Hizmet firmaları için fatura mutabakatı

Fatura mutabakatı, kestiğiniz her faturayı onun için alınan parayla eşleştirmek demektir; böylece defterlerinizdeki her bakiye gerçekten ödenmemiş olur. Bir hizmet firmasının ikinci bir kontrolü de vardır: teslim edilen tüm işin faturalandığı. İkisini de aylık yapın, hafızadan değil banka ekstresinden yola çıkarak.

Bir hizmet firması için fatura mutabakatı ne demektir?

Bir hizmet firması için fatura mutabakatı iki ayrı kontroldür. Birincisi faturalardan bankaya gider: her biri ödendi mi ve kayıtlarınız bunu söylüyor mu? İkincisi işten faturalara gider: teslim ettiğiniz her şey faturalandı mı?

İkinci kontrol, mal satan bir firmanın aynı şekilde ihtiyaç duymadığı kontroldür. Stok depodan çıkar ve arkasında bir kayıt bırakır. Fazladan bir öğleden sonranın işi ya da sessizce biten bir aşama hiçbir şey bırakmaz ve kimse sizi hatırlatmak için aramaz. Satın alma siparişleri, teslimatlar ve tedarikçi faturalarının "üçlü eşleştirmesi"ni de görebilirsiniz; bu bir satın alma kontrolüdür ve farklı bir iştir.

Faturalar bankayla nasıl eşleştirilir?

Faturaları bankayla, ekstreyi satır satır gözden geçirip sonra toplamı kanıtlayarak eşleştirirsiniz. Ay sonunda bir saat ayırın ve şu sırayı izleyin.

1. Banka ekstresindeki her müşteri tahsilatını işaretleyin. Çıkan ödemeleri ve kendi hesaplarınız arasındaki transferleri dışarıda bırakın.
2. Her tahsilatı bir faturayla eşleştirin; önce referansa, sonra tutara, sonra müşteri adına göre.
3. Henüz kaydedilmemiş her şeyi girin; ekstredeki tarihi kullanarak.
4. Artakalanı listeleyin. Yerleştiremediğiniz tahsilatlar kendi listesine girer; en olası faturaya yazılmaz.
5. Hâlâ ne kadar borçlu olunması gerektiğini hesaplayın; aşağıdaki örnekteki gibi.
6. Açık bakiyeleri listeleyin ve toplayın. İki rakam uyuşmalıdır.
7. Her farkı bulun ve ne olduğunu yazın. Sonra gerçekten size borçlu olan müşterilerin peşine düşün.

Bunu hatırlatma göndermeden önce yapın. Üç hafta önce ödediği bir fatura için birinin peşine düşmek, gecikmenin değerinden fazla iyi niyete mal olur.

Çalışılmış bir ay sonu mutabakatı

Ay sonu mutabakatı, ne kadar borçlu olunması gerektiği ile açık faturalarınızın ne kadar borçlu olunduğunu söylediğini karşılaştırır. Aşağıda Ekim için uydurma bir örnek var. Baştan sona KDV dahil rakamları kullanın, çünkü müşterilerin ödediği budur.

İki toplam uyuşuyor, yani ay mutabık. Üzerinde tarih olan bir kopyasını saklayın; çünkü gelecek ayın ilk satırı bu ayın son satırıdır.

Mutabakat farkı nasıl bulunur?

Mutabakat farkı genellikle nedenini kendisi ele verir; bu yüzden başka bir şeye bakmadan önce büyüklüğüne bakın.

Ödemeler neden faturalarla eşleşmez?

Ödemelerin faturalarla eşleşmemesinin bir avuç sıradan nedeni vardır ve her birinin yerleşik bir çözümü var.

Kısmi ödemelerin kendi rehberi var.

Tüm işinizin faturalandığını nasıl kontrol edersiniz?

Tüm işin faturalandığını, fatura listesinden değil iş listesinden başlayarak kontrol edersiniz. Faturalar size kendilerinden nelerin eksik olduğunu gösteremez. Bunları ayda bir gözden geçirin:

• Kabul edilmiş teklifler: her birinden çıkan faturalar teklife ya da şimdiye kadar faturalanan aşamalara eşit olmalıdır.
• Aşama ödemeleri: bu ay biten her aşamanın bu ay tarihli bir faturası olmalıdır.
• Aylık sabit ücretler: müşteri başına, dönem başına bir fatura. Durdurulup hiç yeniden başlatılmayan bir aylık sabit ücret gözden kaçırılması kolay olandır.
• Ek iş: bir iş sırasında e-postayla kararlaştırılan her şey.
• Yeniden faturalanacak maliyetler: giderlerinizde yansıtmayı düşündüğünüz bir şey olup olmadığına bakın.

Bulduğunuz her şey bir WIP raporuna ya da doğrudan bir faturaya gider. Bunu işten sonraki ay yapmak, müşterinin bütçesini zaten kapattığı üç ay sonra yapmaktan çok daha kolaydır.

ERPFlow'da faturaların mutabakatı

ERPFlow'da banka akışı, banka ekstresi içe aktarma ve ödeme eşleştirme yok. Ekstreyi okur ve her tahsilatı faturada Ödeme kaydet ile bankanın tarihiyle ve referans için bir notla kendiniz girersiniz. ERPFlow ayrıca yukarıdaki ay sonu kanıtını üretmez; bu sizin hesap tablonuzda yaşar.

Çalışmanız için sunduğu şeyler:

• Faturalar listesi Vadesi geçmiş, Kısmen ödendi ve Fazla ödendi'ye ve döneme göre filtreler; böylece bir ayda neyin kesildiğini görebilirsiniz.
• Pano ana para biriminizde Bekleyen ve Vadesi geçmiş rakamlarını gösterir. Bu rakamlar KDV hariçtir, KDV altında yer alır; bu yüzden yukarıdaki bakiye listesiyle karşılaştırmadan önce ikisini toplayın. Kısmen ödenmiş faturalar yalnızca kalan tutarla sayılır.
• Bir faturadaki Ekler, bir ödeme dökümü ya da ödeme teyidi tutabilir. Dahili kalır ve müşteriye asla gitmez.
• İptal olarak işaretle ve İade kaydet gerekirse düzeltmeleri halleder.

İkinci kontrol için bir teklif, kendisinden çıkan faturaları Bağlantılı belgeler altında listeler; böylece ona karşı neyin faturalandığını görebilirsiniz. Bir proje de müşterisine, tekliflerine, siparişlerine ve faturalarına bağlanabilir.