Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Proces zatwierdzania kart czasu pracy w firmie projektowej ma cztery kroki: osoba przekazuje tydzień, zatwierdzający sprawdza wiersze, zatwierdzający akceptuje kartę albo odsyła ją z powodem, a zatwierdzony tydzień jest blokowany na potrzeby fakturowania i raportowania. W małej firmie wystarczy jeden tygodniowy termin i jedna wskazana osoba zatwierdzająca dla każdego.
Kto powinien zatwierdzać karty czasu pracy w firmie projektowej?
W firmie projektowej kartę każdego pracownika powinna zatwierdzać jedna wskazana osoba, zwykle ta, która zna większość jego pracy. Kłopotliwy jest przypadek osób pracujących przy kilku zleceniach, a oto działające układy:
| Sytuacja | Kto zatwierdza | Uwaga |
|---|---|---|
| Osoba pracuje głównie przy projektach jednego kierownika | Ten kierownik projektu | Najprostszy układ |
| Osoba pracuje u kilku kierowników | Przełożony, który pyta kierowników o wątpliwe wiersze | Jeden zatwierdzający zapobiega temu, by tygodnie przepadały między dwiema osobami |
| Firma poniżej około 10 osób | Jeden dyrektor lub kierownik biura dla wszystkich | W porządku, o ile ktoś sprawdza także tę osobę |
| Karta samego zatwierdzającego | Inny dyrektor lub księgowy | Nikt nie zatwierdza własnej |
| Zatwierdzający jest nieobecny | Wskazany zastępca | Ustal to z góry |
Unikaj układu, w którym każdy kierownik projektu zatwierdza tylko własne wiersze. Brzmi dokładnie, ale oznacza, że karta nigdy nie jest kompletna, dopóki wszyscy na nią nie spojrzą, a w małej firmie ten tydzień nadal będzie czekał na koniec miesiąca.
Jak wygląda tygodniowy harmonogram zatwierdzania?
Tygodniowy harmonogram zatwierdzania ustala stałą porę każdego kroku, żeby zatwierdzone godziny były gotowe, zanim wyjdą faktury. Oto przykład do dostosowania:
| Kiedy | Kto | Co |
|---|---|---|
| Codziennie | Wszyscy | Zapisują godziny |
| Poniedziałek 10:00 | Wszyscy | Przekazują ubiegły tydzień |
| Poniedziałek 15:00 | Zatwierdzający | Przypomina tym, którzy nie przekazali |
| Wtorek 17:00 | Zatwierdzający | Zatwierdza albo odsyła z powodem |
| Środa 12:00 | Pracownik | Poprawia i przekazuje ponownie |
| Środa 17:00 | Zatwierdzający | Ostateczne zatwierdzenie, tydzień zablokowany |
| Pierwszy dzień roboczy miesiąca | Finanse | Fakturują wyłącznie z zablokowanych tygodni |
Zaplanuj koniec miesiąca. Tydzień obejmujący dwa miesiące należy podzielić, żeby ostatnie dni dało się zatwierdzić i rozliczyć z miesiącem, do którego należą. Bez tego klienci rozliczani godzinowo dostają rachunek, który zawsze jest tydzień do tyłu, i wszyscy muszą tłumaczyć dlaczego. Te terminy powinny zgadzać się z tymi z Twojej polityki kart czasu pracy.
Co zatwierdzający powinien sprawdzać na karcie czasu pracy?
Zatwierdzający powinien sprawdzać, czy karta jest kompletna i poprawnie zakodowana, a same godziny zostawić w spokoju. Za każdym razem przechodź tę samą krótką listę:
- Czy suma ma sens? Porównaj ją z godzinami z umowy, zatwierdzonym urlopem i świętami państwowymi.
- Czy każdy wiersz jest przy właściwym projekcie i zadaniu? Uważaj na niejasne wiersze wewnętrzne.
- Czy oznaczenie rozliczalności jest właściwe? Jedno błędne oznaczenie albo traci przychód, albo obciąża klienta za coś, za co nie powinien płacić.
- Czy klient mógłby przeczytać opis? Ma to znaczenie tylko dla wierszy, które zobaczy.
- Czy któreś zlecenie przekracza budżet? Zgłoś to kierownikowi projektu, a godziny zostaw tak, jak zapisano.
Oto wymyślony tydzień pokazujący, dlaczego to się opłaca. Ben ma w umowie 40 godzin i rozlicza 95 € za godzinę przy zleceniach godzinowych.
| Wiersz | Godziny | Rozliczalne? | Ustalenie zatwierdzającego |
|---|---|---|---|
| P-114 Rysunki | 18,0 | Tak | W porządku |
| P-118 Rysunki | 10,0 | Tak | W porządku |
| Wewnętrzne: „różne” | 6,0 | Nie | Faktycznie poprawki klienta w P-118 |
| Administracja | 3,5 | Nie | W porządku |
| Razem | 37,5 | 2,5 poniżej umowy |
Zapytany o lukę, Ben przypomina sobie wizytę na budowie przy P-114 i ją dodaje. To daje 8,5 godziny więcej przy zleceniach godzinowych: 6,0 przekodowane i 2,5 dodane. Przy 95 € to 807,50 €, które nie trafiłyby na żadną fakturę, znalezione w kilka minut. Te godziny trafiają potem na fakturę.
Przed jednym sprawdzaniem trzeba się powstrzymać: zmniejszaniem godzin dlatego, że zlecenie przekracza budżet. To ukrywa przekroczenie przed osobami, które muszą je zobaczyć, i daje fałszywą liczbę do następnej wyceny. Jeśli zdecydujesz, że nie zafakturujesz części godzin, zapisz tę decyzję osobno jako obniżenie wartości do rozliczenia, a zapisany czas zostaw bez zmian.
Jak odesłać kartę czasu pracy?
Aby odesłać kartę czasu pracy, wskaż wiersz, napisz, co wygląda źle, i podaj termin poprawki. Niejasne „sprawdź to” wraca z tymi samymi błędami. Oto sformułowanie do skopiowania:
Ben, odsyłam tydzień 23. Wiersz 3 (6 godzin, „różne”) wygląda na poprawki w P-118, więc proszę o zmianę kodu. Tydzień daje też 37,5 godziny wobec 40 z umowy, więc dodaj to, czego brakuje, albo napisz, dlaczego jest krótszy. Proszę o odesłanie do środy 12:00.
Dla karty, która nie dotarła:
Twoja karta za tydzień 23 nie dotarła do 10:00 dzisiaj. Proszę o przekazanie jej do 15:00, żeby P-114 można było rozliczyć razem z resztą.
Takie wiadomości zostaw przy samej karcie. Jeśli ktoś spóźnia się notorycznie, porozmawiaj z nim osobiście, zamiast wysyłać surowsze przypomnienia.
Jak obsługiwać poprawki po zatwierdzeniu?
Poprawki po zatwierdzeniu przechodzą przez dziennik zmian, żeby zatwierdzone liczby pozostały wiarygodne, a historia widoczna. Gdy tydzień jest zablokowany, nikt nie edytuje go bezpośrednio. Wystarczy krótki dziennik trzymany obok kart:
| Data | Osoba | Tydzień | Wiersz | Było | Jest | Powód | Zatwierdził |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14 lip | Ben | 27 | P-118 Rysunki | 8,0 | 6,0 | 2 godziny należały do P-114 | Elin |
| 14 lip | Ben | 27 | P-114 Rysunki | 4,0 | 6,0 | Przeniesione z P-118 | Elin |
Jeśli godziny zostały już zafakturowane, zmiana karty nie zmienia faktury. Trzeba też porządnie poprawić fakturę, fakturą korygującą lub nowym dokumentem, zależnie od przepisów Twojego kraju.
Aby zablokować tydzień w arkuszu, prowadź kolumnę statusu: Wersja robocza, Przekazana, Odesłana albo Zatwierdzona. Potem zabezpiecz zatwierdzony zakres: zarówno Excel, jak i Arkusze Google pozwalają ograniczyć, kto edytuje zakres. To nie jest zabezpieczenie przed manipulacją, ale chroni przed przypadkiem, a dla firmy tej wielkości tego właśnie trzeba.
Proces załamuje się w przewidywalny sposób. Zatwierdzający, który sprawdza tylko sumy, przeoczy wszystkie błędy kodowania. Zatwierdzanie wyłącznie na koniec miesiąca oznacza, że nikt nie pamięta, czym było „różne”. Jeden zatwierdzający bez zastępcy staje się korkiem przy pierwszym urlopie. Jeśli zatwierdzanie trwa dłużej niż kilka minut na osobę, problemem zwykle są opisy, więc napraw je u źródła.
Zatwierdzanie kart czasu pracy obok ERPFlow
ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce. ERPFlow nie ma też kroku zatwierdzania kart czasu pracy, więc prowadź ten proces w arkuszu, z użyciem wzoru karty czasu pracy zespołu.
Zatwierdzone godziny trafiają do ERPFlow ręcznie. Na fakturze pozycja to ilość razy cena, więc wpisujesz zatwierdzone godziny jako ilość, a swoją stawkę jako cenę, często z usługi z ustawioną już ceną. Wystawiona faktura jest ostateczna, więc sprawdź zablokowany tydzień, zanim ją wystawisz.
Nie myl tego z modułem Urlopy, który ma wnioski i zatwierdzanie, ale wyłącznie dla czasu wolnego. Przydaje się tutaj, bo zatwierdzający może porównać wiersze urlopowe na karcie z tym, co tam zatwierdzono.