Kuidas arveldada hüvitatavaid kulusid

Hüvitatava kulu arveldamiseks pane see arvele oma reana, kus on kirjas, mis see oli, millal see juhtus ja summa, omahinnaga või kokkulepitud juurdehindlusega. Hoia kviitungit. See, kas lisad käibemaksu, sõltub sellest, kas see on edasi arveldatud kulu (tavaliselt jah) või tõeline väljamakse (tavaliselt ei).

Kuidas hüvitatavad kulud peaksid arvel välja nägema?

Hüvitatavad kulud peaksid arvel olema eraldi ridadena sinu tasu all, igaüks piisavalt konkreetne, et kliendi raamatupidamine ei pea midagi küsima. „Kulud: 240 €“ saab päringu. See siin ei saa:

Kulu: rongi- ja hotellikulu kliendi objektile sõiduks, 11.–12. märts 2026, omahinnaga. Kviitungid soovi korral olemas.

Pane väikesed kulud kokku, kui klient nõustub, kuid anna igale rühmale kuupäevavahemik. Kui oled kulule juurde arvestanud, ära kirjuta selle kõrvale „omahinnaga“.

Arvelda kulud samal arvel kui töö, mida need puudutavad, või esimesel arvel pärast nende tasumist. Kulu, mis ilmub neli kuud hiljem, on tihti kliendi eelarves oma koha kaotanud. Reisile kulunud aeg on piletist eraldi küsimus ja juhend reisiaja arveldamise kohta käsitleb seda.

Kas see on edasi arveldatud kulu või väljamakse?

Edasi arveldatud kulu on kulu, mille ostsid oma töö tegemiseks, väljamakse aga kulu, mille maksid puhtalt kliendi nimel. Erinevus otsustab käibemaksu.

Enamik ärikulusid on edasi arveldatud kulud, olenemata sellest, kuidas arve neid nimetab. HMRC enda näide on konsultant, kes lendab kliendi objektile: pilet ei saa olla väljamakse, sest lennufirma tarne oli konsultandile (Notice 700, punkt 25.1.3). Ühendkuningriigis peavad kõik HMRC tingimused olema täidetud, et midagi väljamakseks pidada. ELis on reegel käibemaksudirektiivi artikkel 79: raha peab olema kulutatud kliendi nimel ja tema huvides ning sa pead tõendama tegeliku summa ega tohi sellelt käibemaksu maha arvata.

Selle maksupoolel on oma juhend: käibemaks hüvitatavatelt kuludelt ja väljamaksetelt. Ülejäänud see juhend on selle kohta, kuidas see arvele saada.

Täielik arve tasu, edasi arveldatud kulu ja väljamaksega

Siin on väljamõeldud näide, kasutades aritmeetika lihtsuse huvides 20% käibemaksu. Konsultant arveldab tasu, arveldab edasi reisikulu ja annab edasi kliendi nimel makstud ehitusloa tasu.

Kuidas vältida käibemaksu käibemaksu peal?

Käibemaksu käibemaksu peal väldid, arveldades kulu edasi netona käibemaksust, mille saad tagasi nõuda, ja lisades siis peale oma käibemaksu. See on kuluridadel kõige levinum viga. Võta väljamõeldud 120 € hotellikviitung, mis sisaldab 20 € käibemaksu.

Teine rida on õige ja see üllatab inimesi. Mõni riik piirab hotellide ja söögi käibemaksu tagasinõudmist, ja siis on kogu 120 € sinu kulu ning sinu enda käibemaks kehtib reale endiselt. Küsi raamatupidajalt, milliseid kulusid saad tagasi nõuda.

Viimane rida on see, mida vältida. Klient maksab 24 € liiga palju ja valvas raamatupidamine saadab selle tagasi.

Omahinnaga või juurdehindlusega?

Omahinnaga on hüvitatavate kulude tavaline vaikeväärtus ja juurdehindlus on korras, kui klient on sellega kirjalikult nõustunud. Juurdehindlus on mõistlik, kus kannad päris kulu raha ettemaksmisel või tarnijaga tegelemisel. Ülaltoodud 240 € puhul teeb 10% rea 264 €, käibemaksuga 52,80 €. Kumba iganes valid, ütle seda enne kulutamist:

Kulud: selle tööga seotud reisi- ja muud vajalikud kulud arveldatakse omahinnaga, ilma juurdehindluseta, selle kuu arvel, mil need tekivad. Iga üle 100 € üksikkulu vajab eelnevalt sinu kirjalikku heakskiitu. Kviitungid soovi korral olemas.

Heakskiidu rida hoiab ära enamiku vaidlusi. Ilma selleta palud kliendil heaks kiita 600 € hotelli pärast ööbimist.

Vead, mis maksavad sulle raha

• Selle unustamine. Tavaline põhjus on, et kulu elab kaardiväljavõttes ja arve elab kuskil mujal. Vaata enne iga arve saatmist oma kulud üle.
• Kviitungi kaotamine. Kviitungita võib käibemaksu tagasinõudmine ära jääda ja klient jääb vastuseta, kui küsib.
• Käibemaksu tagasinõudmine väljamaksel. Sa ei saa teha mõlemat.
• Edasi arveldamise segiajamine töötajate nõuetega. Töötajale, kes kulu katis, tagasi maksmine on eraldi töö, olenemata sellest, mida seejärel kliendile arveldad. Vaata kulunõuete poliitikat.

Kulu edasi arveldamine ERPFlow's

ERPFlow's kulud ei ole seotud klientide ega töödega, seega kulu edasi arveldamine on rida, mille trükid arvele. ERPFlow ei saa kulu arvele tõmmata, märkida seda arveldamata ega näidata kulu või marginaali kliendi kohta.

Seega teed kaks asja. Registreeri kulu menüüs Kulud, koos kategooria, tarnija, käibemaksu ja lisatud kviitungiga. Seejärel trüki rida arvele: kirjeldus, kogus, hind ja maksumäär või väljamakse puhul ilma maksuta. Lisa arve number kulu kirjeldusse, et näed ühe pilguga, et see on arveldatud.

Arvele lisatud failid on sisemised ega saadeta kliendile, seega kui klient tahab kviitungeid, saada need eraldi.

ERPFlow'l ei ole töötajate kulunõudeid ega hüvitamist, läbisõidu jälgimist ega kviitungite skaneerimist.