إجراء اعتماد سجلات الدوام لشركات المشاريع

لإجراء اعتماد سجلات الدوام في شركة مشاريع أربع خطوات: يقدّم الشخص أسبوعه، ويفحص المعتمِد السطور، ويقبله المعتمِد أو يعيده مع السبب، ثم يُقفل الأسبوع المعتمد للفوترة والتقارير. في شركة صغيرة يكفي موعد نهائي أسبوعي واحد ومعتمِد مسمّى واحد لكل شخص.

من ينبغي أن يعتمد سجلات الدوام في شركة مشاريع؟

في شركة المشاريع ينبغي أن يعتمد شخص مسمّى واحد سجل دوام كل موظف، وعادةً من يعرف أكثر عمل ذلك الشخص. الحالة الحرجة هي من يعمل على عدة أعمال، وهذه هي الترتيبات التي تصلح:

تجنب أن يعتمد كل قائد مشروع سطوره وحدها. يبدو هذا دقيقًا، لكنه يعني أن سجل الدوام لا يكتمل حتى ينظر فيه الجميع، وفي شركة صغيرة سيكون ذلك الأسبوع ما يزال ينتظر عند نهاية الشهر.

كيف يبدو الجدول الزمني الأسبوعي للاعتماد؟

يحدد الجدول الزمني الأسبوعي للاعتماد وقتًا ثابتًا لكل خطوة، لتكون الساعات المعتمدة جاهزة قبل خروج الفواتير. إليك مثالًا تعدّله:

خطّط لنهاية الشهر. الأسبوع الذي يمتد على شهرين ينبغي أن يُقسَّم، ليتسنى اعتماد الأيام الأخيرة وفوترتها مع الشهر الذي تنتمي إليه. وبدون ذلك يحصل العملاء بالساعة على فاتورة متأخرة أسبوعًا دائمًا ويضطر الجميع إلى شرح السبب. وينبغي أن تطابق هذه المواعيد النهائية المواعيد الواردة في سياسة سجلات الدوام.

ماذا ينبغي أن يفحص المعتمِد في سجل الدوام؟

ينبغي أن يفحص المعتمِد أن سجل الدوام مكتمل ومرمَّز بشكل صحيح، وأن يترك الساعات نفسها. اتبع القائمة القصيرة نفسها في كل مرة:

1. هل الإجمالي معقول؟ قارنه بساعات العقد والإجازات المعتمدة والعطل الرسمية.
2. هل كل سطر على المشروع والمهمة الصحيحين؟ انتبه إلى السطور الداخلية الغامضة.
3. هل علامة القابلية للفوترة صحيحة؟ علامة خاطئة واحدة إما تضيّع إيرادًا أو تفوتر عميلًا بما لا ينبغي أن يدفعه.
4. هل يستطيع العميل قراءة الوصف؟ هذا مهم فقط للسطور التي سيراها.
5. هل يتجاوز عمل ميزانيته؟ نبّه قائد المشروع، واترك الساعات كما سُجلت.

إليك أسبوعًا مختلقًا يبين لماذا يجدي هذا. بن متعاقد على 40 ساعة، ويفوتر بسعر €95 للساعة في الأعمال بالساعة.

حين سُئل بن عن النقص، تذكّر زيارة موقع في P-114 وأضافها. فصارت 8.5 ساعات أخرى في الأعمال بالساعة: الـ6.0 المعاد ترميزها والـ2.5 المضافة. وبسعر €95 هذا €807.50 لم يكن سيصل إلى فاتورة، اكتُشف في بضع دقائق. ثم تدخل تلك الساعات في الفاتورة.

الفحص الذي ينبغي مقاومته هو تخفيض الساعات لأن العمل تجاوز ميزانيته. فهو يخفي التجاوز عمّن يحتاجون إلى رؤيته، ويعطيك رقمًا زائفًا تسعّر منه في المرة القادمة. وإذا قررت ألا تفوتر بعض الساعات، فسجّل ذلك القرار منفصلًا كـتخفيض في القيمة، واترك الوقت المسجَّل كما كان.

كيف تعيد سجل دوام؟

لإعادة سجل دوام، سمِّ السطر، وقل ما يبدو خاطئًا، وحدّد وقتًا لإصلاحه. «يرجى مراجعة هذا» الغامضة تعود بالأخطاء نفسها. هذه صياغة تنسخها:

بن، أعيد إليك الأسبوع 23. يبدو السطر 3 (6 ساعات، "متفرقات") مراجعات P-118، فيرجى إعادة ترميزه. ويبلغ مجموع الأسبوع 37.5 مقابل 40 في العقد، فأضِف ما ينقص أو اذكر سبب النقص. أعده إلي بحلول الأربعاء 12:00 من فضلك.

ولسجل دوام لم يصل:

لم يصل سجل دوامك للأسبوع 23 بحلول الساعة 10:00 اليوم. يرجى تقديمه بحلول الساعة 15:00 ليُفوتر P-114 مع كل شيء آخر.

أبقِ هذه الرسائل عن سجل الدوام. وإن تأخر أحدهم باستمرار فتحدث إليه شخصيًا بدل إرسال تذكيرات أشد.

كيف تتعامل مع التصحيحات بعد الاعتماد؟

تمر التصحيحات بعد الاعتماد عبر سجل للتغييرات، لتبقى الأرقام المعتمدة موثوقة ويبقى التاريخ ظاهرًا. بعد قفل الأسبوع لا يعدّله أحد مباشرة. يكفي سجل قصير يُحفظ بجانب سجلات الدوام:

إذا كانت الساعات قد فُوترت بالفعل، فتغيير سجل الدوام لا يغيّر الفاتورة. ستحتاج إلى تصحيح الفاتورة تصحيحًا سليمًا أيضًا، بـإشعار دائن أو بمستند جديد، بحسب قواعد بلدك.

ولقفل أسبوع في جدول بيانات، احتفظ بعمود حالة يقرأ مسوّدة أو مقدَّم أو معاد أو معتمَد. ثم احمِ النطاق المعتمد: يستطيع Excel وGoogle Sheets كلاهما تقييد من يعدّل نطاقًا. ليس مقاومًا للعبث، لكنه يمنع الحوادث، وهذا ما تحتاجه شركة بهذا الحجم.

وينهار الإجراء بطرق متوقعة. المعتمِد الذي يعتمد المجاميع فقط تفوته أخطاء الترميز كلها. والاعتماد في نهاية الشهر فقط يعني أن لا أحد يتذكر ما كانت "المتفرقات". والمعتمِد الواحد بلا نائب يتحول إلى عائق عند أول إجازة. وإذا استغرق الاعتماد أكثر من بضع دقائق لكل شخص، فالأوصاف هي المشكلة عادةً، فأصلحها من المصدر.

اعتماد سجلات الدوام إلى جانب ERPFlow

ليس في ERPFlow اليوم مؤقّت ولا سجلات دوام. سيتوفر تتبّع الوقت، بما في ذلك تحويل الوقت المتتبَّع إلى فواتير، قريبًا. وليس في ERPFlow خطوة لاعتماد سجلات الدوام أيضًا، فشغّل هذا الإجراء في جدول بيانات باستخدام قالب سجل دوام الفريق.

تصل الساعات المعتمدة بعد ذلك إلى ERPFlow يدويًا. في الفاتورة السطر كمية × سعر، فتدخل الساعات المعتمدة ككمية وسعرك كسعر، وغالبًا من خدمة سعرها مضبوط مسبقًا. والفاتورة الصادرة نهائية، فافحص الأسبوع المقفل قبل أن تصدرها.

ولا تخلط هذا بـالإجازات، ففيها طلبات واعتمادات، لكن للإجازات فقط. وهي مفيدة هنا لأن المعتمِد يستطيع مطابقة سطور الإجازة في سجل الدوام مع ما اعتُمد هناك.