อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
ขั้นตอนบันทึกเวลาและเรียกเก็บเงินของสำนักงานกฎหมายเริ่มจากหนังสือรับงาน ผ่านการบันทึกเวลาและการตรวจร่างบิล ไปจนถึงบิลสุดท้ายและการชำระเงิน โดยจัดการเงินของลูกความแยกต่างหาก ตกลงฐานค่าบริการก่อน บันทึกเวลาในวันเดียวกันพร้อมคำบรรยายที่ใช้ได้ ให้ทนายผู้รับผิดชอบตรวจทุกร่าง แล้วเรียกเก็บตามรอบที่กำหนด
ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินของสำนักงานกฎหมายมีอะไรบ้าง?
ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินของสำนักงานกฎหมายมีแปดขั้น และแต่ละขั้นมีไว้ป้องกันปัญหาเฉพาะอย่างไม่ให้โผล่ภายหลัง
| ขั้น | ใคร | เกิดอะไรขึ้น | ป้องกันอะไร |
|---|---|---|---|
| 1. เปิด matter | ธุรการ ทนายผู้รับผิดชอบ | ตรวจผลประโยชน์ทับซ้อน ระบุตัวตนลูกค้า ตั้งเลขอ้างอิง matter | การรับงานให้คนที่ไม่ควรรับ และเวลาที่ไม่มีที่ไป |
| 2. ตกลงฐานค่าบริการ | ทนายผู้รับผิดชอบ | รายชั่วโมง ราคาคงที่ หรือผสม ในหนังสือรับงาน พร้อมอัตราและหน่วยเรียกเก็บ | บิลแรกที่ทำให้ตกใจ |
| 3. บันทึกเวลา | ผู้ปฏิบัติงานที่คิดค่าบริการทุกคน ทุกวัน | matter หน่วย และคำบรรยาย | ชั่วโมงที่หายและบิลที่คลุมเครือ |
| 4. บันทึกค่าใช้จ่ายที่จ่ายแทน | ผู้ปฏิบัติงาน ฝ่ายบัญชี | ค่าธรรมเนียมศาล ทนายความฝ่ายแย้ง การค้นข้อมูล พร้อมหลักฐาน | ต้นทุนที่จ่ายไปแล้วแต่ลืมเรียกคืน |
| 5. ตรวจร่างบิล | ทนายผู้รับผิดชอบ รายเดือน | อ่านทุกคำบรรยาย ลดยอดส่วนที่ไม่ควรเรียกเก็บ | ข้อพิพาทหลังบิลออกไปแล้ว |
| 6. ออกบิล | ฝ่ายบัญชี | ใบแจ้งหนี้ที่มีเลขที่ พร้อมค่าบริการ VAT และค่าใช้จ่ายที่จ่ายแทน | บิลที่ค้างเป็นฉบับร่าง |
| 7. หักเงินที่ฝากไว้ | ฝ่ายบัญชี | โอนจากบัญชีลูกความเท่าที่กฎของคุณอนุญาต | การละเมิดกฎเงินของลูกความ |
| 8. ทวงถาม | ฝ่ายบัญชี แล้วจึงทนาย | การเตือน แล้วโทร | หนี้ที่เก่าลงและเก็บยากขึ้น |
ทนายความควรบันทึกเวลาที่เรียกเก็บเงินได้อย่างไร?
ทนายความควรบันทึกเวลาในวันที่ทำงาน ผูกกับ matter ในหน่วยคงที่ พร้อมคำบรรยายที่ลูกค้าอ่านแล้วเข้าใจโดยไม่ต้องอธิบาย หน่วยหกนาทีเป็นธรรมเนียมที่พบบ่อยในการเรียกเก็บรายชั่วโมงของงานกฎหมาย แต่ให้ใช้ตามที่หนังสือรับงานของคุณระบุ ตารางหน่วยเรียกเก็บเวลาแปลงนาทีเป็นหน่วย
คำบรรยายตัดสินว่ารายการจะรอดเมื่อถูกท้วงค่าบริการหรือไม่
อ่อน: “ทำงานในแฟ้ม 1.2”
ดีกว่า: “ตรวจร่างสัญญาเช่าของผู้ให้เช่า แก้ข้อ 4 และข้อ 11 อีเมลถึงลูกค้าเรื่องสิทธิเลิกสัญญา 1.2”
บันทึกเวลาทั้งหมด รวมเวลาที่คุณจะไม่เรียกเก็บ การตัดตอนตรวจเป็นการตัดสินใจที่มองเห็นได้ เวลาที่ไม่เคยถูกบันทึกไม่เหลืออะไรให้เรียนรู้ และทำให้ราคาคงที่ครั้งต่อไปเป็นการเดา สิ่งที่เกิดกับเวลาที่คุณตัดสินใจไม่เรียกเก็บอยู่ในลดยอดเรียกเก็บกับตัดเป็นหนี้สูญ
ตรวจร่างบิลก่อนออกอย่างไร?
ร่างบิล (pre-bill) คือบิลฉบับร่างที่ทนายผู้รับผิดชอบอ่านก่อนออกจริง และเป็นจุดที่แก้ปัญหาค่าบริการได้ถูกที่สุด อ่านอย่างที่ลูกค้าจะอ่าน แต่ละคำบรรยายอธิบายตัวเองได้ไหม และคุณยินดีปกป้องทุกรายการทางโทรศัพท์ไหม
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น สำนักงานสามคนเรียกเก็บงานหนึ่งเดือนในสัญญาเช่าเชิงพาณิชย์ เวลาที่บันทึกมีมูลค่า €1,366 ตอนตรวจ หุ้นส่วนตัดงานค้นคว้าซ้ำซ้อนของทนายผู้ช่วย 0.8 ชั่วโมง มูลค่า €112 ลูกค้าจ่าย €1,000 ล่วงหน้าตอนเปิด matter
| รายการ | ชั่วโมง | อัตรา | จำนวนเงิน |
|---|---|---|---|
| หุ้นส่วน | 1.5 | €220 | €330.00 |
| ทนายผู้ช่วย (บันทึก 6.2 ตัด 0.8) | 5.4 | €140 | €756.00 |
| ผู้ช่วยกฎหมาย | 2.4 | €70 | €168.00 |
| ค่าบริการ | €1,254.00 | ||
| VAT 20% | €250.80 | ||
| ค่าธรรมเนียมศาลที่จ่ายแทนลูกค้า | €120.00 | ||
| ยอดรวม | €1,624.80 | ||
| หักเงินที่ถือไว้ล่วงหน้า | −€1,000.00 | ||
| ยอดที่ต้องชำระ | €624.80 |
Realisation ของบิลนี้คือ 91.8% คือเรียกเก็บ €1,254 จากที่บันทึก €1,366 เมื่อติดตามข้ามหลาย matter ตัวเลขนี้แสดงว่างานประเภทไหนที่คุณลดยอดอยู่เรื่อยๆ
ค่าธรรมเนียมศาลอยู่นอกการคำนวณ VAT ในตัวอย่างนี้ เพราะตัวอย่างถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่จ่ายในฐานะตัวแทนของลูกค้า ไม่ใช่ทุกต้นทุนที่เข้าเกณฑ์ เงื่อนไขของ HMRC ใน VAT Notice 700 หัวข้อ 25เข้มงวด ฐานของ EU คือมาตรา 79 ของ VAT Directive และคู่มือVAT ของค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้และ disbursementอธิบายการทดสอบ
เงินของลูกความและบัญชีทรัสต์เข้ากับการเรียกเก็บเงินอย่างไร?
กฎเงินของลูกความและบัญชีทรัสต์ต่างกันตามเขตอำนาจศาล และกฎที่ผูกพันคุณมาจากหน่วยงานกำกับดูแลหรือเนติบัณฑิตยสภาของคุณเอง สองตัวอย่างข้างล่างแสดงว่าต่างกันได้มากแค่ไหน และไม่มีตัวอย่างไหนบอกว่ากฎอะไรใช้กับคุณ
- อังกฤษและเวลส์: ภายใต้ SRA Accounts Rules เงินที่รับสำหรับค่าบริการและค่าใช้จ่ายที่จ่ายแทนที่ยังไม่ชำระก่อนส่งบิลเป็นเงินของลูกความ (ข้อ 2.1(d) พร้อมข้อยกเว้นแคบๆ ในข้อ 2.2) ต้องเก็บแยกจากเงินของสำนักงานเอง (ข้อ 4.1) และต้องส่งบิลหรือการแจ้งค่าใช้จ่ายเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนโอนเงินของลูกความมาชำระ (ข้อ 4.3)
- สหรัฐอเมริกา: แต่ละรัฐกำหนดกฎของตัวเอง หลายรัฐอิงตาม American Bar Association Model Rule 1.15 และต่างกันในรายละเอียด รวมถึงวิธีปฏิบัติต่อค่าบริการเหมาที่จ่ายล่วงหน้า
ที่อื่น ให้ถามเนติบัณฑิตยสภาหรือสภาทนายความของคุณ ประเด็นด้านการเรียกเก็บเงินใช้ได้ไม่ว่าคุณประกอบวิชาชีพที่ไหน เงินที่ฝากไว้ไม่กลายเป็นรายได้ของคุณเพียงเพราะมีบิล มันย้ายเมื่อกฎของคุณอนุญาต และบันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภทที่สร้างมาเพื่อสิ่งนั้น ไม่ใช่ในการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ
ลูกค้าองค์กรและบริษัทประกันขออะไรในบิล?
ลูกค้าองค์กรและบริษัทประกันอาจกำหนดรูปแบบบิลผ่านแนวปฏิบัติการเรียกเก็บเงินของตัวเอง ซึ่งอาจหมายถึงอัตราที่อนุมัติ ข้อจำกัดว่าใครคิดอะไรได้ และบิลอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบอย่าง LEDES พร้อมรหัสงาน UTBMS อ่านแนวปฏิบัติก่อนบิลแรก เพราะบิลที่ไม่เป็นไปตามนั้นอาจถูกส่งคืนโดยไม่ชำระ
สำนักงานกฎหมายควรส่งบิลบ่อยแค่ไหน?
สำนักงานกฎหมายควรส่งบิลตามรอบคงที่ และรายเดือนเหมาะกับ matter รายชั่วโมงส่วนใหญ่ ลูกค้ารับค่าบริการหนึ่งเดือนได้และยังจำงานได้ ส่วนบิลที่ครอบคลุมหกเดือนใหญ่กว่าและโต้แย้งง่ายกว่า matter ราคาคงที่เรียกเก็บตามงวดที่ตกลงในหนังสือ ซึ่งทำงานเหมือนเรียกเก็บตามความคืบหน้างานในโปรเจกต์
ดูแลด้านการเรียกเก็บเงินของสำนักงานเล็กใน ERPFlow อย่างไร?
ERPFlow ดูแลด้านธุรกิจของสำนักงานกฎหมายขนาดเล็ก ไม่ใช่ระบบบริหารสำนักงานกฎหมาย และไม่มีบัญชีทรัสต์ คือไม่มีบัญชีแยกประเภทของบัญชีลูกความ ไม่กระทบยอดเงินที่ถือไว้แทนลูกความ และไม่ตรวจผลประโยชน์ทับซ้อน เงินของลูกความอยู่ในระบบที่คุณใช้กับเรื่องนั้นอยู่ตอนนี้
- คำถามเข้ามา: แบบฟอร์มลูกค้าเป้าหมายบนเว็บไซต์ของคุณบันทึกแต่ละคำถามเป็นลูกค้าเป้าหมายพร้อมแหล่งที่มา และกลายเป็นระเบียนลูกค้าพร้อมไฟล์ที่ย้ายตามมาเมื่อคุณรับลูกค้า
- Matter: เปิดแต่ละ matter เป็นบอร์ดโปรเจกต์ที่เชื่อมกับลูกค้า พร้อมการ์ด ผู้รับผิดชอบ และกำหนดส่ง สมาชิกทุกคนที่ดูโปรเจกต์ได้เห็นทุกโปรเจกต์ สำนักงานที่ต้องการกำแพงจริยธรรมระหว่าง matter จะพบว่านี่เป็นช่องว่างจริง
- เอกสาร: หนังสือรับงาน อีเมลที่บันทึก (EML หรือ MSG) และคอนเทนเนอร์ที่เซ็นแล้วแบบ ASiC-E หรือ BDOC แนบกับลูกค้า การ์ด หรือใบแจ้งหนี้ได้ ไฟล์ละไม่เกิน 50 MB ERPFlow เก็บไฟล์ที่เซ็นแล้ว ไม่ได้เซ็นเองและไม่ตรวจลายเซ็น
- บิล: ใบแจ้งหนี้มีภาษีต่อรายการและพิมพ์เป็นภาษาของลูกค้า ค่าบริการรายเดือนทำงานเป็นใบแจ้งหนี้ประจำได้ ชำระบางส่วนบันทึกด้วยมือ และการแจ้งเตือนส่งเมื่อคุณส่งเท่านั้น รายการติดลบไม่ได้ จึงแสดงเงินที่ฝากไว้ใน บันทึก ของใบแจ้งหนี้
ตอนนี้ ERPFlow ไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้ ปัจจุบันคุณพิมพ์เวลาที่ใช้ลงในการ์ดได้ และรวมต่อ matter และต่อลูกค้า แต่ไม่กลายเป็นรายการในใบแจ้งหนี้ ซึ่งเหมาะกับสำนักงานที่ใช้ค่าบริการคงที่และ retainer สำนักงานที่เรียกเก็บเป็นหน่วยหกนาทีควรใช้เครื่องมือบันทึกเวลาปัจจุบันต่อไปก่อน
ERPFlow ไม่สร้างไฟล์ LEDES ลูกค้าที่ต้องการจึงต้องใช้ช่องทางอื่นสำหรับบิลเหล่านั้น