Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Informacje ogólne, nie porada podatkowa ani prawna. Przepisy zależą od Twojego kraju i sytuacji, więc wszystko, co ma skutki podatkowe lub prawne, sprawdź z księgowym.
Pismo o podwyżce stawek podaje nową stawkę, datę jej obowiązywania i to, czego nie dotyczy, w kilku prostych zdaniach, z wystarczającym wyprzedzeniem, by klient mógł się przygotować. Daj co najmniej 30 dni albo tyle, ile wymaga umowa. Najpierw sprawdź umowę. Nie przepraszaj i nie wymieniaj wszystkich powodów.
Co powinno zawierać pismo o podwyżce stawek?
Pismo o podwyżce stawek powinno zawierać starą stawkę, nową stawkę, datę i to, czego zmiana nie dotyka. Ta ostatnia część jest tym, co większość klientów czyta najpierw, bo odpowiada na pytanie „a co z pracą, którą już zamówiłem?". Dodaj osobę z imienia i nazwiska, do której można zadzwonić, i odwołanie do klauzuli umowy, jeśli taka jest.
Pomiń długie uzasadnienie. Wystarczy jedno prawdziwe zdanie. Jeśli wspominasz o kosztach albo inflacji, upewnij się, że twierdzenie się broni, bo klient może je sprawdzić.
Ile czasu na uprzedzenie dać klientom?
Czas na uprzedzenie, który dajesz klientom, powinien wynikać najpierw z umowy, a potem z dobrych manier. Gdy umowa milczy, 30 dni to częste minimum, a im większy klient, tym dłużej potrzebuje, by przeprowadzić zmianę przez swój budżet.
| Klient | Uprzedzenie | Na co uważać |
|---|---|---|
| Umowa z klauzulą o zmianie ceny | To, co mówi klauzula | Trzymaj się dokładnie jej trybu i terminów |
| Umowa na czas określony, bez klauzuli | Żadnego, które możesz narzucić | Podnieś przy odnowieniu albo poproś o zgodę |
| Miesięczny retainer lub umowa bezterminowa | Jeden pełny cykl rozliczeniowy, najlepiej 60 dni | Upewnij się, że okres uprzedzenia upłynie przed nową fakturą |
| Projekt po projekcie | 30 dni | Honoruj wysłane już oferty do czasu ich wygaśnięcia |
| Duży klient z rocznym budżetem | 90 dni, przed ich rundą budżetową | Zapytaj, kiedy ona jest |
| Konsumenci prywatni | Najpierw przeczytaj swoje warunki i lokalne przepisy | Postanowienie pozwalające podnieść cenę bez prawa odstąpienia może być nieuczciwe (dyrektywa 93/13/EWG, załącznik, punkt 1(l)) |
Wzory pism o podwyżce stawek do skopiowania
Te wzory pism o podwyżce stawek obejmują trzy sytuacje, które ma większość firm. Liczby są wymyślone, więc zastąp je własnymi.
Dla klienta rozliczanego godzinowo:
Dzień dobry [imię],
Od 1 marca 2027 nasza stawka za [usługa] zmieni się z 80 € na 88 € za godzinę, plus VAT. Prace wycenione lub zamówione przed tą datą pozostają po obecnej stawce.
Co roku przeglądamy nasze stawki, a to pierwsza zmiana od marca 2025. Twój kontakt i warunki płatności pozostają bez zmian.
Jeśli chcesz omówić, co to oznacza dla Twoich nadchodzących prac, zadzwoń do mnie pod numer [numer] albo odpowiedz na ten e-mail.
Z poważaniem, [imię]
Dla klienta na retainerze:
Dzień dobry [imię],
Zgodnie z klauzulą [numer] naszej umowy z dnia [data] niniejsze pismo stanowi 60-dniowe uprzedzenie, że Twoja miesięczna opłata za retainer zmieni się z 2 000 € na 2 200 €, plus VAT, począwszy od faktury za maj 2027. Zawarte w niej 20 godzin pozostaje bez zmian.
Jeśli wolisz zachować opłatę i zmniejszyć liczbę godzin, napisz do mnie do 1 kwietnia, a zmienimy zakres od tej samej daty.
Z poważaniem, [imię]
Dla klienta projektowego z aktualną ofertą:
Dzień dobry [imię],
Oferta QUO-2026-0091 pozostaje w uzgodnionej cenie, jeśli zostanie zaakceptowana do terminu jej wygaśnięcia, 31 stycznia 2027. Od 1 lutego nowe oferty będą korzystać z załączonych stawek, które są o około 10% wyższe niż w zeszłym roku.
Z poważaniem, [imię]
Wyślij to jako osobną wiadomość. Schowana w stopce faktury albo w cichej linijce na samej fakturze podwyżka wygląda tak, jakby się liczyło, że nikt nie zauważy. O tym, jak sformułować sam e-mail z fakturą, przeczytasz we wzorach e-maili z fakturą.
Ile pracy możesz stracić, zanim podwyżka zacznie Cię kosztować?
Możesz stracić więcej pracy, niż większość ludzi się spodziewa, zanim podwyżka zacznie Cię kosztować. Udział progu rentowności to podwyżka ÷ (100 + podwyżka). To arytmetyka, a nie prognoza tego, co zrobią Twoi klienci.
| Podwyżka | 80 € za godzinę zmienia się w | Praca, którą możesz stracić i nadal fakturować tyle samo |
|---|---|---|
| 5% | 84 € | 4,8% |
| 10% | 88 € | 9,1% |
| 15% | 92 € | 13,0% |
| 20% | 96 € | 16,7% |
Weźmy wymyśloną firmę fakturującą 1 000 godzin rocznie po 80 €, czyli 80 000 €. Po podwyżce o 10% 909 godzin po 88 € daje 79 992 €, mniej więcej tyle samo, przy 91 wolnych godzinach. Te godziny mogą trafić do lepszych klientów albo do pracy, której obecnie nie możesz zmieścić. Jeśli nie masz pewności, czy sama stawka jest właściwa, wylicz ją z kosztów według poradnika o stawce rozliczeniowej dla klienta.
Co zrobić, gdy klient się sprzeciwia?
Gdy klient się sprzeciwia, utrzymaj stawkę i zaproponuj zmianę zakresu. Obniżenie ceny dla tego, kto narzeka, uczy każdego klienta narzekać.
Rozumiem, że to nie jest mile widziane. Nowa stawka obowiązuje wszystkich naszych klientów od 1 marca. Jeśli budżet jest stały, mogę zaproponować sposoby zmniejszenia zakresu pracy, żeby miesięczny koszt pozostał na tym samym poziomie. Czy pomoże, jeśli omówimy to przez telefon?
Możesz też rozłożyć podwyżkę w czasie dla wieloletniego klienta, połowa teraz i połowa za sześć miesięcy, pod warunkiem że obie daty podasz na piśmie. A niektórzy klienci odejdą. Zdecyduj, zanim wyślesz pisma, których klientów pozwolisz odejść, żeby nie decydować przez telefon.
Błędy, które utrudniają podwyżkę
- Zmiana stawki na fakturze bez poinformowania kogokolwiek. To ta, która traci klientów. Księgowość odeśle też fakturę.
- Datowanie wstecz. Podwyżka obowiązuje od daty po uprzedzeniu, nigdy przed nim.
- Wysłanie najważniejszym klientom zbiorczej wiadomości. Najpierw zadzwoń do nich, potem potwierdź na piśmie.
- Zapominanie o własnych dokumentach. Aktualne oferty, faktury za retainer i Twój cennik muszą się zmienić w tym samym dniu. O stałej opłacie miesięcznej najczęściej się zapomina.
- Zbyt długie czekanie. Podwyżka o 30% po pięciu latach bez zmian to o wiele trudniejsze pismo niż mała co roku.
Zmiana stawek w ERPFlow
W ERPFlow usługa przechowuje swoją cenę, więc zmieniasz ją w jednym miejscu i każda nowa pozycja ją przejmuje. To, co już istnieje, zachowuje własną cenę: wystawiona faktura jest ostateczna, a oferta zachowuje ceny, z którymi ją napisano.
Faktury cykliczne też mają własne pozycje, więc zmiana ceny usługi ich nie dotyka. Edytuj każdą fakturę cykliczną przed uruchomieniem, które ma nieść nową opłatę. Każdy klient na jednym harmonogramie dostaje identyczne pozycje, więc klient przechodzący na inną cenę w innym terminie potrzebuje własnego harmonogramu.
ERPFlow nie pisze ani nie wysyła pism o stawkach i nie ma masowej wysyłki e-maili, więc te idą z Twojej własnej skrzynki. Pomaga w przygotowaniu lista klientów: jej kolumna Przychody sortuje, co pokazuje, do kogo zadzwonić najpierw, a eksport CSV daje adresy. Dołącz wysłane pismo do karty klienta, żeby udzielone uprzedzenie było w aktach.