Spesenrichtlinie für ein kleines Projektunternehmen

Eine Spesenrichtlinie für ein kleines Projektunternehmen sagt, was Beschäftigte abrechnen dürfen, was vorab genehmigt werden muss, welche Belege beizufügen sind, wie schnell abzurechnen ist und wie Kosten zum Kunden gelangen. Eine Seite genügt. Die Formulierung unten ist zum Übernehmen bereit. Legen Sie Ihre eigenen Grenzen fest und klären Sie die Steuerzeilen mit Ihrer Buchhalterin oder Ihrem Buchhalter.

Beispiel einer Spesenrichtlinie zum Übernehmen

Diese Spesenrichtlinie ist für ein erfundenes Unternehmen geschrieben. Die Beträge in Klammern sind Beispiele, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen, keine empfohlenen Beträge.

1. Der Grundsatz. Wir erstatten angemessene Kosten, die Sie bei der Arbeit für [Unternehmen] persönlich bezahlen. Sie sollen am Ende weder besser noch schlechter dastehen.

2. Vorher fragen. Holen Sie die Genehmigung Ihrer Projektleitung ein, bevor Sie eine Reise mit Übernachtung antreten und bevor Sie mehr als [100 €] für eine einzelne Position ausgeben.

3. Belege. Fügen Sie für jede Position einen Beleg bei. Ein Kartenbeleg genügt nicht, weil er weder zeigt, was gekauft wurde, noch die USt. Bitten Sie bei allem über [100 €] um eine Rechnung mit USt. auf den Namen des Unternehmens. Haben Sie einen Beleg verloren, sagen Sie es in der Abrechnung, und [Name] entscheidet.

4. Projektcodes. Setzen Sie bei jeder Projektauslage den Projektcode und kennzeichnen Sie, ob sie dem Kunden weiterberechnet werden kann.

5. Frist. Reichen Sie Abrechnungen bis zum [5.] des Folgemonats ein. Wir dürfen alles ablehnen, was älter als [drei Monate] ist.

6. Genehmigung. Ihre Projektleitung oder Führungskraft genehmigt Ihre Abrechnung. Niemand genehmigt die eigene. Abrechnungen der Geschäftsführung gehen an [eine andere Geschäftsführung oder die Buchhaltung].

7. Zahlung. Genehmigte Abrechnungen zahlen wir per Überweisung binnen [10] Arbeitstagen. Das hängt nicht davon ab, ob der Kunde uns bezahlt hat.

8. Firmenkarten. Für Ausgaben mit Firmenkarte gelten dieselben Belege und Projektcodes bis zur selben Frist.

9. Falsche Angaben. Eine vorsätzlich falsche Abrechnung ist eine disziplinarische Angelegenheit. Ein ehrlicher Fehler wird einfach korrigiert.

Ergänzen Sie dann eine Tabelle dessen, was abgerechnet werden darf, denn das ist der Teil, den Beschäftigte tatsächlich nachschlagen werden:

Wie sieht eine durchgerechnete Spesenabrechnung aus?

Eine durchgerechnete Spesenabrechnung zeigt jede Position mit ihrem Projektcode, ob sie weiterberechnet werden kann, und mit getrennt geführten Netto-, USt.- und Gesamtbeträgen. Hier eine erfundene, mit 20 % USt. und einem Bahnticket ohne USt.:

Aus diesem Formular ergeben sich drei verschiedene Zahlen:

• Der Beschäftigte erhält 252,00 € erstattet, den Betrag, den er tatsächlich ausgegeben hat.
• Die Kosten des Unternehmens sind 218,00 €, wenn es die 34,00 € USt. zurückfordern kann.
• Dem Kunden werden 158,00 € netto weiterberechnet (48 € + 110 €), zuzüglich USt., falls sie auf die Weiterberechnung anfällt. Die übrigen 60,00 € bleiben eigene Kosten des Unternehmens.

Der zu vermeidende Fehler ist, das Hotel mit 132 € weiterzuberechnen und dann USt. aufzuschlagen, denn das berechnet dem Kunden USt. auf USt. Wie eine Weiterberechnung besteuert wird, hängt davon ab, ob sie ein durchlaufender Posten oder Teil Ihrer eigenen Leistung ist. Die Ratgeber zu weiterberechenbaren Auslagen auf Rechnungen und zur USt. auf weiterberechnete Auslagen gehen beides durch.

Was braucht ein Unternehmen, um USt. auf Auslagen von Beschäftigten zurückzufordern?

Um USt. auf eine Auslage von Beschäftigten zurückzufordern, braucht ein Unternehmen im Allgemeinen eine ordnungsgemäße Rechnung oder einen Beleg mit USt. für echte Betriebskosten, und manche Kategorien sind ungeachtet der Unterlagen gesperrt.

• In der EU macht Artikel 178 Buchstabe a der Mehrwertsteuersystemrichtlinie den Besitz einer gültigen Rechnung zur Bedingung für den Vorsteuerabzug, und Artikel 176 schließt Ausgaben aus, die nicht streng betrieblich sind, etwa Luxus, Vergnügungen oder Bewirtung. Die Mitgliedstaaten setzen eigene Grenzen obendrauf, was gesperrt ist, unterscheidet sich also je Land.
• Im Vereinigten Königreich kann ein Lieferant eine vereinfachte USt.-Rechnung für Lieferungen bis 250 £ ausstellen, ein Kassenbon mit Name, Anschrift und USt.-Nummer des Lieferanten, dem Datum, einer Beschreibung, der Summe und dem USt.-Satz kann also genügen. USt. auf Geschäftsbewirtung ist im Allgemeinen gesperrt, mit einer Ausnahme für Kunden im Ausland. Die Bewirtung der eigenen Beschäftigten wird anders behandelt.

Behandeln Sie die Bewirtung von Kunden in der Praxis als Kosten einschließlich ihrer USt., sofern Ihre Buchhalterin oder Ihr Buchhalter nichts anderes sagt. Deshalb verlangt die Richtlinie neben dem Beleg auch die Namen der Teilnehmenden.

Sind erstattete Auslagen für Beschäftigte steuerpflichtig?

Erstattete Auslagen sind im Allgemeinen nicht steuerpflichtig, wenn sie echte Betriebskosten ersetzen, aber die Regeln unterscheiden sich je Land und werden strenger bei Pauschalen, die ohne Nachweis von Ausgaben gezahlt werden.

Im Vereinigten Königreich bedeutet die Ausnahme der HMRC für gezahlte oder erstattete Auslagen, dass ein Arbeitgeber eine Auslage nicht melden muss, die die Beschäftigte oder der Beschäftigte voll absetzen könnte. Sie gilt nicht für Kilometerpauschalen für das eigene Fahrzeug, die eigene Sätze haben. Pauschalsätze haben eigene Bedingungen, fragen Sie also, bevor Sie einen zahlen.

In den USA beschreibt die IRS Publication 463 einen Accountable Plan: Die Ausgabe hat einen betrieblichen Bezug, die Beschäftigte oder der Beschäftigte rechnet sie in einem angemessenen Zeitraum ab, und ein Überschuss wird zurückgegeben. Abrechnung binnen 60 Tagen gilt als angemessen. Beträge außerhalb dieser Regeln werden als Lohn behandelt.

Anderswo fragen Sie Ihre Buchhalterin oder Ihren Buchhalter, welche Pauschalen Ihr Land akzeptiert. Hüten Sie sich vor der Pauschale, die jeden Monat „für Auslagen“ gezahlt wird und meist auf die Gehaltsabrechnung gehört.

Welche Fehler bei Spesenabrechnungen kosten ein Unternehmen Geld?

Die Fehler bei Spesenabrechnungen, die ein Unternehmen Geld kosten, sind meist stille, die nie als Fehler auftauchen.

• Weiterberechenbare Kosten, die nicht gekennzeichnet sind. Eine Hotelrechnung ohne Projektcode erreicht nie die Rechnung des Kunden, und das Unternehmen trägt sie einfach.
• Abrechnungen, die ein Quartal lang gesammelt werden. Bis dahin gehört die USt. womöglich in eine frühere Voranmeldung, und der Auftrag ist vielleicht schon abgerechnet.
• Selbstgenehmigung. Sie ist selten unehrlich. Sie nimmt nur die einzige Kontrolle weg, ob ein Code oder ein Betrag stimmt.
• Kartenbelege statt Belegen. Sie belegen die Zahlung, aber nicht, was gekauft wurde, und tragen keine Rückforderung der USt.
• Nicht abgestimmte Vorschüsse. Ein Bargeldvorschuss ohne Abrechnung ist entweder ein Darlehen oder Lohn, und es ist besser zu wissen, welches.

Spesenabrechnungen in ERPFlow erfassen

ERPFlow hat weder Spesenabrechnungen von Beschäftigten noch einen Genehmigungsablauf oder eine Erstattung, das Abrechnungsformular und seine Genehmigung bleiben also außerhalb, in einer Tabelle oder auf Papier.

Ist eine Abrechnung genehmigt, erfassen Sie jede Auslage als Ausgabe mit Name, Betrag, Kategorie, Steuer und gegebenenfalls Lieferant und hängen den Beleg an. Auf Smartphone oder Tablet hängt Foto aufnehmen ein Bild davon in einem Schritt an. Es gibt keine Belegerkennung, Sie tippen die Zahlen also selbst. Summen für diesen Monat, den letzten Monat, dieses Jahr und insgesamt stehen über der Liste.

Eine Ausgabe in ERPFlow ist nicht mit einem Kunden oder Auftrag verknüpft und zeigt Ihnen daher keine Kosten je Projekt. Setzen Sie den Projektcode in den Namen der Ausgabe, um sie wiederzufinden, und behalten Sie das Abrechnungsformular als Ihren Nachweis je Auftrag. Um eine Auslage weiterzuberechnen, fügen Sie sie selbst als Zeile in die Rechnung ein. Die Berechtigung, Ausgaben zu verwalten, gilt für jede Ausgabe und nicht nur für die eigenen einer Person, am sichersten ist es daher, die Erfassung bei einer Person zu belassen.