A AKB Systems conduz o trabalho com clientes do primeiro orçamento à última fatura em um só sistema

A empresa

A AKB Systems é uma empresa de serviços profissionais de Tallinn. O trabalho chega como demandas de clientes: uma solicitação vira um conjunto de ações definidas, essas ações levam tempo, e esse tempo vira trabalho faturável. O serviço em si é só parte do trabalho: cada solicitação também precisa ser registrada, organizada, concluída e faturada.

Quando os dados do cliente, os documentos, as anotações do projeto e as horas trabalhadas ficam em lugares diferentes, até uma demanda simples gera burocracia. Fica mais difícil ver o que o cliente pediu, o que já foi feito, quanto tempo levou e se tudo entrou na fatura. A AKB Systems queria um único sistema prático para o processo inteiro, sem um longo projeto de implantação e sem criar burocracia para eliminar burocracia.

Funcionando em 30 minutos

A primeira surpresa foi a pouca preparação necessária. Em cerca de meia hora, a equipe abriu uma conta, criou o primeiro cliente, preparou e enviou um orçamento por e-mail e criou um projeto para esse cliente onde registrar o tempo.

Não houve fase de configuração nem um fluxo de trabalho montado com apps separados. A estrutura de que o negócio precisava estava lá desde o início: o cliente, a proposta comercial, o projeto e o trabalho feito para esse cliente.

Um cadastro por cliente

Cada cliente tem um cadastro, e o histórico fica ligado a ele. A página do cliente reúne os orçamentos e as faturas emitidos para ele, os projetos vinculados e uma aba Anexos para os documentos da relação: contratos, orçamentos assinados, correspondência.

Esse cadastro continua útil enquanto a relação durar: ao preparar o primeiro orçamento, ao rever trabalhos anteriores, ao receber uma nova solicitação ou ao confirmar o que foi entregue. Ninguém precisa vasculhar conversas de e-mail ou uma árvore de pastas para encontrá-lo.

Cada solicitação no seu lugar

A gestão de projetos logo virou uma das partes mais valiosas da rotina. Cada projeto é um quadro vinculado ao cliente, e cada solicitação vira um cartão nele: criado quando o cliente pede, movido enquanto o trabalho anda e levado para uma coluna de concluídos quando termina. O cartão guarda a descrição da solicitação, os arquivos, uma conversa de comentários e o tempo gasto.

O resultado é um histórico vivo do projeto: o que o cliente pediu, o que foi feito a respeito, quanto tempo levou e o que ainda está em aberto. Isso pesa mais quando um projeto cresce por meio de muitas solicitações pequenas, e não de uma grande entrega: o quadro continua organizado mesmo quando o trabalho muda de um dia para o outro.

As horas já estão nos cartões

O tempo é registrado onde o trabalho está. À medida que cada solicitação é atendida, as horas e os minutos gastos vão para o cartão, e o ERPFlow faz a soma: por projeto na lista de projetos, e de todos os projetos de um cliente na página desse cliente.

Então, na hora de faturar, ninguém reconstrói as horas a partir da agenda, das mensagens ou da memória. Os cartões concluídos e o tempo registrado neles são a base da cobrança por hora, que entra na fatura como uma linha. A fatura é emitida para o mesmo cadastro de cliente e pode ser vinculada ao projeto que cobra, com a segurança de que o trabalho feito foi de fato registrado.

Uma visão financeira ao vivo

Orçamentos e faturas deixaram de ser arquivos isolados. Um orçamento aceito vira um rascunho de fatura em um passo, e cada fatura emitida alimenta o Painel (a receita do mês, o que está em aberto e o que está vencido), além dos totais de receita e de valores em aberto na aba Análises de cada cliente.

A AKB Systems sabe onde está sem esperar alguém atualizar uma planilha. O trabalho operacional e o quadro financeiro andam juntos, e os números estão lá sempre que são necessários.

Um só sistema para o ciclo inteiro

Solicitação do cliente → cartão do projeto → tempo registrado → trabalho concluído → fatura

Com o ERPFlow no dia a dia, a AKB Systems mantém os documentos em ordem, organiza bem os projetos e tem um registro rastreável do trabalho solicitado, em andamento e concluído. O tempo é registrado enquanto o trabalho acontece, as faturas saem no prazo e o quadro financeiro está disponível sem relatórios extras.

Para a empresa, o principal benefício não é simplesmente ter mais informação num só lugar. É saber que cada solicitação de cliente tem seu lugar, cada ação concluída tem registro, cada hora gasta pode ser rastreada e cada fatura pode sair sem burocracia desnecessária: uma estrutura que levou cerca de 30 minutos para montar e continuou simples o bastante para usar todo dia.