كيف تتتبّع الساعات القابلة للفوترة في وكالة

لتتبّع الساعات القابلة للفوترة في وكالة، أعطِ كل عميل رمزًا وكل عمل بندًا تحته، واجعل كل شخص يسجّل الوقت يوميًا على العمل، وقارن ساعات كل اتفاق شهري بحصته أسبوعيًا. التسجيل هو الجزء السهل. والخطر الخاص بالوكالات هو اتفاق شهري يتجاوز حصته دون أن يلحظ أحد.

أي ساعات الوكالة قابلة للفوترة؟

ساعات الوكالة قابلة للفوترة حين يقول عقد العميل ذلك، أي أن الساعة نفسها قد تكون محمَّلة لعميل ومجانية لآخر. هذا الجدول افتراض معقول. تحقق منه مقابل كل عقد.

سجّل كل شيء، بما فيه ما لا تستطيع تحميله. القواعد العامة في دليل الساعات القابلة وغير القابلة للفوترة، والوقت الذي سجّلته ولن تفوتره هو تخفيض قيمة بسبب مدوّن بجانبه.

كيف تُعدّ الوكالة العملاء والأعمال والمهام؟

ينبغي أن تسير رموز وقت الوكالة من العميل ثم العمل ثم نوع المهمة، مع قائمة قصيرة من أنواع المهام يتشاركها الجميع. في هذا الإعداد المُختلَق، HARB-RET هو الاتفاق الشهري لـHarbour Foods، وHARB-WEB عمل منفصل لموقع إلكتروني للعميل نفسه، لأن لهما شروطًا مختلفة.

• أنواع المهام: اقصرها على ما ستقدّم عنه تقارير، مثل الاستراتيجية والنصوص والتصميم والإنتاج وإدارة الحساب. قائمة من ثلاثين تُهمَل، وينتهي كل شيء تحت «عام».
• الرموز الداخلية: يستقبل INT-PITCH وINT-ADMIN كل ما ليس عمل عملاء، فيصل أسبوع كل شخص إلى ساعات عقده. والأسبوع الناقص يعني وقتًا مفقودًا.
• الأسعار: اربطها بالدور لا بالإدخال. وإذا أراد عميل سعرًا واحدًا عبر الفريق، فاحسب سعرًا مركّبًا بالساعة واترك أسعار الأدوار في جدولك الخاص.

يكفي سجل دوام أسبوعي مشترك للفريق لتشغيل هذا إلى أن يصبح للوكالة عملاء أكثر مما يحتفظ به شخص واحد في ذهنه.

كيف تتتبّع ساعات الاتفاق الشهري دون تجاوزها؟

تتبّع ساعات الاتفاق الشهري بمقارنة الساعات المستخدمة بنسبة الشهر المنقضية، كل أسبوع. هذا مثال مُختلَق: اتفاق شهري بـ6,000 € يشتري 60 ساعة، أي 100 € في الساعة بسعر مركّب. بعد أسبوعين من أربعة، ذهبت 38 ساعة. هذه 63% من الحصة عند منتصف الشهر.

أخبر العميل الآن، والخيار ما زال له:

استخدمنا 38 من 60 ساعة في اتفاق هذا الشهر، وبقي أسبوعان. بهذا الإيقاع سينتهي الشهر عند نحو 76 ساعة. أخبرونا أي البنود المتبقية نؤجلها، أو يمكننا المواصلة وفوترة الساعات الـ16 الإضافية بالسعر المتفق عليه 100 € في الساعة.

وفي نهاية الشهر، قس التجاوز بالطريقتين، لأنهما لا تتفقان.

مقيسًا بالساعات، يتجاوز الشهر الحصة بـ6.5 ساعات، أي 650 € إضافية بسعر 100 €. ومقيسًا بالقيمة بأسعار قائمة الأسعار، فهو أعلى من أتعاب 6,000 € بـ135 € فقط، لأن مزيج الأدوار في الشهر بلغ متوسطه نحو 92 € في الساعة، أي أقل من 100 € التي يفترضها الاتفاق. كلا الحسابين أمين، والفرق بينهما 515 €.

لذلك يجب أن يقول العقد بأي وحدة يُقاس الاتفاق الشهري. اتفق على ذلك، وعلى مصير الساعات غير المستخدمة، قبل أن يبدأ أحد العمل. ويغطي دليل فوترة اتفاق شهري الفاتورة نفسها.

كيف تجعل فريقًا إبداعيًا يسجّل الوقت؟

اجعل الفريق الإبداعي يسجّل الوقت بجعله يستغرق أقل من دقيقة يوميًا، وبأن تريهم فيم تُستخدم الأرقام. لا أحد يملأ سجل الدوام جيدًا لأنه أُمر بذلك.

• سجّل في نهاية كل يوم، والتقويم مفتوح. لا تطلب من الناس تشغيل مؤقّتات أثناء تركيزهم.
• أرِ كل شخص استهلاك الاتفاق الشهري. من يرى أن عميلًا بلغ 63% في منتصف الشهر سيذكر ذلك قبل أن تسأله.
• لا تستخدم السجل للحكم على سرعة الناس. حين يصبح مقياس أداء، تنجرف الإدخالات نحو ما يبدو جيدًا، وتنجرف معها الفواتير.

وإذا أردت أن يكون مكتوبًا، فـسياسة سجل الدوام القصيرة تحدد الموعد النهائي ومن يتابع.

ماذا يجب أن تراجع الوكالة كل شهر؟

ينبغي أن تحوّل المراجعة الشهرية للوكالة أربعة أرقام إلى أربعة قرارات.

تتبّع ساعات الوكالة في ERPFlow

ليس في ERPFlow مؤقّت ولا سجلات دوام اليوم. وسيتوفر تتبّع الوقت، بما في ذلك تحويل الوقت المتتبَّع إلى فواتير، قريبًا. وليس في ERPFlow أيضًا تقارير وقت لكل شخص، ولا شيء يتتبّع حصة اتفاق شهري، فيبقى التسجيل وفحص الاستهلاك أعلاه في جدول بياناتك.

وهذا ما يفعله لـوكالة تسويق أو إبداع:

• العملاء والأعمال: المشروع لوحة يمكنك ربطها بـعميل. تحمل البطاقات المكلّفين والمواعيد النهائية والملفات والتعليقات، إضافةً إلى الوقت المستغرق المكتوب بالساعات والدقائق، وتُجمع هذه الأوقات لكل مشروع ولكل عميل. تحمل كل بطاقة رقمًا واحدًا، بلا تاريخ ولا تقسيم بحسب الشخص، ولا يتحول إلى بنود فاتورة.
• أتعاب الاتفاق الشهري: الفاتورة المتكررة تفوتر مبلغًا ثابتًا كل أسبوع أو شهر أو ثلاثة أشهر أو سنة، وترسلها بالبريد أو تتركها مسوّدة. هي تصدر الفاتورة ولا تحصّل المال. وإذا كنت تفوتر التجاوزات فاختر إنشاء مسوّدات لتضيف البند الإضافي قبل أن تصدر، أو أصدر فاتورة منفصلة.
• الأسعار: خدمة لكل دور، بوحدة الساعات وسعر الساعة، فيمكن اختيار أي بند بدلًا من كتابته.