Kuidas arveldatavaid tunde projekti kaupa jälgida

Arveldatavate tundide projekti kaupa jälgimiseks anna igale projektile enne töö algust oma kood, lase igal ajakirjel nimetada üks projekt, märgi kuupäev, inimene, ülesanne ja tunnid ning märgi iga kirje arveldatuks, kui see arvele jõuab. Projekti kogusummad näitavad siis, mis on töötatud, arveldatud ja arveldamata.

Tundide märkimise üldreeglid on juhendis kuidas arveldatavaid tunde jälgida. See juhend käsitleb seda, mis muutub, kui projekt on üksus, mille kohta aru annad.

Miks jälgida arveldatavaid tunde projekti, mitte kliendi kaupa?

Arveldatavate tundide jälgimine projekti kaupa loeb, sest ühel kliendil võib olla mitu tööd erinevatel tingimustel ja kliendi tasemel kogusumma peidab, mida kumbki teeb. Siin on väljamõeldud näide: kliendil on fikseeritud tasuga veebilehe projekt 40-tunnise eelarvega ja tunni alusel arveldatav tugi. Ühe kuu jooksul märgid selle kliendi kohta 60 tundi.

Kliendi kaupa näeb 60 tundi välja hea kuu. Projekti kaupa on see 52 tundi veebilehel, mis on 12 üle eelarve, mille eest keegi ei maksa, ja ainult 8 tundi, mida saad arveldada. Need nõuavad erinevaid vestlusi ning kliendi kogusumma ei käivita ühtki.

Kuidas projekti ajaarvestuseks seada?

Seadista projekt ajaarvestuseks, kirjutades sellele enne, kui keegi tunni märgib, ühe lühikese kirje. See on kõik, mida väike firma vajab:

Staatus teeb rohkem, kui tundub. Ilma selleta märgivad inimesed viimasele projektile, mida nad mäletavad, ja tunnid maanduvad tööl, mis arveldati ja suleti juunis.

Mis kuulub projekti ajakirjesse?

Projekti ajakirje vajab kuupäeva, inimest, projekti koodi, ülesannet, tunde, arveldatavuse märget ja hiljem arve numbrit. Kaks reeglit hoiavad selle ausana:

• Üks kirje, üks projekt. Kui päev hõlmas kolme projekti, on see kolm kirjet.
• Ei koodi, ei oletamist. Töö, mis ei kuulu ühelegi projektile, läheb sisekoodile, mitte kunagi lähimale avatud projektile.

Hoia ka mittearveldatavat projektiaega, näiteks ümbertegemist või sisemist ülevaatust, sellisena märgitult. Seda ei saa arveldada, kuid see on osa sellest, mis töö võttis. Selle märke reeglid on juhendis arveldatavad ja mittearveldatavad tunnid.

Kuidas näha arveldatud ja arveldamata tunde projekti kaupa?

Näe arveldatud ja arveldamata tunde projekti kaupa, hoides ühte jooksvat tabelit, projekti kohta üks rida, igal kuul oma ajakirjetest uuesti ehitatuna. Selles väljamõeldud tabelis peab iga rida täitma ühe arvutuse: töötatud võrdub arveldatud pluss alla hinnatud pluss arveldamata.

Iga veerg ütleb sulle, mida teha:

• Arveldamata: P-104-l on 990 € tööd arveldamist ootamas (11 tundi hinnaga 90 €) ja P-105-l 1 540 € (14 hinnaga 110 €). See on 2 530 € tööd, mille oled teinud ja mille eest pole küsinud. Kui kannad selle oma raamatupidamises, kuulub see WIP aruandesse.
• Eelarvet alles: P-105 on kasutanud 97,5% oma tundidest. Kui see on ülempiiriga, hoiata klienti enne 80 tunni täitumist ja lepi iga lisa kokku enne.
• Alla hinnatud: P-104 andis ära 1,5 tundi. See on ühel projektil null. Sama põhjus kümnel projektil korduvalt tähendab, et sinu hinnangud vajavad tööd, nagu selgitab allahindlus ja mahakandmine.

Fikseeritud tasuga projektil veerg Arveldatud ei kehti, sest arve arveldab tasu või selle etapi. Hoia Töötatud ja Eelarvet alles ning kasuta juhendit eelarvestatud ja tegelikest tundidest.

Kuidas vältida projekti tundide kaks korda arveldamist või vahelejäämist?

Projekti tundide kaks korda arveldamist või vahelejäämist väldid, kirjutades arve numbri igale kirjele, kui see arveldatakse, ja tehes ülaltoodud arvutuse enne iga arveldusringi. Kirje numbriga on arveldatud. Kirje ilma selleta ei ole ja see on ka järgmisel kuul alles.

Paranda vead selle järgi, kui kaugele need on jõudnud. Enne arveldamist kodeeri kirje õigele projektile ümber. Pärast arveldamist jäta kirje rahule ja paranda arve korralikult kreeditarvega või parandatud arvega, sest ajaarvestus peaks jätkuvalt kokku sobima sellega, mille saatsid.

Tundide jälgimine projekti kaupa ERPFlow's

ERPFlow'l pole täna taimerit ega tööajatabeleid. Ajaarvestus, sealhulgas arvestatud aja teisendamine arveteks, tuleb varsti. Samuti pole projektihindu ega eelarveid, inimeste kaupa ajaaruandeid ega arveldatud märget tundidel, nii et ülaltoodud jooksev tabel jääb sinu tabelarvutusse.

Mida ERPFlow täna teeb, on tundide hoidmine projekti vastu. Kuidas projektid töötavad annab täieliku ülevaate:

• Projekt: projekt on tahvel sinu nimetatud veergudega. Seo see kliendiga ja see ilmub selle kliendi kirjele.
• Tunnid: igal kaardil on kulunud aja väli, sisestatud tundide ja minutitena. Projektide loend liidab kaardid ja kulunud aja iga projekti kohta, arhiveeritud kaardid kaasa arvatud, ning kliendi Projektide vaheleht liidab need tahvlite üle.
• Piirid: kaart hoiab ühte arvu, ilma kuupäevata ja inimeste kaupa jaotamata, nii et kasuta ühte kaarti ülesande või arveldusperioodi kohta.
• Arveldatud ja arveldamata lahus hoidmine: lisa veerud, näiteks „Arveldada“ ja „Arveldatud“, ning liiguta kaarte üle. Tahvel veergu ei liida, kuid CSV-eksport annab iga kaardi projekti, veeru ja kulunud aja minutites, mida tabelarvutus saab kokku liita.
• Arveldamine: kaardi aeg ei muutu arveridadeks. Loe kogusumma, siis vali arvel teenus, millel on sinu tunnihind, ja sisesta tunnid kogusena. Võid arve projektiga siduda jaotises Seotud dokumendid.

Piiramatu arv projekte on kõigis plaanides, kuigi Tasuta plaan piirab kaarte kokku 10-ga, arhiveeritud kaasa arvatud.