AKB Systems gestisce gli incarichi dal primo preventivo all'ultima fattura in un solo sistema

La società

AKB Systems è una società di servizi professionali di Tallinn. Il suo lavoro arriva sotto forma di incarichi dei clienti: una richiesta diventa una serie di azioni definite, le azioni richiedono tempo e il tempo diventa lavoro fatturabile. Il servizio in sé è solo una parte del mestiere: ogni richiesta va anche registrata, organizzata, portata a termine e fatturata.

Quando i dati dei clienti, i documenti, le note di progetto e le ore di lavoro stanno in posti diversi, anche un incarico semplice genera lavoro amministrativo. Diventa più difficile capire cosa ha chiesto il cliente, cosa è stato fatto, quanto tempo ci è voluto e se tutto è finito in fattura. AKB Systems voleva un unico sistema pratico per l'intero processo: senza un lungo progetto di implementazione, e senza aggiungere burocrazia per toglierne.

Operativi in 30 minuti

La prima sorpresa è stata quanto poco ci volesse per partire. In circa mezz'ora il team ha aperto un account, creato il primo cliente, preparato e inviato via email un preventivo e impostato per quel cliente un progetto su cui registrare il tempo.

Nessuna fase di configurazione, nessun flusso di lavoro cucito insieme da app separate. La struttura di cui l'attività aveva bisogno c'era fin dall'inizio: il cliente, l'offerta commerciale, il progetto e il lavoro svolto per quel cliente.

Un'unica anagrafica per cliente

Ogni cliente ha un'unica anagrafica, e la storia resta agganciata lì. La pagina del cliente raccoglie i preventivi e le fatture emessi a suo nome, i progetti collegati e una scheda Allegati per i documenti che appartengono al rapporto: contratti, preventivi firmati, corrispondenza.

Quell'anagrafica resta utile per tutta la durata del rapporto: quando si prepara il primo preventivo, quando si riguarda il lavoro già fatto, quando arriva una nuova richiesta o quando bisogna confermare cosa è stato consegnato. Nessuno deve scavare tra thread di email o in un albero di cartelle per trovarla.

Ogni richiesta al suo posto

La gestione dei progetti è diventata presto una delle parti più preziose del sistema. Ogni progetto è una bacheca collegata al suo cliente, e ogni richiesta diventa una scheda: aggiunta quando il cliente la chiede, spostata avanti mentre il lavoro procede e portata in una colonna di completamento quando è finita. Una scheda contiene la descrizione della richiesta, i suoi file, un thread di commenti e il tempo impiegato.

Il risultato è una storia di lavoro del progetto: cosa ha chiesto il cliente, cosa si è fatto, quanto tempo ci è voluto e cosa resta aperto. Conta soprattutto quando un progetto cresce attraverso tante piccole richieste invece che con un'unica grande consegna: la bacheca resta ordinata anche quando il lavoro cambia da un giorno all'altro.

Le ore sono già sulle schede

Il tempo si registra dove sta il lavoro. Man mano che ogni richiesta viene gestita, le ore e i minuti impiegati finiscono sulla sua scheda ed ERPFlow li somma: per progetto nell'elenco dei Progetti e per tutti i progetti di un cliente sulla pagina del cliente.

Così, quando arriva il momento di fatturare, nessuno deve ricostruire le ore da calendari, messaggi o memoria. Le schede completate e il tempo registrato su di esse sono la base per la fattura a ore, che entra in fattura come riga. La fattura è intestata alla stessa anagrafica cliente e può essere collegata al progetto a cui si riferisce, con la certezza che il lavoro svolto sia stato davvero registrato.

Una visione finanziaria sempre aggiornata

Preventivi e fatture non vivono più come file isolati. Un preventivo accettato si converte in una bozza di fattura in un passaggio, e ogni fattura emessa alimenta la Dashboard (il fatturato del mese, quanto è da incassare e quanto è scaduto) oltre ai totali di fatturato e da incassare nella scheda Analisi di ciascun cliente.

AKB Systems sa a che punto è senza aspettare che qualcuno aggiorni un foglio di calcolo. Il lavoro operativo e il quadro finanziario si muovono insieme, e i numeri ci sono ogni volta che servono.

Un solo sistema per tutto il giro

Richiesta del cliente → scheda di progetto → tempo registrato → lavoro completato → fattura

Con ERPFlow in uso ogni giorno, AKB Systems tiene i documenti in ordine, organizza bene i progetti e ha una traccia verificabile del lavoro richiesto, in corso e completato. Il tempo viene registrato mentre il lavoro si svolge, le fatture partono nei tempi giusti e il quadro finanziario è lì senza report aggiuntivi.

Per la società, il vantaggio principale non è semplicemente avere più informazioni in un unico posto. È sapere che ogni richiesta del cliente ha un posto, ogni azione completata ha una traccia, ogni ora impiegata si può ricostruire e ogni fattura può partire senza burocrazia inutile: una struttura che ha richiesto circa 30 minuti per essere impostata ed è rimasta abbastanza semplice da usare ogni giorno.