Viimati uuendatud 6. november 2026
Arvete kokkuviimine tähendab iga väljastatud arve sobitamist selle eest laekunud rahaga, nii et iga saldo sinu raamatutes on tõesti tasumata. Teenindusettevõttel on ka teine kontroll: et kogu tehtud töö sai arveldatud. Tee mõlemat igal kuul, lähtudes pangaväljavõttest, mitte mälust.
Mida tähendab arvete kokkuviimine teenindusettevõttele?
Arvete kokkuviimine teenindusettevõttele on kaks eraldi kontrolli. Esimene käib arvetelt pangale: kas iga arve sai makstud ja kas sinu kirjed seda ütlevad? Teine käib tööst arvetele: kas kõik, mis tarnisid, sai arveldatud?
Teine kontroll on see, mida kaupa müüv ettevõte samal viisil ei vaja. Kaup lahkub laost ja jätab endast kirje maha. Lisa pärastlõuna töö või vaikselt lõppenud etapp ei jäta midagi ning keegi ei helista sulle meelde tuletama. Võid näha ka ostutellimuste, tarnete ja tarnijaarvete „kolmepoolset kokkuviimist“, mis on ostukontroll ja hoopis teine töö.
Kuidas arveid pangaga kokku viia?
Arveid viiakse pangaga kokku, töötades väljavõtte läbi rida realt ja siis kogusummat tõestades. Pane kuu lõpus kõrvale tund aega ja järgi seda järjekorda.
- Märgi pangaväljavõttel iga kliendi laekumine. Jäta välja väljamaksed ja ülekanded oma kontode vahel.
- Sobita iga laekumine arvega viite, siis summa, siis kliendi nime järgi.
- Sisesta kõik, mis pole veel registreeritud, väljavõttel oleva kuupäevaga.
- Loetle, mis üle jääb. Laekumised, mida sa kuhugi paigutada ei saa, lähevad eraldi nimekirja ja mitte lähima tõenäolise arve vastu.
- Arvuta, mida peaks veel võlgnetama, nagu allolevas näites.
- Loetle lahtised saldod ja liida need. Kaks arvu peaksid klappima.
- Leia mis tahes erinevus ja kirjuta üles, mis see oli. Siis aja taga kliente, kes tõesti sulle võlgnevad.
Tee seda enne meeldetuletuste saatmist. Kellegi taga ajamine arve pärast, mille ta tasus kolm nädalat tagasi, maksab rohkem head tahet, kui viivitus väärt oli.
Läbi arvutatud kuulõpu kokkuviimine
Kuulõpu kokkuviimine võrdleb seda, mida peaks võlgnetama, sellega, mida sinu lahtised arved ütlevad. Siin on väljamõeldud näide oktoobri kohta. Kasuta kõikjal summasid koos käibemaksuga, sest seda kliendid maksavad.
| Mida peaks võlgnetama | Summa |
|---|---|
| Võlgnetud 1. oktoobril | 14 200,00 € |
| Lisa oktoobris väljastatud arved | 9 600,00 € |
| Miinus klientide laekumised | −11 350,00 € |
| Miinus tühistatud või krediteeritud arved | −480,00 € |
| Peaks olema võlgu 31. oktoobril | 11 970,00 € |
| Mida sinu lahtised arved ütlevad | Saldo |
|---|---|
| INV-2026-0071 | 2 400,00 € |
| INV-2026-0088, osaliselt makstud | 1 000,00 € |
| INV-2026-0093 | 3 120,00 € |
| INV-2026-0104 | 1 560,00 € |
| INV-2026-0117 | 3 890,00 € |
| Lahtised kokku | 11 970,00 € |
Kaks kogusummat klapivad, seega on kuu kokku viidud. Salvesta koopia kuupäevaga, sest järgmise kuu esimene rida on selle kuu viimane.
Kuidas leida kokkuviimise erinevust?
Kokkuviimise erinevus annab tavaliselt oma põhjuse ise ära, seega vaata selle suurust enne kui midagi muud.
| Erinevus on | See tähendab tavaliselt |
|---|---|
| Täpselt ühe arve summa | Arve või makse puudub või sisestati kaks korda |
| Makse summa kahekordne | Makse lisati sinna, kus see oleks pidanud maha minema |
| Jagub 9-ga | Kaks numbrit vahetati: 1 520 € trükiti kui 1 250 €, mis jätab 270 € |
| Paar eurot | Pangatasu, ümardamine või vahetuskurss |
| Ümmargune ja seletamatu | Kliendi ettemaks, mis ei seisa ühegi arve vastu |
Miks maksed arvetega ei klapi?
Maksed ei klapi arvetega mõnel tavalisel põhjusel ja igaühel on paigas parandus.
| Mida pangas näed | Tõenäoline põhjus | Mida teha |
|---|---|---|
| Paar eurot vähem | Saatja pank võttis tasu | Võta see enda kanda või küsi see, siis registreeri otsustatu |
| Üks summa, mitu arvet | Klient maksis partii | Küsi ülekandeselgitust, jaga see arvete vahel |
| Viidet üldse pole | Nende raamatupidamissüsteem jättis selle välja | Otsi sama summat, kontrolli saatjat, siis küsi |
| Rohkem kui arve | Kaks arvet makstud või duplikaat | Kontrolli, siis hoia kreeditina või maksa tagasi |
| Vähem kui arve, ümmarguse protsendi võrra | Kinnipeetud maks piiriülesel maksel | Küsi maksutõendit ja küsi raamatupidajalt |
| Võõrvaluutas summa, mis päris ei sobi | Päeva vahetuskurss | Registreeri, mis laekus, ja vaata välisvaluutas arveid |
Osamaksetel on oma juhend.
Kuidas kontrollida, et kogu töö sai arveldatud?
Kontrollid, et kogu töö sai arveldatud, alustades tööde nimekirjast, mitte arvete nimekirjast. Arved ei saa sulle näidata, mis neist puudub. Käi need läbi kord kuus:
- Vastuvõetud pakkumised: igaühest tehtud arved peaksid andma kokku pakkumise või seni arveldatud etappide summa.
- Etapimaksed: iga sel kuul lõppenud etapp peaks omama sel kuul kuupäevastatud arvet.
- Püsitasud: üks arve kliendi kohta perioodi kohta. Igakuine püsitasu, mis peatati ja kunagi ei taaskäivitatud, on lihtne kahe silma vahele jätta.
- Lisatöö: kõik, mis töö ajal e-kirjaga kokku lepiti.
- Kulud edasi arveldamiseks: vaata oma kuludest läbi kõik, mida tahtsid edasi anda.
Kõik, mille leiad, läheb pooleliolevate tööde aruandele (WIP) või otse arvele. Seda teha kuu pärast tööd on palju lihtsam kui kolm kuud hiljem, kui klient on oma eelarve juba sulgenud.
Arvete kokkuviimine ERPFlow's
ERPFlow'l ei ole pangavoogu, pangaväljavõtte importi ega maksete kokkuviimist. Loed väljavõtet ja sisestad iga laekumise ise käsuga Registreeri makse arvel, panga kuupäeva ja viite märkusega. ERPFlow ei tooda ka ülaltoodud kuulõpu tõestust, seega see elab sinu tabelis.
Mida ta sulle töötamiseks annab:
- Arvete nimekiri filtreerib Tähtaeg möödas, Osaliselt tasutud ja Ülemakstud ning perioodi järgi, nii et näed, mis kuus väljastati.
- Töölaud näitab Tasumata ja Tähtaeg möödas sinu põhivaluutas. Need numbrid ei sisalda käibemaksu, käibemaks on selle all, seega liida need kaks kokku enne, kui neid ülaltoodud saldode nimekirjaga võrdled. Osaliselt makstud arved loevad ainult selle, mis järele jäi.
- Manused arvel võivad hoida ülekandeselgitust või maksekinnitust. Need jäävad sisemisteks ja ei lähe kunagi kliendile.
- Tühista ja Registreeri tagastus tegelevad parandustega, kui neid vaja on.
Teise kontrolli jaoks loetleb pakkumine sellest tehtud arved jaotises Seotud dokumendid, nii et näed, mis selle vastu on arveldatud. Projekt võib olla seotud ka oma kliendi, pakkumiste, tellimuste ja arvetega.