อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
การวางแผนทรัพยากรสำหรับทีมบริการหมายถึงการเทียบชั่วโมงว่างของแต่ละคนกับชั่วโมงที่รับปากไว้กับโปรเจกต์แล้ว ทีละสัปดาห์ ชั่วโมงว่างลบด้วยชั่วโมงที่จองแสดงว่าใครว่าง และตัวเลขติดลบแสดงว่าใครรับงานเกิน สำหรับทีมเล็ก ตารางสเปรดชีตที่อัปเดตทุกสัปดาห์ก็ทำได้
นี่คือวิธีที่คุณทำเอง ERPFlow ไม่วางแผนทรัพยากร และส่วนสุดท้ายบอกว่าระบบแสดงอะไร
คำนวณชั่วโมงว่างของแต่ละคนอย่างไร?
ชั่วโมงว่างของแต่ละคนคือชั่วโมงตามสัญญา ลบวันลาและวันหยุดนักขัตฤกษ์ ลบส่วนเผื่อที่สมจริงสำหรับงานภายใน นักออกแบบที่ทำงาน 37.5 ชั่วโมง มีวันหยุดนักขัตฤกษ์หนึ่งวันในสัปดาห์ และ 5 ชั่วโมงสำหรับประชุมภายในและงานธุรการ มี 25 ชั่วโมงให้วางแผน การวางแผนบน 37.5 คือวิธีที่ทำให้ตารางงานพังภายในวันพุธ
ส่วนเผื่อคือตัวเลขที่คนเดา ให้วัดแทน ขอให้ทีมจดเวลาภายในหนึ่งเดือนแล้วใช้ตัวเลขนั้น ถ้าคุณมีตัวติดตามวันลา ก็ได้คอลัมน์วันลาโดยตรง
เห็นได้อย่างไรว่าใครว่างและใครรับงานเกิน?
เห็นว่าใครว่างและใครรับงานเกินโดยตั้งหนึ่งแถวต่อคนและหนึ่งคอลัมน์ต่อโปรเจกต์ในตารางรายสัปดาห์ แล้วหักชั่วโมงที่จองออกจากชั่วโมงว่าง นี่คือสัปดาห์สมมติที่สตูดิโอสี่คน “เหลือ” คือว่างลบจอง
| คน | ตามสัญญา | วันลา | ภายใน | ว่าง | Alder | Birch | Cedar | จอง | เหลือ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ดีไซเนอร์หลัก | 37.5 | 0 | 7.5 | 30.0 | 18 | 12 | 6 | 36 | −6.0 |
| นักพัฒนา | 37.5 | 15 | 5.0 | 17.5 | 10 | 0 | 8 | 18 | −0.5 |
| ดีไซเนอร์พาร์ทไทม์ | 30.0 | 0 | 5.0 | 25.0 | 0 | 14 | 4 | 18 | +7.0 |
| นักพัฒนาจูเนียร์ | 37.5 | 0 | 5.0 | 32.5 | 6 | 0 | 8 | 14 | +18.5 |
| ทีม | 142.5 | 15 | 22.5 | 105.0 | 34 | 26 | 26 | 86 | +19.0 |
อ่านตามแถวและไม่ต้องสนใจมุมล่างขวา ยอดรวมของทีมบอกว่าว่าง 19 ชั่วโมง ซึ่งชวนให้คิดว่าทุกอย่างดี ที่จริง ดีไซเนอร์หลักเกิน 6 ชั่วโมง และเวลาว่างส่วนใหญ่เป็นของนักพัฒนาจูเนียร์ ที่รับงานออกแบบไม่ได้
การแก้ในที่นี้เห็นได้ในตาราง คือย้ายงานออกแบบ 6 ชั่วโมงไปที่ part-time designer ซึ่งจะเหลือ 1 ชั่วโมง ส่วนที่ developer เกินครึ่งชั่วโมงไม่คุ้มที่จะประชุม
ทำอย่างไรเมื่อมีคนรับงานเกิน?
เมื่อมีคนรับงานเกิน ลองตัวเลือกตามลำดับของต้นทุนที่คุณเสีย เริ่มจากถูกที่สุด
| ตัวเลือก | ใช้เมื่อ | ต้นทุน |
|---|---|---|
| ปล่อยไว้ | เกินหนึ่งสองชั่วโมง ในสัปดาห์เดียว | ไม่มี ตรวจอีกครั้งสัปดาห์หน้า |
| ย้ายให้คนที่มีทักษะเดียวกัน | เพื่อนร่วมงานมีชั่วโมงว่าง | การส่งมอบงาน และอาจเสียส่วนต่างกำไรบ้าง |
| ย้ายไปสัปดาห์หลัง | กำหนดเป็นแบบภายในหรือยืดหยุ่นได้ | ไม่มี ถ้าไม่กระทบลูกค้า |
| ขอให้ลูกค้าเลื่อนวัน | วันนั้นเป็นของลูกค้าและไม่มีใครแทนได้ | น้ำใจบางส่วน ยิ่งขอเร็วยิ่งน้อย |
| จ้างผู้รับเหมา | เกินต่อเนื่องหลายสัปดาห์ | ส่วนต่างระหว่างอัตราของเขากับที่คุณเรียกเก็บ |
| ปฏิเสธหรือตั้งราคางานใหม่ | เกินต่อเนื่องหลายเดือน | รายได้ แลกกับการรักษาสัญญาที่มีอยู่ |
มีตัวเลือกที่เจ็ด และคือสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อไม่มีใครตัดสินใจ คนนั้นทำงานดึก และส่วนเผื่อภายในค่อยๆ เป็นศูนย์ วิธีนั้นพาผ่านหนึ่งสัปดาห์ ทำทั้งไตรมาส การอบรม งานธุรการ และตัวคนเองก็เริ่มเสียหาย
ถ้าต้องย้ายวันของลูกค้า ให้ขอเร็วและให้ทางเลือก
เรากำลังจัดตารางสองสัปดาห์ข้างหน้า และการรีวิวงานออกแบบที่วางไว้วันที่ 14 ชนกับกำหนดส่งอีกงาน เราส่งมอบวันที่ 18 ได้โดยค่าใช้จ่ายไม่เปลี่ยน หรือคงวันที่ 14 โดยเพิ่มนักออกแบบคนที่สองในอัตราที่ตกลงกัน คุณต้องการแบบไหน
ก่อนย้ายงานไปให้คนที่ถูกกว่า ตรวจว่าส่งผลต่อส่วนต่างกำไรของงานอย่างไร คำตอบต่างกันระหว่างงานรายชั่วโมงกับงานราคาคงที่ ตามที่คู่มือความสามารถในการทำกำไรของโปรเจกต์แยกตามบุคคลแสดง
วางแผนอย่างไรกับงานที่ยังไม่ยืนยัน?
วางแผนงานที่ยังไม่ยืนยันโดยเก็บไว้ในแถวแยก และทดสอบแผนทั้งแบบมีงานและไม่มีงาน แทนการจองเป็นเปอร์เซ็นต์ โอกาส 50% ของงาน 40 ชั่วโมงไม่ได้หมายถึง 20 ชั่วโมงสัปดาห์หน้า แต่หมายถึงไม่มีอะไรเลยหรือ 40 ชั่วโมง และแผนที่สร้างบน 20 ผิดทั้งสองกรณี
จากสัปดาห์ข้างต้น ทีมมีว่าง 19 ชั่วโมง ถ้างาน 40 ชั่วโมงนั้นมาจริง คุณขาด 21 ชั่วโมง จึงควรตัดสินใจเสียตอนนี้ว่าจะทำอย่างไร งานไหนย้าย หรือจะโทรหาผู้รับเหมารายใด ถ้าไม่มา ไม่มีอะไรเปลี่ยน เมื่อลูกค้าเซ็น งานย้ายเข้าคอลัมน์ที่จองแล้ว
ทีมบริการควรวางแผนล่วงหน้านานแค่ไหน?
ทีมบริการขนาดเล็กควรวางแผนประมาณสองสัปดาห์โดยละเอียดทีละโปรเจกต์ และหกถึงแปดสัปดาห์เป็นยอดรวมคร่าวๆ เกินกว่านั้น แผนส่วนใหญ่สะท้อนสิ่งที่คุณหวังจะขาย คู่มือแม่แบบการวางแผนกำลังการผลิตให้รูปแบบสำหรับมองล่วงหน้าหลายสัปดาห์
เดือนละครั้ง เทียบสิ่งที่คุณจองกับชั่วโมงที่คนใช้จริง ถ้างานใช้เวลานานกว่าแผน 20% อยู่เรื่อยๆ ตารางของคุณระบุชั่วโมงที่จองต่ำไปเท่านั้น คนจึงว่างน้อยกว่าที่ตารางแสดง และการแก้อยู่ที่การประมาณการของคุณ ชั่วโมงงบประมาณเทียบกับชั่วโมงจริงแสดงวิธีเปรียบเทียบนั้นในงานราคาคงที่ และอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินให้การมองย้อนหลังทั้งทีม
ตรวจว่าใครลาและใครถูกจองใน ERPFlow
ERPFlow ไม่วางแผนทรัพยากร ไม่มีรายงานกำลังการผลิตหรืออัตราการใช้เวลา ไม่มีตารางเวร และไม่มีวิธีจองชั่วโมงของคนลงโปรเจกต์ ตารางและการคำนวณจึงอยู่ในสเปรดชีตของคุณ
สิ่งที่ ERPFlow แสดงเป็นข้อมูลนำเข้าที่มีประโยชน์สำหรับตาราง
- ปฏิทินของคนหนึ่งคน: แท็บปฏิทินในข้อมูลพนักงานแสดงชั่วโมงที่จองได้ การจอง วันลา และวันหยุดนักขัตฤกษ์ รายสัปดาห์หรือรายเดือน ชั่วโมงที่จองได้และการจองมาจากหน้าการจอง คนที่ไม่ได้อยู่ในหน้าการจองจึงไม่มีชั่วโมงที่จองได้ให้แสดง แต่ละบทบาทเห็นเฉพาะสิ่งที่ได้รับอนุญาต
- ใครไม่อยู่: วันลามีปฏิทินทีม เป็นตารางรายเดือนหนึ่งแถวต่อพนักงาน วาดการลาเป็นแท่ง และวันหยุดนักขัตฤกษ์เป็นลายขีด การลาที่อนุมัติแล้วยังดึงคนนั้นออกจากช่วงที่เปิดจองบนหน้าการจองที่ตั้งค่าได้ด้วย
- อะไรครบกำหนด: การ์ดในโปรเจกต์แสดงว่าใครได้รับมอบหมายและครบกำหนดเมื่อไร และเปลี่ยนเป็นสีเหลืองอำพันแล้วสีแดงเมื่อใกล้กำหนด ไม่มีอะไรรวมว่าชั่วโมงเหล่านั้นผูกมัดใครไว้เท่าไร