | คาดหวังให้ใช้แทนใบแจ้งหนี้ |
งานหนึ่งงาน เอกสารทุกใบ ตัวอย่าง
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น ช่างไฟฟ้าเดินสายไฟร้านค้าใหม่ในราคา €2,000 บวก VAT 20% โดย 30% ครบกำหนดเมื่อยอมรับ
| วันที่ | เอกสาร | ยอดสุทธิ | VAT | ยอดรวม | ลูกค้าติดหนี้หลังจากนั้น |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 มีนาคม | ใบเสนอราคา QUO-2026-0031 | €2,000 | €400 | €2,400 | €0 ยังไม่มีอะไร |
| 6 มีนาคม | ใบแจ้งหนี้ INV-2026-0107 เงินมัดจำ 30% | €600 | €120 | €720 | €720 |
| 7 มีนาคม | ใบเสร็จเงินมัดจำ | €720 | €0 | ||
| 24 มีนาคม | ใบแจ้งหนี้ INV-2026-0119 ยอดที่เหลือ 70% | €1,400 | €280 | €1,680 | €1,680 |
| 30 มีนาคม | ใบเสร็จยอดที่เหลือ | €1,680 | €0 |
ใบแจ้งหนี้สองใบรวมกันเท่ากับใบเสนอราคา คือ €600 และ €1,400 ยอดสุทธิ VAT €120 และ €280 ยอดรวม €720 และ €1,680 ตัวใบเสนอราคาเองไม่เคยเข้าบัญชี เป็นเพียงบันทึกสิ่งที่ตกลงกัน ซึ่งเป็นหน้าที่ทั้งหมดของมัน การที่ VAT ใช้กับเงินมัดจำอย่างไรอยู่ในใบแจ้งหนี้เงินมัดจำและงวดสุดท้าย
ถ้าลูกค้าขอใบเสร็จ ข้อความนี้เพียงพอ
ได้รับเงินแล้ว ขอบคุณ €720.00 เมื่อ 7 มีนาคม 2026 โดยโอนผ่านธนาคาร เพื่อชำระใบแจ้งหนี้ INV-2026-0107 จาก Bright Spark Electrical Ltd. ยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้นี้ €0.00
ความสับสนที่ก่อปัญหาจริง
- ขอคืน VAT จากใบเสนอราคาหรือใบ pro forma ลูกค้าไม่มีเอกสารที่ถูกต้อง และการขอคืนอาจล้มเหลวหากถูกตรวจ
- ใช้ลำดับเลขเดียวกันกับใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคาที่ถูกปฏิเสธจะทิ้งช่องว่างในเลขที่ใบแจ้งหนี้ของคุณ และคุณต้องอธิบายทุกช่อง
- ออกใบแจ้งหนี้สำหรับงานที่ยังไม่ได้รับการยอมรับ อาจก่อภาระ VAT สำหรับการขายที่ไม่เกิดขึ้น และการยกเลิกต้องใช้เอกสารเพิ่มอีกใบ
- ถือสลิปบัตรเป็นใบเสร็จสำหรับ VAT สลิปที่แสดงแค่ยอดที่จ่ายไม่ระบุ VAT จึงสนับสนุนการขอคืนไม่ได้
ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จใน ERPFlow
ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารแยกกันใน ERPFlow แต่ละใบมีการกำหนดเลขของตัวเอง เช่น QUO-2026-0031 และ INV-2026-0107 แปลงเป็นใบแจ้งหนี้ คัดลอกใบเสนอราคาเป็นฉบับร่างใหม่และเชื่อมโยงทั้งสองใบ คุณทำเครื่องหมายว่าใบเสนอราคาได้รับการยอมรับหรือถูกปฏิเสธเอง เพราะลูกค้ายอมรับหรือเซ็นออนไลน์ไม่ได้
ERPFlow ไม่มีเอกสารใบเสร็จและไม่มี pro forma เมื่อบันทึกการชำระเงินแล้ว มีสองอย่างที่ใช้แทนใบเสร็จ การส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วอีกครั้งจะส่งพร้อมบรรทัดที่บอกว่าชำระครบแล้ว และ PDF ของใบแจ้งหนี้ที่ชำระบางส่วนพิมพ์ ชำระแล้ว และ ยอดคงค้าง PDF ของใบแจ้งหนี้ที่ชำระครบไม่พิมพ์ตราว่าชำระแล้ว ถ้าลูกค้าต้องการใบเสร็จอย่างเป็นทางการ ให้เขียนโดยใช้ข้อความข้างต้น
ใบเสร็จที่คุณได้รับจากผู้จัดจำหน่ายควรอยู่ในค่าใช้จ่าย ซึ่งคุณแนบไฟล์ได้ หรือถ่ายภาพด้วยโทรศัพท์ ERPFlow ไม่อ่านตัวเลขจากภาพ คุณต้องพิมพ์เอง