Konsultant: rozliczenie godzinowe czy stała opłata miesięczna (retainer)

Rozliczenie godzinowe nalicza klientowi konsultanta czas faktycznie przepracowany. Stała opłata miesięczna (retainer) nalicza stałą kwotę za uzgodnioną ilość czasu, dostępności lub efektu. Wybierz rozliczenie godzinowe, gdy praca jest nieregularna lub niezdefiniowana, a retainer, gdy klient potrzebuje Cię stale i potrafisz powiedzieć, co obejmuje opłata.

Czym różni się rozliczenie godzinowe od retaineru?

Rozliczenie godzinowe wiąże dochód konsultanta z przepracowanymi godzinami, a retainer z kalendarzem. Zmienia się wraz z tym pytanie klienta: klienci rozliczani godzinowo pytają, do czego służyły godziny, a klienci na retainerze pytają, co obejmuje opłata.

Czy konsultant powinien rozliczać się godzinowo, czy na retainerze?

Konsultant powinien rozliczać się godzinowo, dopóki pracę trudno przewidzieć, i przejść na retainer, gdy potrzeba klienta jest dość stała, by ją opisać. Te sytuacje zwykle rozstrzygają sprawę.

Jakie są rodzaje retaineru doradczego?

Retainer doradczy przybiera zwykle jedną z trzech form, a wiele sporów zaczyna się od tego, że każda strona założyła inną.

• Retainer godzinowy. Ustalona liczba godzin miesięcznie. Łatwy do wyjaśnienia i sprawdzenia, najbliższy rozliczeniu godzinowemu z dolną granicą pod spodem.
• Retainer dostępnościowy. Opłata za bycie do dyspozycji: odebrane telefony, porady pod ręką, zarezerwowany czas. Godzin się nie liczy, więc limit ustaw inaczej, na przykład czasem odpowiedzi albo liczbą spotkań.
• Retainer za efekt. Stałe rezultaty co miesiąc, takie jak pakiet dla zarządu albo miesięczny przegląd. To naprawdę cykliczna stała opłata i tak ją wyceniaj. Nazwij formę w umowie. Samo słowo „retainer” nikomu nie mówi, co zostało kupione.

Przykład obliczeń: te same sześć miesięcy rozliczone na oba sposoby

Oto wymyślony przykład. Konsultant liczy 120 € za godzinę. Na retainerze klient płaci 1 650 € miesięcznie za maksymalnie 15 godzin, czyli 110 € za godzinę, a dodatkowe godziny po pełnych 120 €, bez przenoszenia.

Sumy prawie się nie różnią: 12 000 € i 12 300 €. Zmienia się dolna granica: najgorszy miesiąc konsultanta rośnie z 1 080 € do 1 650 €, a pieniądze wpływają przed pracą, a nie po niej. W zamian klient ma 15 godzin miesięcznie zarezerwowanych dla siebie po niższej stawce i płaci za 10 godzin, których nie wykorzystał.

Teraz usuń klauzulę o dodatkach. Klient, który wykorzystuje co miesiąc 25 godzin przy stałych 1 650 €, płaci 66 € za godzinę i nie masz jak tego podnieść poza renegocjacją. Dlatego retainer bez limitu to słaba umowa dla konsultanta, choć wydaje się stabilny.

Najpierw wylicz cel. Poradnik o obliczaniu stawki rozliczeniowej dla klienta daje wartość, z którą testujesz retainer. Musisz też dalej zapisywać godziny po starcie retaineru, bo inaczej nigdy nie dowiesz się, czy się opłaca. Opisuje to przepływ rejestracji czasu w doradztwie.

Co powinna zawierać umowa retaineru?

Umowa retaineru powinna określać, co obejmuje opłata miesięczna, co dzieje się powyżej tego limitu, co z niewykorzystanym czasem i jak każda ze stron może ją zakończyć. To sformułowanie obejmuje wszystkie cztery sprawy dla retaineru godzinowego:

Opłata miesięczna 1 650 € plus VAT obejmuje do 15 godzin doradztwa w każdym miesiącu kalendarzowym. Godziny powyżej 15 są liczone po 120 € za godzinę i fakturowane na koniec miesiąca. Niewykorzystane godziny nie przechodzą na kolejny miesiąc. Każde z nas może zakończyć to porozumienie z 30-dniowym wypowiedzeniem na piśmie.

Powyższe wartości są wymyślonymi liczbami z przykładu, więc zastąp je własnymi. Samą fakturę omawia poradnik o fakturowaniu miesięcznego retaineru.

Jak przenieść klienta rozliczanego godzinowo na retainer?

Klienta rozliczanego godzinowo przeniesiesz na retainer, zaczynając od jego własnej historii, bo takim liczbom trudno się przeciwstawić.

1. Zbierz godziny z 6 do 12 miesięcy. W przykładzie średnia to około 17 godzin miesięcznie, w przedziale od 9 do 25.
2. Ustal wliczone godziny blisko typowego miesiąca, nie szczytu. Na szczyty jest stawka za dodatki.
3. Zaoferuj niewielki rabat za zobowiązanie. Płaci za niego przewidywalny dochód.
4. Zaproponuj trzymiesięczny okres próbny z przeglądem, żeby żadna strona nie czuła się związana domysłem.

Jeśli zmienia się też Twoja stawka, załatw to osobno. Pismo o podwyżce stawek i nowy sposób rozliczania, które przychodzą razem, odbiera się jako jedną dużą podwyżkę ceny.

Jak rozliczać pracę godzinową i retainery w ERPFlow?

ERPFlow rozlicza jedno i drugie, a rachunki godzin prowadzisz sam. Szerzej o dopasowaniu mówi strona dla firm doradczych.

• Retainery: ustaw miesięczną fakturę cykliczną dla klienta. Każde uruchomienie albo wystawia fakturę i wysyła ją e-mailem, albo zostawia wersję roboczą dla Ciebie. Wystawia, a nigdy nie pobiera, więc płatności wprowadza się ręcznie. Wersja robocza pozwala też dodać pozycję z dodatkowymi godzinami przed wystawieniem.
• Praca godzinowa: utwórz usługę z jednostką hr i swoją stawką, wybierz ją w pozycji faktury i wpisz godziny jako ilość.
• Zapisywanie godzin: karta w Projektach ma pole poświęconego czasu, wpisywane w godzinach i minutach, z sumami dla projektu i dla klienta.

ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce. Godziny wpisane na karcie nie zamieniają się obecnie w pozycje faktury, a ERPFlow nie zalicza ich do limitu retaineru, więc porównuj sumę z wliczonymi godzinami ręcznie.