Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Przepisy i dane z innych źródeł sprawdzono 6 listopada 2026. Zmieniają się, więc zanim na nich oprzesz decyzję, potwierdź je w źródle.
Informacje ogólne, nie porada podatkowa ani prawna. Przepisy zależą od Twojego kraju i sytuacji, więc wszystko, co ma skutki podatkowe lub prawne, sprawdź z księgowym.
Kaucja gwarancyjna na fakturze to uzgodniony procent, który klient zatrzymuje z każdej płatności etapowej, aż zlecenie osiągnie określony punkt. Na każdej fakturze pokaż fakturowaną pracę, potrącenie i kwotę netto do zapłaty, prowadź bieżącą sumę zatrzymanych kwot i zafakturuj tę sumę, gdy umowa ją zwolni.
Czym jest kaucja gwarancyjna?
Kaucja gwarancyjna to pieniądze zarobione na zleceniu budowlanym, które klient zatrzymuje jako zabezpieczenie na wypadek wad lub niedokończonej pracy i płaci później na podstawie umowy. Umowy amerykańskie nazywają ją retainage. Umowy brytyjskie nazywają ją retention, a HMRC opisuje ją jako zatrzymanie części ceny umownej do czasu potwierdzenia, że praca została wykonana należycie.
To płatność odroczona, a nie obniżka ceny, i od tego zależy, jak pokazujesz ją na fakturze i dlaczego musisz o nią zabiegać.
Ile kaucji może zatrzymać klient?
Ile kaucji gwarancyjnej może zatrzymać klient, zależy najpierw od umowy, a potem od lokalnego prawa, które może ustalać limit. Przepisy się zmieniają, a poniższe to przykłady, a nie pełna lista:
| Gdzie | Co obowiązuje, sprawdzone w listopadzie 2026 |
|---|---|
| Kalifornia, prace prywatne | Limit 5% dla umów podpisanych od 1 stycznia 2026 r., z wyjątkami, takimi jak niektóre niskie projekty mieszkaniowe, oraz wyjątkiem dla gwarancji |
| Nowy Jork, prace prywatne | 5% sumy umownej dla umów objętych stanową ustawą o szybkich płatnościach |
| Inne stany USA | Bardzo różnie, a prace publiczne często mają osobne zasady. Sprawdź ustawę swojego stanu i swoją umowę |
| Wielka Brytania | Określa umowa. W formularzach JCT domyślnie 3%, a strony mogą uzgodnić inną wartość albo żadną |
Wielka Brytania zmierza ku zmianie. W marcu 2026 r. rząd oświadczył, że proponuje zakaz potrącania i zatrzymywania kaucji w umowach budowlanych, a Commercial Payments Bill by to zrobił. Gdy sprawdzaliśmy, projekt wciąż był procedowany w parlamencie. Według jednej kancelarii zakaz nie zacząłby obowiązywać przed 2030 r. Jeśli podpisujesz długą umowę, sprawdź, na jakim etapie jest ustawa.
Jak pokazać kaucję gwarancyjną na fakturze?
Kaucję gwarancyjną pokaż na fakturze jako potrącenie z fakturowanej pracy, ze wskazaniem kwoty netto do zapłaty i bieżącej sumy zatrzymanych kwot. Czytający powinien widzieć, co zarobiono, co jest teraz płacone i co nadal jest należne. Na wymyślonych kwotach dół faktury może wyglądać tak:
| Praca wykonana w tym okresie | 45 000,00 $ |
| Minus kaucja gwarancyjna 5% (klauzula umowy 5.2) | −2 250,00 $ |
| Kwota do zapłaty z tej faktury | 42 750,00 $ |
| Kaucja zatrzymana do dziś, wraz z tą fakturą | 3 750,00 $ |
Jeśli umowa wymaga formularzy AIA, kaucja przechodzi przez wiersz 5 formularza G702. Poradnik o AIA G702 i G703 wyjaśnia rachunek. Ogólnie o ustawianiu etapów zobacz fakturowanie etapowe.
Jak prowadzić bieżącą sumę kaucji?
Bieżącą sumę kaucji gwarancyjnej prowadź w jednym miejscu dla każdej umowy, aktualizując ją z każdą fakturą. Oto wymyślony przykład: podwykonawca przy umowie na 120 000 $ z kaucją 5%, zwolnioną w całości na koniec.
| Faktura | Fakturowana praca | Kaucja | Netto do zapłaty | Zatrzymane do dziś |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 30 000 $ | 1 500 $ | 28 500 $ | 1 500 $ |
| 2 | 45 000 $ | 2 250 $ | 42 750 $ | 3 750 $ |
| 3 | 45 000 $ | 2 250 $ | 42 750 $ | 6 000 $ |
| Zwolnienie | −6 000 $ | 6 000 $ | 0 $ | |
| Razem | 120 000 $ | 120 000 $ |
Sprawdź to na dwa sposoby. Zatrzymane do dziś powinno równać się stawce razy fakturowana dotąd praca (5% ze 120 000 $ to 6 000 $). A fakturowana praca powinna równać się sumie wszystkich kwot netto.
Najczęstszy błąd rachunkowy to liczenie procentu od sumy narastającej i potrącanie jej znowu w całości z każdej faktury. Jeśli liczysz od pracy do dziś, potrącaj tylko przyrost od ostatniego razu.
Jak zafakturować zwolnienie kaucji gwarancyjnej?
Zwolnienie kaucji gwarancyjnej zafakturuj jako nową fakturę z własnym numerem, gdy spełni się warunek z umowy. Na wielu zleceniach nie jest wypłacana automatycznie, a zwolnienie, o które nikt nie prosi, może długo leżeć niezapłacone.
Warunek jest w Twojej umowie. W USA bywa powiązany z istotnym lub końcowym ukończeniem, czasem z oświadczeniami o zrzeczeniu się zastawu. W formularzach JCT pierwsza połowa przypada po ukończeniu projektu, a druga po okresie odpowiedzialności za wady, więc wystawiasz dwie faktury. Zapisz obie daty przy podpisaniu umowy, a nie przy zakończeniu.
Zwolnienie kaucji gwarancyjnej na podstawie klauzuli 5.2 umowy 14-2026, po istotnym ukończeniu 30 czerwca 2026 r. Kaucja zatrzymana na fakturach INV-2026-0012, INV-2026-0019 i INV-2026-0027: 6 000,00 $. Na tej fakturze nie fakturuje się żadnej nowej pracy.
Jak działa VAT od brytyjskiej kaucji?
Brytyjski VAT od kaucji co do zasady staje się wymagalny dopiero wtedy, gdy zafakturujesz kaucję albo ją otrzymasz, zależnie od tego, co nastąpi pierwsze. VAT Notice 708 HMRC mówi o tym w punkcie 23.1.2, a punkt 2.1.1 każe stosować tę samą stawkę VAT co przy wcześniejszych płatnościach z umowy. Faktura okresowa nalicza więc VAT od kwoty netto, a faktura zwolnieniowa nalicza VAT od kaucji.
Oto znów wymyślony przykład, w funtach z VAT 20%:
| Faktura | Praca | Kaucja | Zafakturowane netto | VAT | Razem |
|---|---|---|---|---|---|
| Faktura okresowa 2 | 45 000 £ | 2 250 £ | 42 750 £ | 8 550 £ | 51 300 £ |
| Faktura zwolnieniowa | 6 000 £ | 1 200 £ | 7 200 £ |
Obowiązują trzy zastrzeżenia. Jeśli z góry wystawisz fakturę VAT na pełną wartość, VAT od pełnej wartości staje się wymagalny w tym momencie. HMRC ma szczególne zasady dla niektórych dostaw budowlanych, więc zapytaj księgowego o wszystko nietypowe. A tam, gdzie obowiązuje krajowe odwrotne obciążenie, w ogóle nie naliczasz VAT, a rozlicza go Twój klient.
Poza Wielką Brytanią zapytaj księgowego. W UE art. 66 dyrektywy VAT pozwala państwom członkowskim wybrać, kiedy VAT staje się wymagalny przy niektórych transakcjach, więc moment nie jest wszędzie taki sam. Traktowanie podatku od sprzedaży w USA różni się w zależności od stanu i nie jest tu omawiane.
Fakturować pełną kwotę czy kwotę netto?
W większości przypadków fakturuj kwotę netto i prowadź kaucję w bieżącej sumie aż do zwolnienia. Oba podejścia zachowują się w księgach inaczej.
| Fakturowanie kwoty netto | Fakturowanie pełnej kwoty, z kaucją niezapłaconą | |
|---|---|---|
| Twoja lista faktur | Pokazuje tylko to, co jest teraz należne | Pokazuje fakturę częściowo opłaconą przez miesiące, a potem przeterminowaną |
| Brytyjski VAT | Od kwoty netto | Od pełnej kwoty w chwili wystawienia |
| Sprzedaż w raportach | Niższa do czasu zafakturowania zwolnienia | Pełna wartość od początku |
| Bieżąca suma | Prowadzona osobno, przez Ciebie | Widoczna jako niezapłacone saldo |
Księgowy może chcieć skorygować kaucję na koniec okresu, żeby sprzedaż odzwierciedlała to, co zarobiono. Raport WIP pokazuje tę wartość zlecenie po zleceniu. Jeśli klient po prostu płaci mniej, niż żąda faktura, to coś innego: to płatność częściowa, a saldo pozostaje należne.
Kaucja gwarancyjna w ERPFlow
ERPFlow nie ma typu pozycji dla kaucji gwarancyjnej ani bieżącego salda kaucji, a pozycje faktury nie mogą być ujemne, więc wiersz potrącenia nie jest możliwy. Jeśli co miesiąc prowadzisz wyceny etapowe z kaucją na dużych umowach, będzie to za mało. Dla małej firmy budowlanej z okazjonalną kaucją to działa:
- Zafakturuj kwotę netto jako jedną pozycję. Na zwykłej fakturze wpisz pozycję w rodzaju „Praca w tym okresie 45 000,00 $, minus kaucja gwarancyjna 5% 2 250,00 $. Kaucja zatrzymana do dziś 3 750,00 $”, ilość 1, cena 42 750 $. Pole rabatu przy pozycji dałoby poprawny rachunek, ale rabat to złe słowo dla pieniędzy, które nadal Ci się należą.
- Prowadź bieżącą sumę w arkuszu. ERPFlow nie zsumuje jej z kolejnych faktur.
- Zapisz datę zwolnienia. Karta na tablicy projektu z terminem robi się bursztynowa, a potem czerwona w miarę zbliżania się daty. Nic nie jest wysyłane, więc ktoś musi zajrzeć.
- Wystaw zwolnienie jako nową fakturę. To zwykła faktura z jedną pozycją, a pole Numer zamówienia może nieść odniesienie do umowy. Ustaw na pozycji stawkę podatku. ERPFlow nie rozstrzyga za Ciebie, jak potraktować VAT ani kiedy powstaje obowiązek podatkowy.
- Ścigaj płatność ręcznie. Płatności rejestruje się ręcznie, a przypomnienia wychodzą tylko wtedy, gdy ktoś je wyśle.