Tingkat utilisasi vs jam yang dapat ditagih di jasa profesional

Jam yang dapat ditagih adalah hitungan: jam yang bisa Anda bebankan kepada klien. Utilisasi adalah rasio: jam-jam itu dibagi jam yang tersedia bagi orang tersebut untuk bekerja. Anda membutuhkan keduanya, karena 96 jam yang dapat ditagih adalah bulan yang kuat bagi pekerja paruh waktu dan bulan yang biasa saja bagi pekerja penuh waktu.

Apa perbedaan utilisasi dan jam yang dapat ditagih?

Utilisasi dan jam yang dapat ditagih menjawab pertanyaan berbeda, dan ukuran ketiga, realisasi, menjawab pertanyaan yang biasanya paling diperhatikan pemilik.

Jika Anda belum menetapkan apa yang dihitung sebagai dapat ditagih, mulailah dengan panduan jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih. Ketiga ukuran bergantung padanya.

Bagaimana cara menghitung utilisasi?

Hitung utilisasi dengan membagi jam yang dapat ditagih seseorang dengan jam tersedianya untuk periode yang sama, lalu mengalikannya dengan 100. Angka jam yang dapat ditagih jarang diperdebatkan. Yang diperdebatkan adalah apa yang dihitung sebagai tersedia.

Berikut contoh karangan. Seorang konsultan dengan minggu kerja 37,5 jam memiliki satu bulan dengan 21 hari kerja, yaitu 157,5 jam kontrak. Satu hari libur nasional dan tiga hari cuti mengurangi 30 jam. Konsultan itu menagih 102 jam.

Itu orang yang sama pada bulan yang sama, dengan selisih 15 poin. Tidak ada yang salah. Angka kedua lebih adil untuk menilai seseorang, karena tidak seorang pun boleh tampak menganggur hanya karena mengambil cuti. Angka pertama menunjukkan apa yang dihasilkan jam berbayar sepanjang tahun. Pilih salah satu, tuliskan, dan jangan pernah membandingkan angka yang dihitung dengan definisi berbeda, itu pula sebabnya patokan yang dipublikasikan perlu disikapi dengan hati-hati.

Mengapa jam yang dapat ditagih sama bisa berarti hal berbeda?

Jam yang dapat ditagih yang sama bisa berarti hal berbeda karena tidak mengatakan apa pun tentang berapa jam yang tersedia. Tiga orang karangan ini masing-masing menagih 96 jam dalam sebulan.

Peringkat jam yang dapat ditagih menempatkan mereka setara. Hal sebaliknya juga benar: utilisasi yang sama bisa menyembunyikan uang yang sangat berbeda. Dua konsultan ini sama-sama mencatat 120 jam yang dapat ditagih dari 150 jam tersedia, pada tarif €100.

Jam Konsultan B yang hilang sebanyak 24 jam sudah diturunkan nilainya sebelum penagihan. Utilisasi tidak melihatnya, sehingga firma yang hanya melacak utilisasi akan menilai keduanya sama, padahal selisihnya €2.400.

Target utilisasi apa yang sebaiknya ditetapkan firma?

Firma sebaiknya menghitung target utilisasi dari biayanya sendiri, karena patokan dari firma lain mencerminkan tarif dan susunan staf firma itu. Berikut contoh karangan untuk satu konsultan, ditagih €90 per jam dengan margin target 20%.

Lalu ujilah dengan yang benar-benar terjadi. Jika firma biasanya hanya menagih 90% dari nilai standar, tarif efektifnya €81, jam yang dibutuhkan naik menjadi 1.204 dan targetnya naik menjadi 73,0%. Jika sebaliknya tarif dinaikkan menjadi €100, targetnya turun menjadi 59,1%.

Ketiga angka itu menunjukkan bahwa utilisasi hanyalah salah satu pengungkit. Tarif dan penurunan nilai tagihan menggerakkan hitungan yang sama, dan panduan menghitung tarif tagih membahas sisi lainnya.

Kapan target utilisasi menjadi bumerang?

Target utilisasi menjadi bumerang ketika orang bisa mencapainya dengan mencatat waktu, bukan dengan mengerjakan lebih banyak hal yang berguna. Waspadai hal-hal ini:

• Menambah-nambah jam. Jam dicatat sebagai dapat ditagih lalu diturunkan nilainya saat penagihan. Utilisasi naik sementara realisasi turun, itulah sebabnya keduanya dibaca bersama.
• Satu target untuk semua orang. Pemilik yang menjual dan mengelola tidak bisa menyamai orang yang hanya mengerjakan pekerjaan klien. Tetapkan target menurut peran.
• Tanpa kelonggaran. Orang di 100% tidak punya jam untuk pelatihan, proposal atau permintaan mendesak klien. Rencana beberapa minggu ke depan orang itu ada di rencana kapasitas, dan rencana itu harus menyisakan ruang.
• Membaca satu bulan sebagai vonis. Bulan yang sepi bisa jadi masalah penjualan, bukan masalah orang itu. Lihat tren sepanjang satu kuartal.

Mengukur utilisasi di samping ERPFlow

ERPFlow tidak menghitung utilisasi. ERPFlow tidak punya laporan utilisasi atau kapasitas, jadi rumus di atas tetap berada di spreadsheet Anda. ERPFlow juga saat ini belum punya timer atau timesheet. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir, yang mencakup mencatat dan menagih waktu dan bukan pelaporan utilisasi.

ERPFlow bisa menyediakan sebagian masukannya:

• Pengurang jam tersedia: Cuti memiliki kalender tim, satu baris per orang untuk satu bulan, dengan ketidakhadiran sebagai bilah dan hari libur nasional diarsir.
• Biaya seseorang: bagian Gaji pada catatan staf menyimpan tarif per jam dan jam bulanan, sebagai gaji kotor ditambah pajak pemberi kerja. Hanya peran yang diizinkan melihat gaji yang bisa membacanya.
• Jam per proyek: kartu proyek menyimpan waktu terpakai yang diketik, dijumlahkan per proyek dan per pelanggan, tetapi tidak pernah per orang.
• Hasil seluruh firma: kartu Profitabilitas di dasbor membandingkan pendapatan dan pemasukan lain dengan pengeluaran, gaji dan bonus. Kartu itu mencakup seluruh bisnis, jadi tidak akan memberi tahu apa pun tentang satu orang.