Jak agencje pracy i rekrutacji fakturują klientów

Agencje pracy tymczasowej fakturują klientów za pracowników co tydzień lub co dwa tygodnie, mnożąc zatwierdzone godziny z kart czasu pracy przez uzgodnioną stawkę dla klienta. Agencje rekrutacyjne fakturują jednorazową opłatę za obsadzenie stanowiska, zwykle jako procent wynagrodzenia kandydata, gdy ten przyjmie ofertę albo zacznie pracę. Wyszukiwanie z zaliczką jest rozliczane w ratach, w miarę postępu poszukiwań.

Jaką fakturę wystawia każdy rodzaj agencji?

Każdy rodzaj agencji rozlicza coś innego, więc inna jest faktura, jej termin i dowody, na których się opiera.

Jak wygląda faktura za pracę tymczasową?

Faktura za pracę tymczasową rozlicza zatwierdzone godziny według uzgodnionej stawki dla klienta, pozycja po pozycji, za wskazany tydzień. Oto wymyślony przykład tygodniowej faktury dla klienta z magazynu, z VAT 20%.

Takie faktury łatwo opłacić dzięki ścieżce odniesień: zamówieniu klienta lub miejscu powstawania kosztów, dacie końca tygodnia i zatwierdzonej karcie czasu pracy za każdą pozycją. Jeśli klient zatwierdził godziny, niewiele zostaje do sporu. Jeśli nie, faktura wróci. Wzór karty czasu pracy zespołu daje układ, z którego da się zasilić taką pozycję.

Więksi klienci mogą prowadzić ten proces sami przez system zarządzania dostawcami, czasem z samofakturowaniem, gdy klient wystawia fakturę w Twoim imieniu. Art. 224 dyrektywy VAT na to pozwala, jeśli wcześniej się to uzgodni i ustali procedurę akceptacji każdej faktury, a na fakturze musi się znaleźć wzmianka „Self-billing” (art. 226 pkt 10a). Oficjalne polskie brzmienie tej wzmianki nie zostało tu sprawdzone, więc podajemy ją po angielsku.

Czym różni się narzut od marży?

Narzut mierzy stawkę dla klienta względem wynagrodzenia pracownika, a marża to, co zostaje, względem stawki dla klienta, i agencje podające jedno, gdy myślą o drugim, to częste źródło złej wyceny.

Wymyślone kwoty dla tej samej stawki 24 € dla klienta:

Narzut 60% brzmi hojnie. Zostawia 6 € na godzinę na biuro, konsultantów i każdego klienta, który płaci późno. Praca tymczasowa ma też lukę w gotówce, której nie ma opłata za rekrutację: przy 30-dniowym terminie płatności możesz wypłacić cztery lub pięć tygodniowych list płac, zanim przyjdzie pierwsza wpłata od klienta. Ustal warunki płatności z myślą o tym.

Jak wygląda faktura za obsadzenie stanowiska?

Faktura za obsadzenie stanowiska rozlicza jednorazowo udane zatrudnienie, zwykle jako procent uzgodnionego wynagrodzenia kandydata. Wysokość opłaty to sprawa handlowa w Twoich warunkach współpracy, więc poniższe kwoty są wymyślone.

Opłata 20% od wynagrodzenia 48 000 € to 9 600 €, plus VAT 20%, czyli 1 920 €, razem 11 520 €. Zdefiniuj „wynagrodzenie” w warunkach, zanim będzie to potrzebne: to, czy obejmuje premię, prowizję albo dodatek samochodowy, może zmienić opłatę bardziej niż wynegocjowany procent.

Opłata za obsadzenie stanowiska: Kierownik Operacyjny, kandydat J. Przykładowy, data rozpoczęcia 1 lutego 2027 r. 20% uzgodnionego rocznego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszym roku, 48 000 €, zgodnie z warunkami współpracy z 5 października 2026 r. Warunki zwrotu: klauzula 7.

Zwroty. Wiele warunków przewiduje zwrot części opłaty, jeśli zatrudniona osoba szybko odejdzie. Oto wymyślona skala malejąca dla opłaty 9 600 €.

Zwrot pomniejsza fakturę, którą już wystawiono, więc zwykle trafia na fakturę korygującą, a nie na edycję oryginału.

Wyszukiwanie z zaliczką. Opłata zaliczkowa jest rozłożona na czas poszukiwań. Jako wymyślony przykład: 30% z wynagrodzenia 75 000 € to 22 500 €, fakturowane w trzech ratach po 7 500 €: przy zleceniu, przy krótkiej liście kandydatów i przy obsadzeniu stanowiska. Mechanika jest ta sama co przy fakturowaniu etapowym, z poszukiwaniem zamiast projektu.

Jaki VAT dotyczy faktury agencji?

VAT na fakturze agencji zależy od tego, czy agencja dostarcza pracownika, czy tylko go przedstawia. HMRC wyznacza tę granicę wyraźnie w VAT Notice 700/34:

• Dostarczanie personelu we własnym imieniu: VAT należy się od całej opłaty, w tym od kosztów personelu odzyskiwanych od klienta (punkt 2.3). Na powyższej fakturze to VAT od całych 3 048 €, a nie od marży agencji.
• Działanie jako pośrednik, przedstawienie pracownika, który zawiera umowę bezpośrednio z klientem: to usługa wprowadzająca, a VAT należy się od opłat agencji (punkt 5.1.2).

Koszt VAT od całej opłaty spada na klientów, którzy nie mogą go odliczyć, więc spodziewaj się z nimi takiej rozmowy. Inne kraje dochodzą do własnych odpowiedzi, więc sprawdź swój. Przy klientach za granicą zobacz poradnik o fakturowaniu klientów z UE.

Które przepisy o pracownikach agencji wpływają na fakturę?

Przepisy o pracownikach agencji wpływają na fakturę głównie przez stawkę dla klienta i opłatę za przejęcie. Przepisy różnią się w zależności od kraju i się zmieniają, więc potraktuj to jako wskazówki do sprawdzenia z doradcą.

• Równe traktowanie: w UE art. 5 dyrektywy 2008/104/WE mówi, że podstawowe warunki pracy i zatrudnienia pracownika tymczasowego muszą być co najmniej takie, jakie miałby, gdyby został zatrudniony bezpośrednio, a prawo krajowe wdraża to na różne sposoby. W Wielkiej Brytanii odpowiednie prawo zaczyna działać po 12 kolejnych tygodniach kalendarzowych na tym samym stanowisku u tego samego klienta. Jeśli wtedy wynagrodzenie rośnie, Twoje warunki muszą pozwalać, by stawka dla klienta poszła za nim.
• Przejście na stałe: prawo UE unieważnia klauzule uniemożliwiające klientowi zatrudnienie pracownika tymczasowego po zakończeniu zlecenia, dopuszczając jednak rozsądną rekompensatę za usługi agencji (art. 6 ust. 2). W Wielkiej Brytanii opłatę za przejęcie można pobrać tylko na określonych warunkach, a opłata musi być zapisana w Twojej umowie z klientem.
• Opłaty od pracowników: art. 6 ust. 3 tej samej dyrektywy zakazuje agencjom pobierania od pracowników opłat za zorganizowanie ich zatrudnienia u klienta.
• Licencje: w niektórych krajach i sektorach agencja musi mieć licencję. Sprawdź to, zanim zafakturujesz klienta w nowym kraju.

Rząd Wielkiej Brytanii prowadził konsultacje w sprawie zmian w tych ramach, więc sprawdź aktualny stan prawny.

Fakturowanie klientów agencji pracy i rekrutacji w ERPFlow

ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce. Nie ma płac, planowania zmian ani śledzenia kandydatów, więc obsługuje fakturę, a nie samo obsadzenie stanowiska.

• Stawki: dodaj każde stanowisko jako usługę z jednostką hr i stawką dla klienta. Stawki, które różnią się między klientami, nadpisuje się na pozycji.
• Faktury tygodniowe: wpisz zatwierdzone godziny jako ilość na pozycji faktury, a tydzień i pracownika w opisie. Duplikuj kopiuje fakturę z zeszłego tygodnia do nowej wersji roboczej, co oszczędza przepisywania pozycji. Faktura cykliczna tu nie pasuje, bo jej pozycje są za każdym razem identyczne.
• Odniesienia: pole Numer zamówienia przechowuje zamówienie klienta i drukuje się w PDF.
• Karty czasu pracy jako dowód: dołącz zatwierdzoną kartę czasu pracy do faktury. Załączniki zostają przy Twoim rekordzie i nie są wysyłane e-mailem z fakturą, więc kartę wyślij osobno, jeśli klient jej chce.
• Opłaty za obsadzenie stanowiska: jedna pozycja na fakturze, z powyższym sformułowaniem w opisie.
• Zwroty: ERPFlow nie ma dokumentu faktury korygującej. Oznacz jako anulowaną i Duplikuj obsługują pełne anulowanie i ponowne wystawienie, ale częściowy zwrot wymaga faktury korygującej z Twojego systemu księgowego.

Rekord klienta każdego klienta pokazuje przychody netto i należności. ERPFlow nie pokaże marży na pracownika, klienta ani obsadzenie stanowiska.