आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
दूसरे स्रोतों के नियम और आँकड़े 6 नवंबर 2026 को जाँचे गए। ये बदलते रहते हैं, इसलिए भरोसा करने से पहले स्रोत से पुष्टि कर लें।
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
छोटी प्रोजेक्ट फ़र्म की खर्च क्लेम नीति बताती है कि स्टाफ़ क्या क्लेम कर सकता है, किसके लिए पहले मंज़ूरी चाहिए, कौन-सा सबूत संलग्न करना है, कितनी जल्दी क्लेम करना है और लागत ग्राहक तक कैसे पहुँचती है। एक पन्ना काफ़ी है। नीचे की वर्डिंग कॉपी करने के लिए तैयार है। अपनी सीमाएँ ख़ुद तय करें, और टैक्स वाली पंक्तियाँ अपने अकाउंटेंट से जाँचें।
खर्च क्लेम नीति का उदाहरण जिसे आप कॉपी कर सकते हैं
यह खर्च क्लेम नीति एक काल्पनिक फ़र्म के लिए लिखी गई है। कोष्ठक में दिए आँकड़े आपके अपने आँकड़ों से बदलने के उदाहरण हैं, सुझाई गई रकमें नहीं।
1. सिद्धांत। [फ़र्म] के लिए काम करते हुए आप जो उचित लागत ख़ुद चुकाते हैं, हम उसे लौटाते हैं। आपको न बेहतर हालत में होना चाहिए, न बदतर।
2. पहले पूछें। किसी भी रात भर की यात्रा से पहले, और एक चीज़ पर [€100] से ज़्यादा ख़र्च करने से पहले अपने प्रोजेक्ट लीड से मंज़ूरी लें।
3. रसीदें। हर चीज़ की रसीद संलग्न करें। कार्ड स्लिप काफ़ी नहीं है, क्योंकि वह नहीं दिखाती कि क्या ख़रीदा गया या VAT क्या था। [€100] से ऊपर की किसी भी चीज़ के लिए फ़र्म के नाम का VAT इनवॉइस माँगें। अगर रसीद खो जाए, तो क्लेम पर बताएँ और [नाम] फ़ैसला करेगा।
4. प्रोजेक्ट कोड। हर प्रोजेक्ट लागत पर प्रोजेक्ट कोड डालें, और चिह्नित करें कि क्या उसे ग्राहक को रिचार्ज किया जा सकता है।
5. समय-सीमा। क्लेम अगले महीने की [5] तारीख़ तक जमा करें। [तीन महीने] से पुराने किसी भी क्लेम को हम ठुकरा सकते हैं।
6. मंज़ूरी। आपका प्रोजेक्ट लीड या लाइन मैनेजर आपका क्लेम मंज़ूर करता है। कोई अपना क्लेम ख़ुद मंज़ूर नहीं करता। डायरेक्टरों के क्लेम [किसी दूसरे डायरेक्टर या बुककीपर] के पास जाते हैं।
7. भुगतान। हम मंज़ूर क्लेम का भुगतान [10] कार्यदिवसों के भीतर बैंक ट्रांसफ़र से करते हैं। यह इस पर निर्भर नहीं करता कि ग्राहक ने हमें भुगतान किया है या नहीं।
8. कंपनी कार्ड। कंपनी कार्ड के ख़र्च पर वही रसीदें और प्रोजेक्ट कोड, उसी समय-सीमा तक चाहिए।
9. झूठे क्लेम। जानबूझकर किया गया झूठा क्लेम अनुशासन का मामला है। ईमानदार ग़लती बस ठीक कर दी जाती है।
फिर क्लेम की जा सकने वाली चीज़ों की एक तालिका जोड़ें, क्योंकि स्टाफ़ असल में वही हिस्सा देखेगा:
| लागत | नियम | सीमा (उदाहरण) |
|---|---|---|
| ट्रेन, बस, टैक्सी | स्टैंडर्ड क्लास। टैक्सी जहाँ कोई उचित विकल्प न हो | असल लागत |
| अपनी कार | प्रति मील, माइलेज क्लेम फ़ॉर्म पर | [मंज़ूर दर] |
| पार्किंग और टोल | रसीद के साथ | असल लागत |
| होटल | पहले से मंज़ूर | [€140] प्रति रात |
| रात भर बाहर रहने पर भोजन | असल लागत, रसीदों के साथ | [€35] प्रति दिन |
| ग्राहक की मेहमाननवाज़ी | पहले डायरेक्टर की मंज़ूरी, और उपस्थित लोगों की सूची | [€50] प्रति व्यक्ति |
| साइट का सामान और सुरक्षा किट | [€50] से ऊपर प्रोजेक्ट लीड की मंज़ूरी | असल लागत |
| क्लेम नहीं हो सकता | आना-जाना, जुर्माने, निजी चीज़ें | कोई नहीं |
हल किया हुआ खर्च क्लेम कैसा दिखता है?
हल किया हुआ खर्च क्लेम हर चीज़ को उसके प्रोजेक्ट कोड, रिचार्ज हो सकने या न हो सकने, और नेट, VAT व कुल अलग-अलग रखकर दिखाता है। यह एक काल्पनिक है, 20% VAT पर, जिसमें ट्रेन टिकट पर VAT नहीं लगता:
| तारीख़ | चीज़ | प्रोजेक्ट | रिचार्ज? | नेट | VAT | कुल |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 मार्च | ग्राहक तक ट्रेन | P-114 | हाँ | €48.00 | €0.00 | €48.00 |
| 3 मार्च | होटल, एक रात | P-114 | हाँ | €110.00 | €22.00 | €132.00 |
| 4 मार्च | साइट पर पार्किंग | P-114 | नहीं | €10.00 | €2.00 | €12.00 |
| 9 मार्च | सेफ़्टी बूट | कोई नहीं | नहीं | €50.00 | €10.00 | €60.00 |
| कुल | €218.00 | €34.00 | €252.00 |
इस फ़ॉर्म से तीन अलग संख्याएँ निकलती हैं:
- कर्मचारी को €252.00 लौटाए जाते हैं, यानी जो कुल उसने असल में ख़र्च किया।
- फ़र्म की लागत €218.00 है, अगर वह €34.00 का VAT वापस ले सकती है।
- ग्राहक को €158.00 नेट रिचार्ज होता है (€48 + €110), साथ में VAT अगर वह रिचार्ज पर लागू होता है। बाक़ी €60.00 फ़र्म की अपनी लागत रहती है।
बचने की ग़लती यह है कि होटल को €132 पर रिचार्ज करें और फिर VAT जोड़ें, क्योंकि इससे ग्राहक से VAT पर VAT लिया जाता है। रिचार्ज पर टैक्स कैसे लगता है, यह इस पर निर्भर है कि वह डिस्बर्समेंट है या आपकी अपनी सेवा का हिस्सा। प्रतिपूर्ति योग्य खर्च का इनवॉइस बनाने और प्रतिपूर्ति योग्य खर्च पर VAT की गाइडें दोनों को समझाती हैं।
स्टाफ़ के खर्च पर VAT वापस लेने के लिए फ़र्म को क्या चाहिए?
स्टाफ़ के खर्च पर VAT वापस लेने के लिए फ़र्म को आम तौर पर असली कारोबारी लागत का सही VAT इनवॉइस या रसीद चाहिए, और कुछ श्रेणियाँ कागज़ात चाहे जो कहें, रोकी गई हैं।
- EU में, VAT Directive का अनुच्छेद 178(a) वैध इनवॉइस रखने को VAT कटौती की शर्त बनाता है, और अनुच्छेद 176 उस ख़र्च को बाहर रखता है जो सख़्ती से कारोबारी नहीं है, जैसे विलासिता, मनोरंजन या एंटरटेनमेंट। सदस्य देश अपनी सीमाएँ ऊपर से लगाते हैं, इसलिए क्या रोका गया है यह देश के हिसाब से बदलता है।
- UK में, आपूर्तिकर्ता £250 या उससे कम की सप्लाई के लिए सरलीकृत VAT इनवॉइस जारी कर सकता है, इसलिए आपूर्तिकर्ता के नाम, पते और VAT नंबर, तारीख़, विवरण, कुल और VAT दर दिखाने वाली टिल रसीद काफ़ी हो सकती है। कारोबारी एंटरटेनमेंट पर VAT आम तौर पर रोका जाता है, विदेशी ग्राहकों के लिए अपवाद के साथ। अपने ही कर्मचारियों का एंटरटेनमेंट अलग माना जाता है।
व्यवहार में, ग्राहक की मेहमाननवाज़ी को ऐसी लागत मानें जिसमें उसका VAT शामिल है, जब तक आपका अकाउंटेंट कुछ और न कहे। इसीलिए नीति रसीद के साथ उपस्थित लोगों के नाम भी माँगती है।
क्या कर्मचारी के लिए लौटाए गए खर्च पर टैक्स लगता है?
लौटाए गए खर्च पर आम तौर पर टैक्स नहीं लगता जब वे असली कारोबारी लागत की भरपाई करते हैं, पर नियम देश के हिसाब से बदलते हैं और बिना खर्च के सबूत के दिए गए भत्तों के लिए सख़्त हो जाते हैं।
UK में, भुगतान किए या लौटाए गए खर्च के लिए HMRC की छूट का मतलब है कि नियोक्ता को वह खर्च रिपोर्ट नहीं करना पड़ता जिसे कर्मचारी पूरी तरह घटा सकता था। यह कर्मचारी के अपने वाहन के माइलेज भुगतानों को कवर नहीं करती, जिनकी अपनी दरें हैं। तय स्केल-रेट भुगतानों की अपनी शर्तें हैं, इसलिए कोई देने से पहले पूछें।
US में, IRS Publication 463 एक accountable plan का वर्णन करती है: खर्च का कारोबार से संबंध है, कर्मचारी उसका हिसाब उचित अवधि के भीतर देता है, और कोई अतिरिक्त रकम लौटा दी जाती है। 60 दिन के भीतर हिसाब देना उचित माना जाता है। इन नियमों से बाहर की रकमें वेतन मानी जाती हैं।
कहीं और, अपने अकाउंटेंट से पूछें कि आपका देश कौन-से तय भत्ते स्वीकार करता है। उस गोल रकम के भत्ते से सावधान रहें जो हर महीने "खर्चों के लिए" दिया जाता है, जो आम तौर पर पेस्लिप पर होना चाहिए।
खर्च क्लेम की कौन-सी ग़लतियाँ फ़र्म का पैसा खाती हैं?
खर्च क्लेम की जो ग़लतियाँ फ़र्म का पैसा खाती हैं, उनमें से ज़्यादातर चुपचाप होती हैं और कभी ग़लती के रूप में नहीं दिखतीं।
- रिचार्ज योग्य लागत जो चिह्नित नहीं होती। प्रोजेक्ट कोड के बिना होटल का बिल ग्राहक के इनवॉइस तक कभी नहीं पहुँचता, और फ़र्म उसे बस सोख लेती है।
- एक तिमाही तक जमा किए गए क्लेम। तब तक VAT शायद पिछले रिटर्न का हो चुका होता है, और काम का इनवॉइस पहले ही बन चुका हो सकता है।
- अपनी ही मंज़ूरी। यह शायद ही बेईमानी होती है। बस कोड या आँकड़ा सही है या नहीं, इसकी अकेली जाँच हट जाती है।
- रसीदों की जगह कार्ड स्लिप। वे भुगतान साबित करती हैं पर यह नहीं कि क्या ख़रीदा गया, जो VAT वापसी का समर्थन नहीं करेगा।
- बिना मिलान के एडवांस। जिस नक़द फ़्लोट के सामने कोई क्लेम नहीं है, वह या तो उधार है या वेतन, और यह जानना बेहतर है कि कौन-सा।
ERPFlow में खर्च क्लेम दर्ज करना
ERPFlow में कर्मचारी खर्च क्लेम, मंज़ूरी का वर्कफ़्लो या प्रतिपूर्ति नहीं है, इसलिए क्लेम फ़ॉर्म और उसकी मंज़ूरी उसके बाहर रहती है, स्प्रेडशीट या काग़ज़ पर।
क्लेम मंज़ूर हो जाने पर, हर लागत को खर्च के रूप में नाम, रकम, श्रेणी, कर और किसी आपूर्तिकर्ता के साथ दर्ज करें, और रसीद संलग्न करें। फ़ोन या टैबलेट पर फ़ोटो लें उसकी तस्वीर एक ही क़दम में संलग्न कर देता है। रसीद पढ़ने की सुविधा नहीं है, इसलिए आँकड़े आप टाइप करते हैं। इस महीने, पिछले महीने, इस साल और अब तक के कुल सूची के ऊपर रहते हैं।
ERPFlow में खर्च किसी ग्राहक या काम से जुड़ा नहीं होता, इसलिए वह आपको प्रोजेक्ट के हिसाब से लागत नहीं दिखाएगा। प्रोजेक्ट कोड को खर्च के नाम में डालें ताकि आप उसे फिर ढूँढ सकें, और काम के हिसाब से अपने रिकॉर्ड के रूप में क्लेम फ़ॉर्म रखें। किसी लागत को रिचार्ज करने के लिए, उसे इनवॉइस पर लाइन के रूप में ख़ुद जोड़ें। खर्च प्रबंधित करने की अनुमति हर खर्च को कवर करती है, किसी व्यक्ति के अपने को नहीं, इसलिए प्रविष्टि एक ही व्यक्ति के पास रखना सबसे सुरक्षित है।