Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Regeln und Zahlen aus anderen Quellen geprüft am 6. November 2026. Sie ändern sich, bestätigen Sie sie deshalb bei der Quelle, bevor Sie sich darauf verlassen.
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Eine Vorlage für die Fahrtkostenabrechnung braucht eine Zeile je Fahrt: Datum, Start, Ziel, Zweck, Projektcode, geschäftliche Meilen, Satz und Betrag. Ergänzen Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter, das Fahrzeug und die in diesem Steuerjahr bereits abgerechneten Meilen. Im Vereinigten Königreich liegt der genehmigte Satz der HMRC für Pkw 2026 bis 2027 bei 55 Pence je Meile für die ersten 10.000 geschäftlichen Meilen, danach bei 25 Pence.
Vorlage für die Fahrtkostenabrechnung zum Übernehmen
Diese Vorlage für die Fahrtkostenabrechnung hat einen kurzen Kopf und eine Zeile je Fahrt. Die laufende Meilensumme im Kopf ist das Feld, das die meisten Vorlagen weglassen, und an ihr erkennen Sie, wann der Satz sinkt. Hier ein erfundenes Beispiel für eine Beschäftigte eines britischen Projektunternehmens:
| Angaben zur Abrechnung | |
|---|---|
| Beschäftigte oder Beschäftigter | [Name] |
| Fahrzeug | [Kennzeichen, Pkw oder Transporter, Hubraum] |
| Monat | Juni 2026 |
| Geschäftliche Meilen in diesem Steuerjahr, vor dieser Abrechnung | 4.310 |
| Geschäftliche Meilen in diesem Steuerjahr, nach dieser Abrechnung | 4.460 |
| Genehmigt von und Datum | [Name, Datum] |
| Datum | Fahrt | Zweck | Projekt | Geschäftliche Meilen | Satz | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mi., 3. Juni | Büro zur Baustelle Riverside und zurück | Baustellentermin | P-114 | 38 | 55 Pence | 20,90 £ |
| Di., 9. Juni | Büro zum Kunden in Leeds und zurück | Planungsabstimmung | P-118 | 72 | 55 Pence | 39,60 £ |
| Mi., 17. Juni | Zuhause zur Baustelle Riverside zum Büro | Mängelbegehung | P-114 | 24 | 55 Pence | 13,20 £ |
| Mi., 24. Juni | Büro zum Lieferanten und zurück | Muster abholen | Intern | 16 | 55 Pence | 8,80 £ |
| Gesamt | 150 | 82,50 £ |
Die Projektspalte lohnt sich, wenn Sie abrechnen. Riverside kommt auf 62 Meilen und 34,10 £, das wäre, was Sie diesem Kunden weiterberechnen, wenn der Vertrag es erlaubt. In der Tabelle ist der Betrag einfach Meilen mal Satz, und die laufende Summe ist der Wert des Vormonats plus die Meilen dieser Abrechnung.
Wie hoch sind die aktuellen Fahrtkostensätze?
Die aktuellen britischen Sätze stehen in der Tabelle unten, und jede Vorlage, die für Pkw noch 45 Pence zeigt, ist veraltet. Der Satz des ersten Bereichs lag 15 Jahre bei 45 Pence und stieg mit Wirkung vom 6. April 2026 auf 55 Pence. Die Regierung hat erklärt, die Sätze für spätere Jahre zu überprüfen, prüfen Sie also vor jedem 6. April erneut.
| Fahrzeug | Britischer Satz je geschäftlicher Meile, 2026 bis 2027 |
|---|---|
| Pkw oder Transporter, die ersten 10.000 Meilen | 55 Pence |
| Pkw oder Transporter, über 10.000 Meilen | 25 Pence |
| Motorrad | 24 Pence |
| Fahrrad | 20 Pence |
| Mitfahrer in einem Pkw oder Transporter | je 5 Pence |
Das sind die veröffentlichten Sätze der HMRC, und sie gelten für das eigene Fahrzeug einer oder eines Beschäftigten. Firmenwagen nutzen die gesonderten Advisory Fuel Rates, die die HMRC jedes Quartal überprüft.
In den USA änderte sich der Standardsatz der IRS für Geschäftsfahrten mitten im Jahr: 72,5 Cent je Meile vom 1. Januar bis 30. Juni 2026 und 76 Cent vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026. Eine Abrechnung, die dieses Datum überschreitet, braucht beide Sätze.
Anderswo werden Sätze und Regeln national festgelegt, und manche Länder haben gar keinen genehmigten Wert, nutzen Sie also die Zahl Ihrer eigenen Steuerbehörde. Ändern Sie die Satzspalte, und die Vorlage funktioniert weiter.
Wie funktionieren die beiden HMRC-Sätze über ein Jahr?
Die beiden HMRC-Sätze gelten je Beschäftigten und Steuerjahr: Die ersten 10.000 geschäftlichen Meilen ab dem 6. April liegen bei 55 Pence, alles darüber bei 25 Pence. Die HMRC addiert die Meilen aller Fahrzeuge, die eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter in diesem Jahr nutzt.
Hier ein erfundenes Beispiel. Eine Beschäftigte fährt in einem Jahr 11.200 geschäftliche Meilen. Der genehmigte Betrag ist 10.000 × 55 Pence = 5.500 £, plus 1.200 × 25 Pence = 300 £, also 5.800 £. Was dann geschieht, hängt davon ab, was das Unternehmen zahlt.
| Das Unternehmen zahlt | Gezahlt insgesamt | Gegenüber 5.800 £ | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 45 Pence auf alle Meilen | 5.040 £ | 760 £ darunter | Die oder der Beschäftigte kann auf 760 £ Mileage Allowance Relief beantragen |
| 55 Pence, dann 25 Pence | 5.800 £ | Gleich | Nichts zu melden und keine Steuer |
| 55 Pence auf alle Meilen | 6.160 £ | 360 £ darüber | 360 £ werden auf einem P11D gemeldet oder zum Lohn addiert, mit Steuerabzug |
Ein Unternehmen, das den zweiten Bereich vergisst, landet unbemerkt in der letzten Zeile. Das ist der Fehler, den die laufende Summe verhindert.
Die National Insurance (britische Sozialversicherungsbeiträge) funktioniert anders. Die Maßnahme der HMRC setzt den von den Class-1-Einkünften ausgenommenen Betrag auf pauschal 55 Pence je Meile, ohne unteren Bereich. In der letzten Zeile sind die 360 £ also steuerpflichtig, unterliegen auf dieser Grundlage aber nicht der Class 1 National Insurance. Klären Sie das mit Ihrem Lohnabrechnungsdienst, besonders wenn Sie auch eine Pkw-Pauschale zahlen, denn die zählt auf dieselbe Grenze.
Welche Fahrten gehören in eine Fahrtkostenabrechnung?
Geschäftliche Fahrten gehören in eine Fahrtkostenabrechnung, der gewöhnliche Arbeitsweg nicht. In Projektarbeit lautet die Frage meist, ob ein Standort eine vorübergehende Arbeitsstätte ist, was die HMRC im Merkblatt 490 erklärt.
| Fahrt | Im Vereinigten Königreich abrechenbar? | Warum |
|---|---|---|
| Zuhause zu Ihrem üblichen Büro | Nein | Gewöhnlicher Arbeitsweg |
| Büro zu einem Kunden oder einer Baustelle und zurück | Ja | Geschäftsreise |
| Zuhause zu einer vorübergehenden Baustelle | Meist ja | Ein Ort, den Sie für eine Aufgabe von begrenzter Dauer aufsuchen, ist eine vorübergehende Arbeitsstätte |
| Zuhause zu einer Baustelle, für 40 % oder mehr Ihrer Zeit, über mehr als 24 Monate | Nein | Sie gilt als dauerhafte Arbeitsstätte |
| Ein Baustelleneinsatz, der über 24 Monate hinaus verlängert wird | Nur bis zur Verlängerung | Sie wird dauerhaft ab dem Zeitpunkt, an dem sich die Erwartung ändert |
| Ein privater Umweg auf dem Weg | Nicht der Umweg | Privatfahrt |
Die Zeile mit den 24 Monaten ist für Baustellenbetriebe wichtig, auch für das Bauwesen. Der Test der HMRC betrachtet, was erwartet wird: Ein auf 18 Monate geplantes und auf 30 verlängertes Projekt ist bis zum Verlängerungsdatum vorübergehend und danach dauerhaft. Vermerken Sie dieses Datum in der Projektakte, denn dieselbe Fahrt ist von da an nicht mehr abrechenbar.
Ihre eigene Richtlinie darf strenger sein als die Steuerregel. Manche Unternehmen ziehen von jeder Fahrt zwischen Wohnung und Baustelle den üblichen Arbeitsweg ab, um es einfach zu halten, und die Spesenrichtlinie ist der Ort, das zu sagen. Einem Kunden die Reisezeit zu berechnen ist eine eigene Frage, behandelt unter Reisezeit abrechnen.
Kann ein Unternehmen USt. auf Fahrtkosten zurückfordern?
Ein umsatzsteuerlich registriertes britisches Unternehmen kann USt. nur auf den Kraftstoffanteil einer Fahrtkostenpauschale zurückfordern, nie auf die gesamte Zahlung. Die VAT Notice 700/64 sagt, den Kraftstoffanteil mit dem USt.-Bruch zu multiplizieren, und die Pauschale muss auf tatsächlich gefahrenen Meilen beruhen.
Hier eine erfundene Rechnung mit den 150 Meilen von oben, bei Kraftstoffkosten von 14 Pence je Meile. Der Kraftstoffanteil ist 150 × 14 Pence = 21,00 £. Der USt.-Bruch bei 20 % ist 1/6, die zurückzufordernde USt. beträgt also 3,50 £. Vereinbaren Sie mit Ihrer Buchhalterin oder Ihrem Buchhalter, wie Sie den Kraftstoffwert festlegen.
Die Notice nennt auch die Aufzeichnungen, die je Beschäftigten zu führen sind: die gefahrenen Meilen, ob eine Fahrt zugleich geschäftlich und privat war, den Hubraum des Fahrzeugs, den Satz der Pauschale und die geltend gemachte USt. Außerdem brauchen Sie Tankrechnungen, es sei denn, der Kraftstoff wurde mit einer von Ihnen gestellten Karte gekauft. Ergänzen Sie also den Hubraum im Kopf der Vorlage und bitten Sie Fahrer um Tankbelege, wenn Sie zurückfordern wollen.
Fahrtkostenabrechnungen in ERPFlow erfassen
ERPFlow hat weder Fahrtenerfassung noch Abrechnungen von Beschäftigten oder Erstattung, die Vorlage oben bleibt also in einer Tabelle, ebenso die laufende Meilensumme.
Zahlen Sie eine Abrechnung aus, erfassen Sie sie als Ausgabe in einer eigenen Kategorie, etwa Fahrtkosten, und hängen das unterschriebene Blatt an. Eine Ausgabe ist nicht mit einem Kunden oder Auftrag verknüpft, ERPFlow summiert Fahrtkosten also nicht nach Projekt. Das macht die Projektspalte Ihres Blatts.
Um Fahrtkosten an einen Kunden weiterzuberechnen, fügen Sie sie der Rechnung als Zeile hinzu, mit den Meilen als Menge und Ihrem Satz als Preis. Tun Sie das oft, spart eine danach benannte Dienstleistung mit bereits gesetztem Preis das erneute Tippen.