เงินประกันผลงานในใบแจ้งหนี้ การหัก ยอดสะสม และการคืน

เงินประกันผลงานในใบแจ้งหนี้คือเปอร์เซ็นต์ที่ตกลงไว้ซึ่งลูกค้าหน่วงจากการชำระตามความคืบหน้าแต่ละครั้ง จนกว่างานจะถึงจุดที่กำหนด ให้แสดงงานที่เรียกเก็บ ยอดที่หัก และยอดสุทธิที่ต้องชำระในทุกใบแจ้งหนี้ เก็บยอดสะสมของที่หน่วงไว้ และออกใบแจ้งหนี้ยอดนั้นเมื่อสัญญาให้คืน

เงินประกันผลงานคืออะไร?

เงินประกันผลงานคือเงินที่คุณได้มาแล้วจากงานก่อสร้างซึ่งลูกค้าหน่วงไว้เป็นหลักประกันต่อข้อบกพร่องหรืองานที่ยังไม่เสร็จ และจ่ายภายหลังตามสัญญา สัญญาของสหรัฐฯ เรียกว่า retainage สัญญาของสหราชอาณาจักรเรียกว่า retention และ HMRC อธิบายว่าเป็นการหน่วงสัดส่วนหนึ่งของราคาสัญญาไว้จนกว่าจะยืนยันได้ว่างานทำถูกต้อง

เป็นการเลื่อนชำระ ไม่ใช่การลดราคา และข้อนี้เป็นตัวกำหนดว่าจะแสดงบนใบแจ้งหนี้อย่างไร และทำไมต้องตามทวง

ลูกค้าหน่วงเงินประกันผลงานได้เท่าไร?

จำนวนเงินประกันผลงานที่ลูกค้าหน่วงได้ขึ้นอยู่กับสัญญาเป็นอันดับแรก แล้วจึงกฎหมายท้องถิ่น ซึ่งอาจกำหนดเพดาน กฎเปลี่ยนได้ และต่อไปนี้เป็นตัวอย่าง ไม่ใช่รายการครบถ้วน

สหราชอาณาจักรกำลังจะเปลี่ยน ในเดือนมีนาคม 2026 รัฐบาลแถลงว่าเสนอให้ห้ามการหักและหน่วง retention ในสัญญาก่อสร้าง และ Commercial Payments Bill จะทำเช่นนั้น ตอนที่เราตรวจ ร่างกฎหมายยังอยู่ระหว่างผ่านรัฐสภา การตีความของสำนักงานกฎหมายแห่งหนึ่งคือข้อห้ามจะไม่มีผลก่อนปี 2030 ตรวจดูว่าคืบหน้าถึงไหนแล้วถ้าคุณกำลังจะลงนามสัญญาระยะยาว

แสดงเงินประกันผลงานในใบแจ้งหนี้อย่างไร?

แสดงเงินประกันผลงานในใบแจ้งหนี้เป็นการหักจากงานที่เรียกเก็บ โดยระบุทั้งยอดสุทธิที่ต้องชำระและยอดสะสมที่หน่วงไว้ ผู้อ่านควรเห็นได้ว่าได้มาเท่าไร ชำระตอนนี้เท่าไร และยังค้างอีกเท่าไร ด้วยตัวเลขสมมติ ท้ายใบแจ้งหนี้อาจเขียนว่า

ถ้าสัญญากำหนดให้ใช้แบบฟอร์ม AIA เงินประกันผลงานจะผ่านบรรทัดที่ 5 ของ G702 แทน คู่มือเรื่อง AIA G702 และ G703 อธิบายการคำนวณ สำหรับการตั้งงวดโดยทั่วไป ดูการเรียกเก็บตามความคืบหน้างาน

เก็บยอดสะสมอย่างไร?

เก็บยอดสะสมของเงินประกันผลงานไว้ที่เดียวต่อสัญญา และอัปเดตทุกใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างสมมติ ผู้รับเหมาช่วงในสัญญา $120,000 ที่เงินประกันผลงาน 5% คืนเต็มจำนวนเมื่อจบงาน

ตรวจสองทาง ยอดที่หน่วงไว้สะสมควรเท่ากับอัตราคูณงานที่เรียกเก็บสะสม (5% ของ $120,000 คือ $6,000) และงานที่เรียกเก็บควรเท่ากับผลรวมของยอดสุทธิทั้งหมด

ความผิดพลาดทางเลขคณิตที่พบบ่อยที่สุดคือคิดเปอร์เซ็นต์จากตัวเลขสะสม แล้วหักซ้ำเต็มจำนวนในทุกใบแจ้งหนี้ ถ้าคุณคำนวณจากงานสะสม ให้หักเฉพาะส่วนที่เพิ่มจากครั้งก่อน

เรียกเก็บการคืนเงินประกันผลงานอย่างไร?

เรียกเก็บการคืนเงินประกันผลงานเป็นใบแจ้งหนี้ใบใหม่ที่มีเลขที่ของตัวเอง เมื่อเข้าเงื่อนไขของสัญญาแล้ว หลายงานไม่จ่ายให้โดยอัตโนมัติ และการคืนที่ไม่มีใครขออาจค้างไม่จ่ายอยู่นาน

เงื่อนไขอยู่ในสัญญาของคุณ ในงานของสหรัฐฯ มักผูกกับการแล้วเสร็จเกือบสมบูรณ์หรือแล้วเสร็จสมบูรณ์ บางครั้งมีหนังสือสละสิทธิ์ยึดหน่วง ภายใต้แบบฟอร์ม JCT ครึ่งแรกคืนเมื่อโครงการแล้วเสร็จ และครึ่งหลังหลังจากช่วงรับผิดชอบข้อบกพร่อง คุณจึงออกใบแจ้งหนี้สองใบ จดวันที่ทั้งสองไว้ตอนลงนาม ไม่ใช่ตอนจบงาน

การคืนเงินประกันผลงานตามสัญญาข้อ 5.2 ของสัญญา 14-2026 หลังจากการแล้วเสร็จเกือบสมบูรณ์เมื่อ 30 มิถุนายน 2026 เงินประกันผลงานที่หน่วงไว้ในใบแจ้งหนี้ INV-2026-0012, INV-2026-0019 และ INV-2026-0027: $6,000.00 ใบแจ้งหนี้นี้ไม่ได้เรียกเก็บงานใหม่

VAT ของ retention ในสหราชอาณาจักรทำงานอย่างไร?

VAT ของ retention ในสหราชอาณาจักรโดยทั่วไปเกิดขึ้นเมื่อคุณออกใบแจ้งหนี้ retention หรือได้รับเงินนั้น แล้วแต่อย่างไหนเกิดก่อน VAT Notice 708 ของ HMRC ระบุไว้ในย่อหน้า 23.1.2 และย่อหน้า 2.1.1 ให้ใช้อัตรา VAT เดียวกับการชำระครั้งก่อนในสัญญา ใบแจ้งหนี้ระหว่างงวดของคุณจึงคิด VAT จากยอดสุทธิ และใบแจ้งหนี้การคืนคิด VAT จาก retention

ตัวอย่างสมมติเดิมอีกครั้ง เป็นปอนด์ที่ VAT 20%

มีข้อควรระวังสามข้อ ถ้าออกใบกำกับ VAT เต็มมูลค่าตั้งแต่แรก VAT ของมูลค่าเต็มครบกำหนดตอนนั้น HMRC มีกฎพิเศษสำหรับการส่งมอบงานก่อสร้างบางประเภท จึงถามผู้ทำบัญชีของคุณเมื่อเจอกรณีผิดปกติ และเมื่อการโอนภาระภาษีภายในประเทศ (domestic reverse charge) ใช้ได้ คุณไม่คิด VAT เลย และลูกค้าเป็นผู้รายงานภาษีนั้น

นอกสหราชอาณาจักร ให้ถามผู้ทำบัญชีของคุณ ในสหภาพยุโรป มาตรา 66 ของ VAT Directive ให้รัฐสมาชิกเลือกเวลาที่ VAT เรียกเก็บได้สำหรับธุรกรรมบางประเภท เวลาจึงไม่เหมือนกันทุกที่ การปฏิบัติด้านภาษีขายของสหรัฐฯ ต่างกันตามรัฐและไม่ครอบคลุมในที่นี้

ควรออกใบแจ้งหนี้เต็มจำนวนหรือยอดสุทธิ?

ในกรณีส่วนใหญ่ให้ออกใบแจ้งหนี้ยอดสุทธิ และเก็บเงินประกันผลงานไว้ในยอดสะสมจนถึงการคืน ทั้งสองวิธีส่งผลต่อบัญชีของคุณต่างกัน

ผู้ทำบัญชีของคุณอาจต้องการให้ปรับ retention ณ สิ้นงวด เพื่อให้ยอดขายสะท้อนสิ่งที่ได้มา รายงาน WIP แสดงตัวเลขนี้ทีละงาน ถ้าลูกค้าเพียงแค่จ่ายน้อยกว่าที่ใบแจ้งหนี้ขอ นั่นเป็นอีกเรื่อง คือชำระบางส่วน และยอดคงเหลือยังครบกำหนด

จัดการเงินประกันผลงานใน ERPFlow

ERPFlow ไม่มีรายการประเภทเงินประกันผลงานและไม่มียอดสะสมของเงินประกันผลงาน และรายการในใบแจ้งหนี้ติดลบไม่ได้ จึงทำรายการหักไม่ได้ ถ้าคุณเรียกเก็บตามการประเมินงานพร้อม retention ในสัญญาใหญ่ทุกเดือน จะรู้สึกว่าไม่พอ สำหรับธุรกิจก่อสร้างขนาดเล็กที่มี retention นานๆ ครั้ง วิธีนี้ใช้ได้

• เรียกเก็บยอดสุทธิเป็นหนึ่งรายการ ในใบแจ้งหนี้ธรรมดา ใส่รายการเช่น "งานงวดนี้ $45,000.00 หักเงินประกันผลงาน 5% $2,250.00 เงินประกันผลงานที่หน่วงไว้สะสม $3,750.00" จำนวน 1 ราคา $42,750 ช่องส่วนลดของรายการคำนวณเลขได้ถูกต้อง แต่ส่วนลดเป็นคำที่ผิดสำหรับเงินที่คุณยังมีสิทธิ์ได้รับ
• เก็บยอดสะสมในสเปรดชีต ERPFlow ไม่รวมยอดข้ามใบแจ้งหนี้ให้
• จดวันที่คืน การ์ดบนบอร์ดโปรเจกต์ของงานที่มีกำหนดเสร็จจะเปลี่ยนเป็นสีเหลืองอำพันแล้วเป็นสีแดงเมื่อใกล้ถึงวันที่ ไม่มีอะไรถูกส่งออกไป จึงต้องมีคนเข้าไปดู
• ออกใบแจ้งหนี้การคืนเป็นใบใหม่ เป็นใบแจ้งหนี้ธรรมดาที่มีหนึ่งรายการ และช่อง เลขที่คำสั่งซื้อ ใส่เลขอ้างอิงสัญญาได้ ตั้งอัตราภาษีในรายการ ERPFlow ไม่ตัดสินวิธีปฏิบัติด้าน VAT หรือจุดเกิดภาษีให้คุณ
• ตามทวงด้วยมือ บันทึกการชำระเงินด้วยมือ และการแจ้งเตือนส่งออกไปเมื่อมีคนกดส่งเท่านั้น