Cara mencatat jam yang dapat ditagih untuk agensi

Untuk mencatat jam yang dapat ditagih bagi agensi, beri setiap klien satu kode dan setiap pekerjaan satu baris di bawahnya, minta setiap orang mencatat waktu setiap hari terhadap pekerjaan, dan bandingkan jam setiap retainer dengan jatahnya setiap minggu. Pencatatannya bagian yang mudah. Risiko khas agensi adalah retainer yang melampaui jatah tanpa disadari.

Jam agensi mana yang dapat ditagih?

Jam agensi dapat ditagih bila kontrak klien menyatakannya, artinya jam yang sama bisa dapat ditagih pada satu klien dan gratis pada klien lain. Tabel ini adalah acuan awal yang masuk akal. Cocokkan dengan setiap kontrak.

Catat semuanya, termasuk yang tidak bisa Anda tagih. Aturan umumnya ada di panduan jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih, dan waktu yang Anda catat tetapi tidak akan ditagih adalah penurunan nilai tagihan dengan alasan di sampingnya.

Bagaimana agensi sebaiknya menyusun klien, pekerjaan, dan tugas?

Kode waktu agensi sebaiknya berurutan klien, lalu pekerjaan, lalu jenis tugas, dengan daftar singkat jenis tugas yang dipakai bersama. Dalam susunan rekaan ini, HARB-RET adalah retainer bulanan Harbour Foods dan HARB-WEB adalah pekerjaan situs web terpisah untuk klien yang sama, karena keduanya punya ketentuan berbeda.

• Jenis tugas: batasi pada apa yang akan Anda laporkan, seperti strategi, naskah, desain, produksi, dan manajemen akun. Daftar tiga puluh akan diabaikan, dan semuanya berakhir di "umum".
• Kode internal: INT-PITCH dan INT-ADMIN menampung semua yang bukan pekerjaan klien, supaya minggu setiap orang mencapai jam kontraknya. Minggu yang kurang berarti ada waktu yang hilang.
• Tarif: simpan pada peran, bukan pada entri. Jika klien menginginkan satu tarif untuk seluruh tim, hitung tarif per jam gabungan dan simpan tarif per peran di lembar Anda sendiri.

Timesheet tim mingguan bersama sudah cukup untuk menjalankan ini sampai agensi punya lebih banyak klien daripada yang bisa diingat satu orang.

Bagaimana melacak jam retainer tanpa melampaui jatah?

Lacak jam retainer dengan membandingkan jam yang terpakai dengan porsi bulan yang sudah lewat, setiap minggu. Berikut contoh rekaan: retainer bulanan €6.000 membeli 60 jam, yaitu €100 per jam gabungan. Setelah dua minggu dari empat, 38 jam sudah terpakai. Itu 63% dari jatah di titik tengah.

Beri tahu klien sekarang, selagi pilihannya masih di tangan mereka:

Kami sudah memakai 38 dari 60 jam pada retainer bulan ini, dengan dua minggu tersisa. Dengan laju ini bulan akan berakhir sekitar 76 jam. Beri tahu kami butir mana dari sisanya yang ditahan, atau kami bisa melanjutkan dan menagih 16 jam tambahan dengan tarif €100 per jam yang disepakati.

Di akhir bulan, ukur kelebihannya dengan dua cara, karena keduanya tidak sama.

Diukur dalam jam, bulan itu lebih 6,5 jam, yang pada €100 adalah tambahan €650. Diukur dalam nilai pada tarif daftar tarif, hanya lebih €135 dari biaya €6.000, karena campuran peran bulan itu rata-rata sekitar €92 per jam, di bawah €100 yang diasumsikan retainer. Keduanya hitungan yang jujur, dan selisih di antaranya €515.

Jadi kontrak harus menyatakan satuan mana yang dipakai untuk mengukur retainer. Selesaikan itu, dan apa yang terjadi pada jam yang tidak terpakai, sebelum ada yang mulai bekerja. Panduan menagih retainer bulanan membahas fakturnya sendiri.

Bagaimana membuat tim kreatif mau mencatat waktu?

Buat tim kreatif mencatat waktu dengan membuatnya memakan kurang dari semenit sehari dan dengan menunjukkan untuk apa angka-angkanya. Tidak ada yang mengisi timesheet dengan baik hanya karena disuruh.

• Catat di akhir setiap hari, dengan kalender terbuka. Jangan minta orang menjalankan timer saat mereka berkonsentrasi.
• Tunjukkan kepada setiap orang laju habisnya retainer. Orang yang bisa melihat klien sudah di 63% pada pertengahan bulan akan menyebutkannya sebelum Anda perlu bertanya.
• Jangan pakai catatan untuk menilai seberapa cepat orang bekerja. Begitu menjadi ukuran kinerja, entri bergeser ke arah yang terlihat bagus, dan faktur ikut bergeser.

Jika Anda ingin menuliskannya, kebijakan timesheet singkat menetapkan tenggat dan siapa yang menindaklanjuti.

Apa yang sebaiknya ditinjau agensi setiap bulan?

Tinjauan bulanan agensi sebaiknya mengubah empat angka menjadi empat keputusan.

Melacak jam agensi di ERPFlow

ERPFlow belum punya timer atau timesheet saat ini. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir. ERPFlow juga tidak punya laporan waktu per orang, dan tidak ada yang melacak jatah retainer, jadi pencatatan dan pemeriksaan laju habis di atas tetap berada di spreadsheet Anda.

Inilah yang dilakukannya untuk agensi pemasaran atau kreatif:

• Klien dan pekerjaan: proyek adalah papan yang bisa ditautkan ke pelanggan. Kartu memuat penerima tugas, tenggat, berkas, dan komentar, ditambah waktu terpakai yang diketik dalam jam dan menit, dan waktu itu dijumlahkan per proyek dan per pelanggan. Setiap kartu memuat satu angka, tanpa tanggal dan tanpa pembagian per orang, dan tidak menjadi baris faktur.
• Biaya retainer: faktur berulang menagih jumlah tetap setiap minggu, bulan, tiga bulan, atau tahun, dan mengirimnya lewat email atau membiarkannya sebagai draf. Faktur itu menerbitkan tagihan dan tidak menarik pembayarannya. Jika Anda menagih kelebihan, pilih Buat draf supaya Anda bisa menambah baris ekstra sebelum menerbitkan, atau buat faktur terpisah.
• Tarif: satu layanan per peran, dengan satuan jam dan harga per jam, sehingga setiap baris bisa dipilih, bukan diketik.