อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
ใบแจ้งหนี้ค่าบริการด้านบัญชีระบุนิติบุคคลของลูกค้าและช่วงเวลาที่ครอบคลุม แสดงค่าบริการคงที่ งานเพิ่ม และ disbursement แต่ละอย่างในรายการของตัวเอง และมี VAT เมื่อต้องคิด ผูกค่าบริการคงที่แต่ละรายการกับหนังสือรับงาน เพื่อไม่ให้ใครต้องถามว่าจำนวนนั้นสำหรับอะไร
ใบแจ้งหนี้ของนักบัญชีต้องมีอะไรบ้าง?
ใบแจ้งหนี้ของนักบัญชีต้องเป็นไปตามกฎใบแจ้งหนี้ทั่วไปก่อน แล้วจึงตอบคำถามที่ลูกค้าด้านบัญชีถามจริงๆ ใน EU มาตรา 226 ของ VAT Directive กำหนดรายละเอียดที่ต้องมี และคู่มือช่องข้อมูลในใบกำกับภาษี VATอธิบายทีละช่อง นี่คือความหมายสำหรับงานบัญชี
| ช่อง | เขียนอะไรสำหรับงานบัญชี |
|---|---|
| ลูกค้า | นิติบุคคลที่คุณทำงานให้ ไม่ใช่กรรมการ แต่ละบริษัทในกลุ่มได้ใบแจ้งหนี้ของตัวเอง |
| คำอธิบาย | บริการและช่วงเวลา: “ทำบัญชี มีนาคม 2026” หรือ “งบการเงินตามกฎหมาย (statutory accounts) ปีสิ้นสุด 31 ธันวาคม 2025” |
| วันที่ส่งมอบ | วันที่งานทำหรือเสร็จ ถ้าต่างจากวันที่ในใบแจ้งหนี้ |
| ฐานค่าบริการ | “ค่าบริการคงที่ตามหนังสือรับงานลงวันที่ 12 มกราคม 2026” |
| งานเพิ่ม | รายการของตัวเอง ระบุว่าคืออะไรและตกลงเมื่อไร |
| Disbursement | รายการแยก ตามจำนวนที่จ่ายจริง อยู่นอกการคำนวณ VAT ถ้าเข้าเกณฑ์ |
| VAT | อัตราและจำนวนบนค่าบริการของคุณ หรือถ้อยคำ reverse charge สำหรับลูกค้าข้ามประเทศที่เข้าเกณฑ์ |
ตัวอย่างคำนวณ: ใบแจ้งหนี้หนึ่งเดือน
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น สำนักงานทำบัญชีออกใบแจ้งหนี้ให้บริษัทเล็กในเดือนเมษายนสำหรับงานเดือนมีนาคม คิด VAT 20%
| คำอธิบาย | จำนวน | ราคา | ยอดสุทธิ | VAT |
|---|---|---|---|---|
| ทำบัญชี มีนาคม 2026 ค่าบริการคงที่ตามหนังสือรับงานลงวันที่ 12 มกราคม 2026 | 1 | €280.00 | €280.00 | €56.00 |
| แบบแสดง VAT ไตรมาสที่ 1 ปี 2026 ตามหนังสือรับงาน | 1 | €120.00 | €120.00 | €24.00 |
| เงินเดือน มีนาคม 2026 พนักงาน 6 คน | 6 | €12.00 | €72.00 | €14.40 |
| งานเพิ่ม: ปรับปรุงไตรมาสที่ 4 ปี 2025 ใหม่เพราะใบแจ้งหนี้ผู้จัดจำหน่ายมาช้า ตกลงทางอีเมลเมื่อ 9 เมษายน 2026 | 2.5 | €80.00 | €200.00 | €40.00 |
| ยอดรวมย่อย | €672.00 | €134.40 | ||
| ค่าธรรมเนียมยื่นต่อทะเบียนที่จ่ายแทนคุณ ตามราคาทุน | €15.00 | ไม่มี | ||
| ยอดที่ต้องชำระรวม | €821.40 |
ยอดรวมคือ €672.00 บวก €134.40 บวก €15.00 ลูกค้าเห็นได้ในสิบวินาทีว่าอะไรเป็นงานประจำและอะไรเป็นงานเพิ่ม และรายการงานเพิ่มบอกว่าใครตกลง รายการนั้นเป็นรายการที่ถูกสอบถามมากที่สุด จึงมีคำมากที่สุด
ควรอธิบายงานบัญชีในใบแจ้งหนี้อย่างไร?
อธิบายงานบัญชีด้วยการระบุบริการ ช่วงเวลา และข้อตกลงที่งานนั้นอยู่ภายใต้ “บริการวิชาชีพ: €2,400” คือรายการที่ลูกค้าโทรมาถาม
ถ้อยคำนี้พอสำหรับค่าบริการปิดงบประจำปี
การจัดทำงบการเงินตามกฎหมายและแบบแสดงภาษีเงินได้นิติบุคคล (corporation tax) ปีสิ้นสุด 31 ธันวาคม 2025 ค่าบริการคงที่ตามหนังสือรับงานลงวันที่ 12 มกราคม 2026
ระวังคำอธิบายที่ซ้อนกัน เอกสารช่วยเรื่องข้อมูลค่าบริการของ ICAEW ยกตัวอย่างลูกค้าที่จ่ายสำหรับ “การจัดทำบัญชี” แล้วภายหลังเห็น “การปิดบัญชี” ในช่วงเวลาเดียวกัน และสรุปว่าถูกเรียกเก็บสองครั้ง ถ้าใบแจ้งหนี้สองใบแตะช่วงเวลาเดียวกัน ให้บอกว่าใบที่สองต่างอย่างไร
สมาชิก ICAEW ต้องแจกแจงค่าบริการด้วยถ้าลูกค้าขอ ในรายละเอียดที่ลูกค้าเข้าใจได้ว่าคิดค่าบริการอย่างไร รายการที่ชัดเจนทำให้มีคำขอนั้นน้อยลง และตอบง่ายขึ้นเมื่อมี
ต้นทุนอะไรเป็น disbursement ในใบแจ้งหนี้ของนักบัญชี?
ต้นทุนเป็น disbursement ในแง่ VAT ก็ต่อเมื่อคุณจ่ายในฐานะตัวแทนของลูกค้าและเรียกเก็บคืนตามจำนวนจริง ซึ่งแคบกว่าที่สำนักงานส่วนใหญ่สมมติ VAT Notice 700 ของ HMRC หัวข้อ 25ระบุเงื่อนไข และฐานของ EU คือมาตรา 79 ของ VAT Directive
- น่าจะเข้าเกณฑ์: ค่าธรรมเนียมยื่นต่อทะเบียนที่ลูกค้าเป็นผู้ต้องจ่าย ซึ่งคุณจ่ายในนามลูกค้าโดยได้รับอนุญาต และเรียกเก็บคืนตามราคาทุน
- ไม่น่าจะเข้าเกณฑ์: ค่าเดินทาง ไปรษณีย์ และโทรศัพท์ของคุณเอง HMRC ระบุว่าการทดสอบนั้นมักตัดสิ่งเหล่านี้ออก สิ่งเหล่านี้รวมอยู่ในค่าบริการของคุณ พร้อม VAT
- ตรวจก่อน: ค่าสมัครใช้ซอฟต์แวร์ที่คุณถือสัญญาและเรียกเก็บคืน ถ้าผู้ขายออกใบแจ้งหนี้ให้คุณ มักชี้ว่าเป็นส่วนหนึ่งของการส่งมอบของคุณเอง
คู่มือVAT ของค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้และ disbursementอธิบายการทดสอบทั้งหมด ถ้าไม่แน่ใจ ให้ถามก่อนตัดต้นทุนออก เพราะการไม่ใส่รายการในการคำนวณ VAT ทั้งที่ไม่เข้าเกณฑ์เป็นข้อผิดพลาดด้าน VAT บนใบแจ้งหนี้ของคุณ
ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าด้านบัญชีในต่างประเทศอย่างไร?
ลูกค้าด้านบัญชีในประเทศ EU อื่นมักได้ใบแจ้งหนี้ไม่มี VAT ภายใต้การโอนภาระภาษี (reverse charge) โดยลูกค้าต้องเป็นธุรกิจ บริการให้ธุรกิจโดยทั่วไปส่งมอบ ณ ที่ที่ลูกค้าตั้งอยู่ (มาตรา 44) ลูกค้าเป็นผู้แสดง VAT (มาตรา 196) และใบแจ้งหนี้ของคุณต้องระบุ “Reverse charge” (มาตรา 226(11a)) คำนี้ให้ใช้ภาษาอังกฤษตามถ้อยคำที่ใช้ในใบแจ้งหนี้
ลูกค้าส่วนบุคคลต่างกัน บริการของนักบัญชีให้บุคคลธรรมดาที่อาศัยนอก EU ส่งมอบ ณ ที่ที่บุคคลนั้นอาศัย (มาตรา 59(c)) คู่มือการออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า EUและถ้อยคำ reverse chargeอธิบายเพิ่มเติม
ความผิดพลาดที่ทำให้ใบแจ้งหนี้ด้านบัญชีถูกสอบถาม
- ออกในนามกรรมการแทนบริษัท บริษัทจึงถือใบแจ้งหนี้ในชื่อคนอื่น
- ใบแจ้งหนี้ใบเดียวสำหรับทั้งกลุ่ม แต่ละนิติบุคคลต้องมีของตัวเอง ไม่เช่นนั้นไม่มีใครผูกต้นทุนกับบัญชีของตัวเองได้
- การชำระล่วงหน้าที่ไม่มีเอกสารตามรอย ICAEW เตือนว่าคำสั่งโอนอัตโนมัติอาจทำให้ลูกค้าสมมติว่าการชำระครอบคลุมทุกอย่าง บอกว่าครอบคลุมอะไร และพร้อมกระทบยอดค่าบริการกับการชำระ
- งานเพิ่มที่ไม่อ้างข้อตกลง “งานเพิ่ม: €400” เชิญให้เกิดข้อพิพาท วันที่และอีเมลยุติเรื่อง
- ค่าบริการคงที่ที่ไม่มีช่วงเวลา “ค่าบริการรายเดือน” อาจเป็นเดือนไหนก็ได้ ระบุชื่อเดือน
สิ่งที่ค่าบริการครอบคลุมอยู่ในส่วนค่าบริการของหนังสือรับงาน และใบแจ้งหนี้เพียงชี้กลับไปที่นั่น
ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าด้านบัญชีใน ERPFlow อย่างไร?
ERPFlow ดูแลสำนักงาน ไม่ใช่สมุดบัญชีของลูกค้าคุณ หน้าสำนักงานบัญชีและทำบัญชีระบุว่าเส้นแบ่งอยู่ตรงไหน คือไม่มีบัญชีแยกประเภทแบบบัญชีคู่ ไม่ดึงรายการธนาคาร และไม่ยื่นเอกสารตามกฎหมาย
- ค่าบริการ: ตั้งแต่ละอย่างเป็นบริการพร้อมราคา เลือกในรายการ แล้วพิมพ์ทับคำอธิบายเพื่อเพิ่มช่วงเวลาและวันที่ของหนังสือ
- ใบแจ้งหนี้: ใบแจ้งหนี้รับอัตราภาษีต่อรายการ พิมพ์เป็นภาษาของลูกค้า และถูกตรึงเมื่อออก รวมถึงรายละเอียดของลูกค้า ช่อง เลขที่คำสั่งซื้อ เก็บใบสั่งซื้อของลูกค้า และ บันทึก พิมพ์ใน PDF
- ค่าบริการรายเดือน: ใบแจ้งหนี้ประจำเรียกเก็บตามกำหนด ด้วยรายการเหมือนเดิมทุกรอบ เลือก สร้างฉบับร่าง ถ้าต้องการเพิ่มเดือนหรืองานเพิ่มก่อนออก ระบบออกใบแจ้งหนี้อย่างเดียวและไม่เก็บเงิน การชำระเงินจึงใส่ด้วยมือ
- VAT: คุณตั้งอัตราภาษีของตัวเอง รวมประเภทโอนภาระภาษี และเลือกหนึ่งอัตราต่อรายการ ERPFlow ไม่เลือกอัตราจากประเทศของลูกค้าและไม่ตรวจเลข VAT ใน VIES ให้อ่าน PDF เพื่อดูถ้อยคำที่หน่วยงานภาษีของคุณต้องการ และเพิ่มสิ่งที่ขาดใน บันทึก
ไม่มีเอกสารใบลดหนี้ ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วแก้ด้วย ทำเครื่องหมายว่ายกเลิก และ ทำสำเนา ซึ่งให้ฉบับร่างใหม่ที่แก้และออกภายใต้เลขที่ใหม่