Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Rejestracja czasu w doradztwie, która wspiera rozliczenia, ma cztery etapy: otwórz kod dla każdego zlecenia przed rozpoczęciem pracy, zapisuj czas codziennie zdaniami, które klient mógłby przeczytać, przejrzyj projekt rachunku przed każdą fakturą i co miesiąc uzgadniaj godziny rozliczone, obniżone i nierozliczone. Wszystkie cztery może obsłużyć arkusz kalkulacyjny.
Doradztwo trudniej rozliczać niż większość pracy godzinowej, bo klient czyta szczegóły. Dyrektor finansowy, który widzi „Research, 6 godzin”, zapyta, co badano, a konsultant bez lepszego zapisu może tylko zgadywać albo obniżyć pozycję.
Co konsultant powinien zapisywać przy każdym bloku czasu?
Wpis czasu konsultanta potrzebuje daty, osoby, kodu zlecenia, etapu, godzin, oznaczenia rozliczalności i jednego czytelnego zdania o tym, co zrobiono.
| Pole | Przykład | Po co jest potrzebne przy rozliczaniu |
|---|---|---|
| Data | 14 kwietnia | Pozwala klientowi dopasować wpis do spotkania lub rezultatu |
| Osoba | Starszy konsultant | Ustala stawkę |
| Zlecenie i etap | NORD-2026-01, Rozpoznanie | Kieruje godziny na właściwą fakturę i budżet |
| Godziny | 3,5 | W jednostce rozliczeniowej podanej w umowie zlecenia |
| Rozliczalne | Tak | Utrzymuje czas wewnętrzny widocznym bez doliczania go |
| Opis | Zobacz niżej | Część, którą klient zakwestionuje |
Jak przygotować zlecenie doradcze przed zapisywaniem czasu?
Zlecenie doradcze przygotowujesz, kopiując jego warunki rozliczeń z umowy zlecenia na jeden arkusz, zanim zapiszesz pierwszą godzinę. Podstawa rozliczeń decyduje, do czego służy ewidencja czasu.
| Podstawa rozliczeń | Co robi ewidencja czasu | Na co uważać |
|---|---|---|
| Czas i materiały | To dowód stojący za każdą fakturą | Jakość opisów |
| Czas i materiały z limitem | Dowód plus wczesne ostrzeżenie | Godziny pozostałe do limitu. Ostrzeż klienta, zanim go osiągniesz |
| Stała opłata | Tylko wewnętrznie. Klient jej nie widzi | Budżet względem faktycznych godzin, etap po etapie |
| Retainer | Pokazuje, co kupiła miesięczna opłata | Pula godzin i zasady przenoszenia |
Jeśli dopiero wybierasz, poradnik o rozliczaniu godzinowym i retainerze dla konsultantów je porównuje.
Nadaj każdemu zleceniu własny kod z systemu numeracji projektów i twórz tylko etapy, o których faktycznie będziesz raportować. Zapisz stawkę dla każdego poziomu, dzień rozliczenia i to, czy czas podróży jest rozliczalny. Gdy za pół roku przyjdzie pytanie, ten arkusz oszczędzi Ci ponownego czytania umowy.
Jak pisać wpisy czasu, których klient nie zakwestionuje?
Każdy wpis czasu pisz jako opis tego, co zostało zrobione, z czym i po co. Jedno zdanie wystarczy.
| Niejasny wpis | Wpis, który klient może zatwierdzić |
|---|---|
| Research | Porównano trzy krótkie listy systemów ERP z wymaganiami uzgodnionymi 3 kwietnia |
| Spotkanie | Spotkanie komitetu sterującego: uzgodniono kolejność wdrożenia i dwa otwarte ryzyka |
| Praca nad raportem | Napisano sekcje 2 i 3 raportu z opcjami na czwartkowy przegląd |
| Administracja | Nie rozliczaj. Zapisz pod wewnętrznym kodem |
Dwa nawyki ważą więcej niż sformułowanie. Zapisuj tego samego dnia, bo wpis napisany tydzień później zamienia się w „Research”. I trzymaj jedno zadanie w jednym wpisie: kilka zadań zwiniętych w jedną sumę to tak zwane block billing, a klient nie widzi, ile kosztowało każde zadanie. Wytyczne rozliczeń niektórych klientów korporacyjnych odrzucają to wprost.
Czym jest przegląd przed fakturą i co sprawdzasz?
Przegląd przed fakturą to sprawdzenie projektu rachunku: każdy niezafakturowany wpis zlecenia, przeczytany przez osobę odpowiedzialną za klienta, zanim faktura wyjdzie. Wyłapuje błędy, póki poprawka jest darmowa, bo wystawioną fakturę można poprawić tylko kolejnym dokumentem.
- Kod: czy każdy wpis jest przy właściwym zleceniu i etapie?
- Opis: czy można go bez skrępowania przeczytać klientowi na głos?
- Dublowanie: jeśli dwie osoby były na jednym spotkaniu, czy umowa pozwala obu rozliczyć czas?
- Poprawki: czas spowodowany własnym błędem odpada.
- Limit: czy bieżąca suma mieści się w limicie?
- Dodatkowy zakres: czy jest pisemna zgoda na wszystko, co wykracza poza umowę?
Wszystko, czego postanowisz nie pobierać, to obniżenie wartości do rozliczenia. Zapisz to z przyczyną zamiast usuwać wpis, bo inaczej tracisz z oczu, ile pracy oddajesz za darmo.
Przykład: jeden miesiąc, od ewidencji czasu do faktury
Oto zmyślony przykład. Dwuosobowa firma doradcza rozlicza starszego konsultanta po 140 € za godzinę i analityka po 85 €, a to jest przegląd przed fakturą za kwiecień dla zlecenia NORD-2026-01.
| Osoba | Praca | Zapisano | Obniżono | Zafakturowano | Stawka | Netto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Starszy | Warsztaty rozpoznania | 14,0 | 0 | 14,0 | 140 € | 1 960 € |
| Starszy | Raport dla komitetu | 9,5 | 1,5 | 8,0 | 140 € | 1 120 € |
| Analityk | Mapowanie procesów | 31,0 | 0 | 31,0 | 85 € | 2 635 € |
| Analityk | Czyszczenie danych, powtórzone po naszym błędzie | 6,0 | 6,0 | 0 | 85 € | 0 € |
| Razem | 60,5 | 7,5 | 53,0 | 5 715 € |
Teraz uzgodnij. 60,5 godziny zapisanych to 53,0 zafakturowanych plus 7,5 obniżonych, bez reszty. Jeśli miesiąc nie zamyka się na zero, reszta to praca niezafakturowana i jej miejsce jest w raporcie WIP.
Po stawkach standardowych miesiąc był wart 6 435 €: 23,5 godziny starszego konsultanta i 37 godzin analityka. Faktura wynosi 5 715 €, więc oddano 720 € i zafakturowano 88,8 % wartości standardowej. Jeden miesiąc niewiele znaczy. Rok takiego wyniku u jednego klienta to rozmowa o cenach.
Pozycja faktury może wtedy być taka krótka, z listą wpis po wpisie w załączniku, jeśli umowa to obiecuje:
Mapowanie procesów, etap Rozpoznanie, NORD-2026-01, 1–30 kwietnia: 31,0 godziny po 85,00 €
Poradnik o zamianie godzin rozliczalnych w fakturę opisuje, ile szczegółów pokazać na samym rachunku.
Prowadzenie zlecenia doradczego w ERPFlow
ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce. Na razie codzienna ewidencja i przegląd przed fakturą mieszkają w arkuszu lub osobnym narzędziu do czasu. ERPFlow nie ma też akceptacji czasu ani raportów czasu na osobę, a projekt nie ma stawek, limitów ani budżetów.
ERPFlow obejmuje resztę papierologii firmy doradczej:
- Propozycja: napisz ją jako ofertę z pozycjami, a gdy nadejdzie moment rozliczenia, użyj Przekształć w fakturę. Oba dokumenty pozostają powiązane. Klienci nie mogą zaakceptować online, więc ofertę oznaczasz jako zaakceptowaną sam.
- Zlecenie: projekt to tablica powiązana z klientem, z kartami niosącymi przypisanych, terminy, pliki, komentarze i poświęcony czas wpisany w godzinach i minutach. Te czasy sumują się na projekt i na klienta. Każda karta ma jedną liczbę, bez daty, i nie zamienia się ona w pozycje faktury.
- Stawki: utwórz jedną usługę na poziom, z jednostką ustawioną na godziny i ceną godzinową. Na fakturze wybierz usługę i wpisz ilość z ewidencji. Pozycja może mieć rabat w %, a zamówienie zakupu klienta wpisujesz w Numer zamówienia.