Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Raport czasu według zadań pokazuje, ile godzin każda osoba poświęciła na każdy rodzaj pracy w danym miesiącu, wraz z sumami. Budujesz go z wierszy kart czasu pracy zawierających datę, osobę, projekt i kod zadania, za pomocą tabeli przestawnej. Porównaj kilka miesięcy, a zobaczysz, gdzie godziny się przesuwają.
Jak wygląda raport czasu według zadań?
Raport czasu według zadań ma zadania w wierszach, osoby w kolumnach, a po prawej sumę i udział procentowy. Oto wymyślony za marzec, z trzyosobowej pracowni projektowej z jedną osobą na część etatu:
| Zadanie | Anna | Ben | Carla | Razem | Udział |
|---|---|---|---|---|---|
| Rysunki | 62 | 96 | 60 | 218 | 49,5% |
| Poprawki | 24 | 40 | 34 | 98 | 22,3% |
| Oferty | 30 | 0 | 10 | 40 | 9,1% |
| Spotkania z klientem | 18 | 6 | 8 | 32 | 7,3% |
| Administracja | 14 | 8 | 8 | 30 | 6,8% |
| Wizyty na budowie | 12 | 10 | 0 | 22 | 5,0% |
| Razem | 160 | 160 | 120 | 440 | 100% |
Czytanie wierszami pokazuje, kto co robi. Anna wykonuje trzy czwarte ofert i ponad połowę wizyt na budowie. Czytanie kolumnami pokazuje, na co poszedł miesiąc jednej osoby. Ben poświęcił ćwierć swojego na poprawki.
Różne zlecenia potrzebują różnych przekrojów tych samych danych, więc nie myl tego raportu z godzinami z budżetu a godzinami faktycznymi, które porównują godziny z planem zlecenia, ani z wykorzystaniem czasu pracy, które mierzy udział rozliczalny.
Jak czytać czas według zadań miesiąc po miesiącu?
Aby czytać czas według zadań miesiąc po miesiącu, umieść udział każdego zadania w wierszu i szukaj stałego trendu, a nie pojedynczego dziwnego miesiąca. Udział koryguje miesiące z większą lub mniejszą liczbą godzin, czego nie robią surowe godziny.
Oto ta sama wymyślona pracownia, z jednym zadaniem w czterech miesiącach:
| Sty | Lut | Mar | Kwi | |
|---|---|---|---|---|
| Godziny razem | 430 | 410 | 440 | 420 |
| Poprawki, godziny | 52 | 61 | 98 | 109 |
| Poprawki, udział | 12,1% | 14,9% | 22,3% | 26,0% |
Poprawki więcej niż się podwoiły, a łączne godziny pozostały takie same. 109 godzin w kwietniu to 57 więcej niż 52 w styczniu. Przy wymyślonym koszcie wewnętrznym 60 € za godzinę to 3 420 € dodatkowego kosztu w jednym miesiącu, a przy pracy ze stałą opłatą nikt za to nie płaci. Żaden raport zleceń tego nie pokaże, bo każde pojedyncze zlecenie wygląda tylko na lekko przekroczone.
Zwykłe lekarstwo jest handlowe. Uzyskuj akceptację na każdym etapie i licz za zmiany wprowadzone po niej. Poradnik o usługach dodatkowych opisuje, jak je uzgadniać i fakturować.
| Co widzisz | Co to często znaczy | Co spróbować |
|---|---|---|
| Rosnące poprawki | Słabe akceptacje albo założenia zmieniane po nich | Akceptacje etapów i opłaty za późniejsze zmiany |
| Dużo ofert, mało wygranych | Wyceniasz pracę, której nie dostaniesz | Kwalifikuj zapytania, zanim je opiszesz |
| Jedna osoba prowadzi większość spotkań | Wąskie gardło albo zlecenie zależne od jednej osoby | Wprowadź kogoś innego do kontaktu z klientem |
| Rosnąca administracja u osób zarabiających | Praca, którą mógłby zrobić ktoś inny | Przekaż ją lub zatrudnij do niej |
| Zadanie, którego prawie nikt nie używa | Kod nie jest użyteczny | Połącz go z innym |
To punkty wyjścia, a nie diagnozy. Zapytaj osobę, zanim zdecydujesz, co oznacza liczba.
Jak zbudować raport czasu według zadań?
Raport czasu według zadań budujesz, trzymając jeden wiersz na wiersz karty czasu pracy i podsumowując je, a nigdy nie wpisując sum do miesięcznej tabeli. Płaską listę można później ciąć na dowolny sposób, a podsumowania nie da się rozebrać z powrotem.
| Data | Miesiąc | Osoba | Projekt | Zadanie | Godziny |
|---|---|---|---|---|---|
| 02.03.2026 | 2026-03 | Anna | P-114 | Rysunki | 4,5 |
| 02.03.2026 | 2026-03 | Anna | P-118 | Spotkania z klientem | 1,5 |
| 02.03.2026 | 2026-03 | Ben | P-114 | Poprawki | 7,0 |
| 03.03.2026 | 2026-03 | Carla | Wewnętrzne | Administracja | 1,0 |
Kolumna Miesiąc to formuła, na przykład =TEXT(A2,"yyyy-mm"), więc nikt jej nie wpisuje. Potem wstaw tabelę przestawną z Zadaniem w wierszach, Osobą w kolumnach, Godzinami jako wartościami i Miesiącem jako filtrem albo użyj formuły dla każdej komórki:
=SUMIFS(Godziny, Osoba, "Anna", Zadanie, "Rysunki", Miesiąc, "2026-03")
Użyj listy rozwijanej w kolumnie zadania. Tabela przestawna traktuje „Poprawki”, „poprawki” i „Poprawka” jako różne zadania, i to szkodzi tym raportom bardziej niż cokolwiek innego. Wzór karty czasu pracy zespołu ma tygodniowy układ, z którego można zbierać te wiersze.
Ile kodów zadań mieć?
Od 6 do 12 kodów zadań, wspólnych dla wszystkich projektów, to rozsądny zakres dla małej firmy. Test dla każdego kodu to pytanie, czy potrafisz nazwać decyzję, którą by zmienił. „Poprawki” go przechodzą, bo wysoka liczba zmienia sposób akceptowania etapów. „Druk” zwykle nie, bo nie zrobisz niczego inaczej, cokolwiek pokaże.
Używaj tych samych kodów w każdym projekcie, a projekt trzymaj we własnej kolumnie. Kod w rodzaju „Rysunki Riverside” miesza jedno z drugim i nigdy nie zsumujesz rysunków ze wszystkich zleceń. Dodaj kod Administracja, bo inaczej ten czas ukryje się w tym zleceniu klienta, które ktoś akurat miał otwarte. Potem zostaw listę w spokoju na kilka miesięcy, bo kod zmieniony w połowie psuje porównanie, które budujesz.
Dane o czasie według zadań z ERPFlow
ERPFlow nie ma raportu czasu według zadań ani raportów czasu według osób. ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce, ale to nie obejmuje takiego raportu, więc metoda opisana wyżej zostaje w arkuszu.
Najbliższa rzecz dzisiaj to pole poświęconego czasu na karcie w Projektach, wpisywane w godzinach i minutach. Jeśli każda karta to jedno zadanie, dostajesz sumę na zadanie. Lista tablic sumuje czas na projekt, a strona klienta sumuje go ze wszystkich jego tablic.
Możesz też wyeksportować karty do CSV, z tytułem, opisem, projektem, kolumną, terminem i poświęconym czasem w minutach. Plik nie zawiera osób przypisanych ani dat, bo karta przechowuje jedną bieżącą sumę, a nie wpisy z datami. Widzisz więc czas na kartę, ale nie to, kto go poświęcił i w którym miesiącu. Aby uzyskać przybliżoną liczbę miesięczną na kartę, eksportuj na koniec każdego miesiąca i odejmij minuty z poprzedniego pliku od minut z bieżącego.