Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Regeln und Zahlen aus anderen Quellen geprüft am 6. November 2026. Sie ändern sich, bestätigen Sie sie deshalb bei der Quelle, bevor Sie sich darauf verlassen.
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Um eine USt-IdNr. in VIES zu prüfen, öffnen Sie die VIES-Seite der Europäischen Kommission, wählen das Land, das die Nummer vergeben hat, geben die Nummer ohne Länderpräfix, Leerzeichen oder Punkte ein und tragen Ihre eigene USt-IdNr. als Anfragenden ein. Klicken Sie auf „Verify“ und bewahren Sie die Abfragenummer als Beleg für das Ergebnis auf.
Wie prüfen Sie eine USt-IdNr. in VIES, Schritt für Schritt?
Das Prüfen einer USt-IdNr. in VIES dauert etwa eine Minute auf der VIES-Seite der Kommission, und jede Prüfung geht an die nationale Datenbank des gewählten Landes.
- Wählen Sie das Land, das die Nummer vergeben hat. Die Liste trägt die Bezeichnung „Member State / Northern Ireland“.
- Geben Sie die Nummer ein. Verwenden Sie eine durchgehende Zeichenfolge ohne Leerzeichen oder Punkte und Großbuchstaben für alle Buchstaben. Lassen Sie das zweistellige Präfix weg, denn die Länderliste liefert es.
- Tragen Sie Ihr eigenes Land und Ihre eigene USt-IdNr. als Anfragenden ein. Dieser Schritt ist für die Prüfung selbst optional, aber so erhalten Sie eine Abfragenummer.
- Klicken Sie auf „Verify“. Die Antwort kommt nach wenigen Sekunden.
- Vergleichen Sie Name und Anschrift mit den Angaben Ihres Kunden, soweit VIES sie anzeigt.
- Speichern Sie das Ergebnis mit Datum, Uhrzeit und Abfragenummer.
Einige Präfixe sorgen immer wieder für Verwirrung.
| Nummer aus | Auswählen | Worauf zu achten ist |
|---|---|---|
| Griechenland | EL | Griechische USt-IdNr. verwenden EL, nicht GR |
| Österreich | AT | Die Nummer selbst beginnt mit U, geben Sie U also als erstes Zeichen ein |
| Nordirland | XI | Nur für Unternehmen, die im Rahmen des Windsor-Rahmenabkommens mit Waren handeln |
| Großbritannien | Nicht verfügbar | Nutzen Sie stattdessen HMRCs Prüfdienst, wie unten beschrieben |
Was bedeuten die VIES-Ergebnisse?
Ein VIES-Ergebnis beantwortet eine einzige enge Frage: Ist diese Nummer in der Datenbank ihres Landes im Moment für den grenzüberschreitenden Handel aktiv? Der Wortlaut stammt von VIES selbst.
| VIES meldet | Was es bedeutet | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| „Yes, valid VAT number“ (gültige USt-IdNr.) | Die Nummer ist für den grenzüberschreitenden EU-Handel registriert | Name und Anschrift vergleichen, Ergebnis speichern |
| Gültig, aber ohne Name oder Anschrift | Dieses Land erlaubt VIES nicht, sie anzuzeigen | Den Kunden um ein Registerdokument bitten oder Ihre eigene Steuerverwaltung um Bestätigung |
| „No, invalid VAT number“ (ungültige USt-IdNr.) | Die Nummer ist nicht gültig, zumindest am Tag der Prüfung | Mit dem Kunden erneut prüfen. Siehe unten |
| „Service unavailable“ (Dienst nicht verfügbar) | Ein Netzwerk- oder Anwendungsproblem | Später erneut versuchen. Es sagt nichts über die Nummer aus |
| „Member State service unavailable“ (Dienst des Mitgliedstaats nicht verfügbar) | Die Datenbank dieses Landes ist nicht erreichbar | Später erneut versuchen. Die VIES-Hilfeseite nennt bekannte Wartungsfenster |
| „Maximum concurrent requests reached“ (Höchstzahl gleichzeitiger Anfragen erreicht) | Zu viele Prüfungen gleichzeitig | Später erneut versuchen |
Warum erscheint eine echte USt-IdNr. in VIES als ungültig?
Eine echte USt-IdNr. kann in VIES als ungültig erscheinen, weil die Prüfung die grenzüberschreitende Registrierung betrifft, und die ist nicht immer dasselbe wie eine umsatzsteuerliche Registrierung. Die Seite Your Europe der EU nennt drei Gründe:
- Die USt-IdNr. existiert nicht.
- Die Nummer wurde für innergemeinschaftliche Umsätze nicht freigeschaltet.
- Die Registrierung ist noch nicht abgeschlossen, denn manche Länder verlangen für den EU-internen Handel eine gesonderte Registrierung, und Aktualisierungen brauchen Zeit, bis sie in der nationalen Datenbank ankommen.
Ein neues Unternehmen mit einer völlig korrekten inländischen Nummer kann also durchfallen. Nur die Steuerverwaltung, die die Nummer vergeben hat, kann sie korrigieren, die Kommission kann es nicht. Das heißt, der Kunde muss es klären, nicht Sie. Hier eine E-Mail, die Sie anpassen können:
Ihre USt-IdNr. [Nummer] wird heute im EU-System VIES als ungültig angezeigt. Bitte bestätigen Sie uns die Nummer und bitten Sie, falls sie richtig ist, Ihr Finanzamt, sie für innergemeinschaftliche Umsätze freizuschalten. Sobald VIES sie bestätigt, können wir Ihnen ohne Umsatzsteuer eine Rechnung stellen. Bis dahin müssten wir normalerweise Umsatzsteuer zu unserem inländischen Satz berechnen.
Der letzte Satz entspricht den Hinweisen der Behörden. Your Europe sagt, dass Sie ohne gültige EU-USt-IdNr. in der Regel Umsatzsteuer berechnen sollten, und die VIES-FAQ sagt, dass Sie den Umsatz nicht steuerfrei stellen sollten, wenn Sie annehmen, dass der Kunde kein Steuerpflichtiger ist.
Wie belegen Sie, dass Sie eine USt-IdNr. geprüft haben?
Sie belegen die Prüfung einer USt-IdNr., indem Sie die Abfragenummer aufbewahren, die VIES ausstellt, wenn Sie Ihre eigene USt-IdNr. als Anfragenden eintragen. Die VIES-Hilfeseite sagt, Sie sollen sie in Ihren Unterlagen aufbewahren, um einer Steuerverwaltung zu zeigen, dass Sie eine bestimmte Nummer zu einem bestimmten Zeitpunkt geprüft und eine bestimmte Antwort erhalten haben.
Ohne Ihre eigene Nummer im Feld des Anfragenden erhalten Sie ein Ergebnis, aber keine Abfragenummer, und ein Screenshot ist ein schwächerer Beleg. Ein einfaches Protokoll deckt den Rest ab. Hier ein erfundenes Beispiel mit einer Platzhalternummer:
| Kunde | USt-IdNr. | Geprüft | Ergebnis | Abfragenummer | Von |
|---|---|---|---|---|---|
| Tern Books GmbH | DE000000000 | 12. März 2026, 10:42 Uhr | Gültig, Name stimmt überein | Aus VIES kopiert | AK |
Die rechtliche Grundlage ist Artikel 18 der Durchführungsverordnung 282/2011: Sie dürfen einen EU-Kunden als Unternehmer ansehen, sobald er Ihnen seine Nummer mitgeteilt hat und Sie deren Gültigkeit sowie den zugehörigen Namen und die Anschrift bestätigt bekommen haben. HMRCs Leitfaden für Warenlieferungen nach Nordirland ergänzt, dass Ihre Aufzeichnung hilft, die Einhaltung der Vorschriften zu zeigen, falls sich eine Nummer später als ungültig herausstellt. Er sagt auch, dass Sie nur dann von der Umsatzsteuer befreit sind, wenn Sie wirklich alles getan haben, um die Nummer zu prüfen, und keinen anderen Anlass zum Verdacht hatten. Andere Steuerbehörden wenden eigene Maßstäbe an.
Wie oft sollten Sie eine USt-IdNr. prüfen?
Keine EU-Regel legt einen Rhythmus für die Prüfung einer USt-IdNr. fest, aber eine einzige Prüfung bei der Anlage des Kunden genügt nicht, weil Registrierungen gelöscht werden können und VIES den Stand des jeweiligen Tages zeigt. HMRC sagt, dass Sie regelmäßig prüfen müssen, ob die Nummer eines Kunden noch gültig ist.
Ein praktikabler Ablauf ist, bei der Anlage des Kunden zu prüfen und danach einmal bei jeder Vorbereitung Ihrer Zusammenfassenden Meldung (EC Sales List), denn dann muss ohnehin jede Nummer stimmen. VIES ist auch der Weg, über den die Steuerbehörden diese Zahlen austauschen.
Kann VIES britische USt-IdNr. prüfen?
VIES kann britische USt-IdNr. mit dem Präfix GB nicht prüfen. Dieser Dienst endete am 1. Januar 2021, und VIES selbst verweist Unternehmen auf die britische Steuerbehörde. Nutzen Sie für diese Nummern HMRCs Dienst Check a UK VAT number.
Nummern mit dem Präfix XI sind die Ausnahme. Sie gehören Unternehmen aus Nordirland, die im Rahmen des Windsor-Rahmenabkommens mit Waren handeln, und VIES führt sie als „XI-Northern Ireland“. Dasselbe Unternehmen verwendet für Dienstleistungen seine GB-Nummer, weil die Regelung nur Waren abdeckt. Die Behandlung britischer Kunden im Allgemeinen steht im Ratgeber zur Rechnung an ausländische Kunden.
USt-IdNr. bei Kunden in ERPFlow erfassen
ERPFlow hat keine VIES-Abfrage und validiert eine Nummer nicht bei der Eingabe, Sie führen die Prüfung also auf der Seite der Kommission durch und halten das Ergebnis selbst fest.
- Speichern Sie die Nummer im Feld USt-IdNr. des Kundendatensatzes, mit ihrem Länderpräfix. Sie wird auf den Rechnungen des Kunden neben Ihrer eigenen gedruckt.
- Bewahren Sie den Beleg auf, indem Sie das gespeicherte VIES-Ergebnis als Datei an den Kunden anhängen. PDFs und Bilder werden beide akzeptiert.
- Prüfen Sie gesammelt erneut, indem Sie die Kunden als CSV exportieren, das die Spalte mit der USt-IdNr. enthält, und die Liste abarbeiten.
Eine ausgestellte Rechnung behält die USt-IdNr., mit der sie ausgestellt wurde. Eine spätere Korrektur des Kundendatensatzes ändert sie nicht, bei einer falschen Nummer auf einer ausgestellten Rechnung heißt es also Als storniert markieren, Duplizieren und eine neue Nummer. Eine gültige Nummer schaltet auch nicht den Steuersatz einer Rechnungsposition um, den Sie weiterhin selbst wählen, wie der Ratgeber zum Reverse-Charge-Wortlaut beschreibt.