Ajanslar için faturalanabilir saat takibi nasıl yapılır

Bir ajans için faturalanabilir saatleri takip etmek üzere her müşteriye bir kod, altında her işe bir satır verin, herkesin süreyi her gün ilgili işe kaydetmesini sağlayın ve her aylık sabit ücretli anlaşmanın saatlerini haftalık olarak kotasıyla karşılaştırın. Kayıt tutmak kolay kısımdır. Ajansa özgü risk, fark edilmeden aşılan bir aylık sabit ücretli anlaşmadır.

Hangi ajans saatleri faturalanabilir?

Ajans saatleri, müşterinin sözleşmesi öyle dediğinde faturalanabilirdir; yani aynı saat bir müşteride faturalanabilir, diğerinde ücretsiz olabilir. Bu tablo makul bir varsayılandır. Her sözleşmeye göre kontrol edin.

Her şeyi kaydedin; faturalayamadıklarınız dahil. Genel kurallar faturalanabilir ve faturalanamaz saatler rehberindedir; kaydettiğiniz ama faturalamayacağınız süre, yanında bir gerekçe olan bir değer düşümüdür.

Bir ajans müşterileri, işleri ve görevleri nasıl kurmalı?

Bir ajansın süre kodları müşteri, sonra iş, sonra görev türü diye gitmeli ve herkesin paylaştığı kısa bir görev türü listesi olmalıdır. Bu uydurma kurulumda HARB-RET Harbour Foods'un aylık sabit ücretli anlaşması, HARB-WEB ise aynı müşterinin ayrı bir web sitesi işidir; çünkü ikisinin koşulları farklıdır.

• Görev türleri: raporlayacağınız kadarıyla sınırlı tutun, örneğin strateji, metin, tasarım, üretim ve hesap yönetimi. Otuzluk bir liste görmezden gelinir ve her şey "genel"e düşer.
• Dahili kodlar: INT-PITCH ve INT-ADMIN müşteri işi olmayan her şeyi alır; böylece herkesin haftası sözleşme saatine tamamlanır. Eksik kalan bir hafta, eksik süre demektir.
• Ücretler: onları kayıtta değil, role bağlı tutun. Bir müşteri ekip genelinde tek ücret istiyorsa bir ortalama saat ücreti hesaplayın ve rol ücretlerini kendi tablonuzda bırakın.

Ajansın tek kişinin aklında tutabileceğinden fazla müşterisi olana kadar bunu yürütmek için ortak bir haftalık ekip puantajı yeterlidir.

Aşmadan aylık sabit ücretli anlaşma saatlerini nasıl takip edersiniz?

Aylık sabit ücretli anlaşma saatlerini, her hafta kullanılan saatleri geçen ay payıyla karşılaştırarak takip edin. Aşağıdaki örnek uydurmadır: 6.000 €'luk aylık sabit ücret 60 saat satın alır; bu, ortalama saati 100 €'dur. Dört haftanın ikisi geçtiğinde 38 saat gitmiştir. Bu, yarı noktada kotanın %63'üdür.

Seçim hâlâ onların elindeyken müşteriye şimdi söyleyin:

Bu ayki aylık sabit ücretli anlaşmanın 60 saatinden 38'ini kullandık, iki hafta kaldı. Bu hızla ay yaklaşık 76 saatte bitecek. Kalan kalemlerden hangisini bekletmemizi istediğinizi söyleyin ya da devam edip fazladan 16 saati kararlaştırılan saati 100 € ile faturalayabiliriz.

Ay sonunda aşımı iki şekilde ölçün, çünkü ikisi uyuşmaz.

Saatle ölçüldüğünde ay 6,5 saat aşılmıştır; 100 € ile bu fazladan 650 € eder. Ücret listesi ücretleriyle değer olarak ölçüldüğünde, 6.000 €'luk ücretin yalnızca 135 € üzerindedir; çünkü ayın rol karışımı saatte ortalama yaklaşık 92 € tutmuştur ve bu, aylık sabit ücretin varsaydığı 100 €'nun altındadır. İkisi de dürüst hesaptır ve aralarındaki fark 515 €'dur.

Yani sözleşme, aylık sabit ücretli anlaşmanın hangi birimle ölçüldüğünü söylemelidir. Biri işe başlamadan önce bunu ve kullanılmayan saatlere ne olacağını belirleyin. Faturanın kendisini aylık sabit ücretli anlaşma faturalama rehberi ele alır.

Yaratıcı bir ekibe süre kaydettirmeyi nasıl başarırsınız?

Yaratıcı bir ekibe süre kaydettirmeyi, günde bir dakikanın altında sürmesini sağlayarak ve rakamların ne işe yaradığını göstererek başarırsınız. Kimse söylendiği için puantajı iyi doldurmaz.

• Her günün sonunda, takvim açıkken kaydedin. İnsanlardan odaklanırken zamanlayıcı çalıştırmalarını istemeyin.
• Her kişiye aylık sabit ücretli anlaşmanın tüketim hızını gösterin. Bir müşterinin ay ortasında %63'te olduğunu görebilen biri, siz sormadan söyler.
• Kaydı insanların ne kadar hızlı olduğunu yargılamak için kullanmayın. Performans ölçütü olunca kayıtlar iyi görüneni yansıtmaya kayar ve faturalar da onlarla birlikte kayar.

Yazılı olmasını istiyorsanız kısa bir puantaj politikası son tarihi ve kimin takip edeceğini belirler.

Bir ajans her ay neyi gözden geçirmeli?

Bir ajansın aylık gözden geçirmesi dört rakamı dört karara dönüştürmelidir.

ERPFlow'da ajans saatlerini takip etme

ERPFlow'da bugün zamanlayıcı veya puantaj yoktur. Takip edilen süreyi faturaya dönüştürme de dahil zaman takibi yakında geliyor. ERPFlow'da ayrıca kişi bazında süre raporu yoktur ve hiçbir şey aylık sabit ücretli anlaşmanın kotasını takip etmez; bu yüzden kayıt tutma ve yukarıdaki tüketim kontrolü tablonuzda kalır.

Bir pazarlama veya yaratıcı ajans için yaptıkları şunlardır:

• Müşteriler ve işler: bir proje, bir müşteriye bağlayabileceğiniz bir panodur. Kartlar atananları, son tarihleri, dosyaları ve yorumları ve ayrıca saat ve dakika olarak girilen harcanan süreyi taşır; bu süreler proje ve müşteri başına toplanır. Her kart tarihsiz ve kişiye göre dağılımsız tek bir rakam tutar ve fatura satırlarına dönüşmez.
• Aylık sabit ücretler: yinelenen bir fatura her hafta, ay, üç ay veya yıl sabit bir tutarı faturalar ve ya e-postayla gönderir ya da taslak bırakır. Faturayı keser, parayı tahsil etmez. Aşımları faturalıyorsanız, kesmeden önce fazladan satırı ekleyebilmek için Taslak oluştur'u seçin ya da ayrı bir fatura düzenleyin.
• Ücretler: her rol için, birimi saat ve saat ücretiyle bir hizmet; böylece herhangi bir satır elle yazılmak yerine seçilebilir.