Jak zaprosić zespół do ERPFlow

Aby zaprosić zespół do ERPFlow, otwórz Ustawienia → Członkowie, wpisz adres e-mail każdej osoby, wybierz rolę (Administrator albo Członek) i naciśnij Wyślij zaproszenie. Link w e-mailu działa 7 dni. Do dodania kogokolwiek potrzebujesz planu płatnego, bo plan Free obejmuje jednego członka.

Jak zaprosić kogoś do ERPFlow?

Kogoś do ERPFlow zapraszasz z Ustawienia → Członkowie i może to zrobić tylko właściciel albo administrator.

1. Sprawdź, czy masz wolne stanowisko. Ustawienia → Subskrypcja pokazuje członków w użyciu na tle limitu stanowisk.
2. Wyślij zaproszenie. W sekcji Zaproś współpracownika wpisz adres e-mail, wybierz rolę i kliknij Wyślij zaproszenie. Tylko właściciel może zaprosić kogoś od razu jako administratora.
3. Osoba dołącza. Klika link w e-mailu i loguje się zaproszonym adresem. Jeśli nie ma konta, zakłada je na miejscu. Osoba już zalogowana ze zweryfikowanym adresem e-mail widzi też zaproszenie na swojej stronie głównej, z przyciskiem Przyjmij.
4. Dokończ ustawienia. Przypisz rolę niestandardową, jeśli ich używasz, i połącz osobę z jej rekordem pracownika.

Ostrzeż ludzi przed jednym szczegółem: zaproszenie należy do wpisanego przez Ciebie adresu. Osoba zaproszona na adres służbowy, która loguje się osobistym kontem Google, dostaje informację, że zaproszenie poszło na inny adres. Krótka wiadomość wcześniej oszczędza wymiany zdań:

Zaproszenie do naszego konta w ERPFlow poszło na adres [służbowy e-mail]. Poszukaj wiadomości od ERPFlow, kliknij link i zaloguj się tym samym adresem. Link działa 7 dni. Jeśli do jutra nic nie dotrze, daj znać, a wyślę go ponownie.

Ile osób można zaprosić w każdym planie ERPFlow?

Liczba osób, które możesz zaprosić w planie ERPFlow, to członkowie wliczeni w plan plus dodatkowe stanowiska, które kupisz. Ceny są miesięczne, w euro, plus VAT.

Oczekujące zaproszenia też się liczą. Członkowie i niewygasłe zaproszenia są sumowane, więc nie ustawisz w kolejce zaproszeń ponad limit. Wygasłe zaproszenie nie zajmuje stanowiska, ale jego ponowne wysłanie je zajmuje, a ponowne wysłanie przy limicie jest odrzucane.

Oto, ile zespół płaci samymi stanowiskami, obliczone z powyższej tabeli:

Od 13 członków Business jest najtańszy pod względem stanowisk. Stanowiska często jednak nie przesądzają o wyborze. Starter pozwala na 15 faktur miesięcznie, Growth na 30, a Business znosi miesięczne limity, więc porównaj limity na stronie cennika z tym, ile faktycznie wystawiasz. Zmiana planu lub liczby stanowisk po pierwszej płatności obowiązuje natychmiast, a różnica jest rozliczana proporcjonalnie.

Czy nowa osoba powinna być Administratorem, czy Członkiem?

Nowa osoba powinna być Członkiem, chyba że ma prowadzić z Tobą organizację. Administrator ma wszystkie uprawnienia w aplikacji, zaprasza i usuwa członków, zarządza subskrypcją, edytuje stawki podatku i kategorie oraz czyta dziennik aktywności.

Błąd polega na założeniu, że Członek oznacza ograniczony dostęp. W nowo utworzonej organizacji rola Członka zaczyna z podglądem i zarządzaniem w obszarach Leady, Klienci, Oferty, Zamówienia, Faktury, Produkty, Usługi, Dostawcy, Środki trwałe, Wydatki, Przychody, Pracownicy, Lokalizacje, Notatki, Projekty, Zakładki, Urlopy i Rezerwacje. Zarządzanie obejmuje tworzenie, edycję i usuwanie. Rola zaczyna bez wynagrodzeń, danych wrażliwych pracowników, formularzy pozyskiwania leadów, integracji, dziennika aktywności i zarządzania rolami.

Jeśli to za dużo dla Twojej firmy, zawęź to przed wysłaniem zaproszeń. Wbudowaną rolę Członka można edytować w Ustawienia → Role, a zmiana dotyczy wszystkich, którzy ją mają.

Jak role niestandardowe działają z zaproszeniami?

Rolę niestandardową w ERPFlow przypisuje się po dołączeniu osoby, bo zaproszenie oferuje tylko Administratora albo Członka. Utwórz rolę w Ustawienia → Role z kluczem i nazwą. Zaczyna bez żadnych uprawnień. Otwórz Edytuj uprawnienia i włącz to, czego rola potrzebuje: każdy przełącznik działa od razu po przestawieniu, bez przycisku Zapisz. Potem użyj Przypisz do członka w tym samym panelu.

Dopóki jej nie przypiszesz, osoba ma to, co daje Twoja rola Członka. Dla kogoś, kto ma widzieć bardzo mało, na przykład tymczasowego księgowego, przygotuj rolę z wyprzedzeniem i przypisz ją, gdy tylko przyjmie zaproszenie. Strona o rolach i uprawnieniach wymienia, co można kontrolować.

Co zrobić, gdy zaproszenie wygasło albo nie dotarło?

Wygasłe lub zgubione zaproszenie w ERPFlow naprawia Wyślij ponownie, w sekcji Oczekujące zaproszenia w Ustawienia → Członkowie. Zaproszenia wygasają 7 dni po wysłaniu, a lista oznacza je jako Wygasło. Wyślij ponownie wysyła nowy link z kolejnymi 7 dniami i unieważnia stary, więc powiedz osobie, by użyła najnowszego e-maila. Anuluj usuwa zaproszenie i jego link.

Ponowne zaproszenie tego samego adresu jest odrzucane, dopóki jego zaproszenie jest aktywne. Po wygaśnięciu nowe zaproszenie po prostu je zastępuje.

Czy rekordy pracowników potrzebują stanowiska?

Rekordy pracowników nie potrzebują stanowiska, bo członek i rekord pracownika to w ERPFlow różne rzeczy. Członek loguje się i korzysta z aplikacji. Rekord pracownika to dokument kadrowy osoby, której planujesz czas i płacisz, i ta osoba nie potrzebuje konta. Rekordy pracowników mają własny limit: 1 w Free, 3 w Starter, 6 w Growth i brak limitu w Business.

Kto potrzebuje obu, dostaje oba. Utwórz pracownika w wierszu członka wypełnia nowy rekord z jego konta i łączy oba, a Połącz z pracownikiem… łączy rekord utworzony wcześniej. Każdy, kto bierze urlop, potrzebuje rekordu pracownika, niezależnie od tego, czy się loguje, bo czas wolny rejestruje się na liście Pracownicy.

Gdy ludzie są już w środku, każdy członek, który może przeglądać Projekty, widzi te same tablice. Poradniki o działaniu projektów i rejestrowaniu czasu na karcie to kolejne rzeczy, które warto im wysłać.

Zarządzanie dostępem zespołu w ERPFlow

Właściciele i administratorzy zmieniają role i usuwają członków w Ustawienia → Członkowie. Usunięcie kogoś kończy jego dostęp natychmiast, a rekord pracownika zostaje z historią. Administrator może przenosić osoby między rolą Członka i Administratora, ale nie może zmienić ani usunąć innego administratora, co może zrobić tylko właściciel. Organizacja ma jednego właściciela, który przekazuje własność przyciskiem Przekaż własność w Ustawienia → Organizacja i zostaje administratorem. Połączone integracje nie zajmują stanowiska.

Są rzeczy, których ERPFlow nie robi. Logowanie odbywa się e-mailem i hasłem albo przez Google, bez SAML i SCIM. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe to wybór każdej osoby i nikt nie może go wymusić na innych. Uprawnienia dotyczą obszarów, a nie rekordów ani lokalizacji: rola, która może przeglądać faktury, widzi każdą fakturę, a tablice projektów nie mają prywatnych wersji.