Terakhir diperbarui 6 November 2026
Rekonsiliasi faktur berarti mencocokkan setiap faktur yang Anda terbitkan dengan uang yang diterima untuknya, sehingga setiap saldo di pembukuan Anda benar-benar belum dibayar. Firma jasa punya pemeriksaan kedua: bahwa semua pekerjaan yang diserahkan sudah difakturkan. Lakukan keduanya setiap bulan, dengan berpegang pada rekening koran bank, bukan ingatan.
Apa arti rekonsiliasi faktur bagi firma jasa?
Rekonsiliasi faktur bagi firma jasa adalah dua pemeriksaan terpisah. Yang pertama berjalan dari faktur ke bank: apakah masing-masing sudah dibayar, dan apakah catatan Anda menyatakannya? Yang kedua berjalan dari pekerjaan ke faktur: apakah semua yang Anda serahkan sudah ditagih?
Pemeriksaan kedua adalah yang tidak dibutuhkan dengan cara yang sama oleh firma yang menjual barang. Stok keluar dari gudang dan meninggalkan catatan. Tambahan kerja sore hari atau tahap yang selesai diam-diam tidak meninggalkan apa-apa, dan tak ada yang akan menelepon untuk mengingatkan Anda. Anda mungkin juga menemukan istilah "three-way matching" untuk pesanan pembelian, pengiriman, dan faktur pemasok, yang merupakan pengendalian pembelian dan pekerjaan yang berbeda.
Bagaimana merekonsiliasi faktur dengan bank?
Faktur direkonsiliasi dengan bank dengan menelusuri rekening koran baris demi baris, lalu membuktikan totalnya. Sediakan satu jam di akhir bulan dan ikuti urutan ini.
- Tandai setiap penerimaan dari pelanggan di rekening koran bank. Abaikan pembayaran keluar dan transfer antar rekening Anda sendiri.
- Cocokkan tiap penerimaan dengan faktur menurut referensi, lalu jumlah, lalu nama pelanggan.
- Masukkan apa pun yang belum tercatat, dengan tanggal pada rekening koran.
- Daftarkan yang tersisa. Penerimaan yang tidak bisa Anda tempatkan masuk daftar tersendiri, dan tidak ditempelkan pada faktur yang paling mungkin.
- Hitung apa yang seharusnya masih terutang, seperti pada contoh di bawah.
- Daftarkan saldo terbuka dan jumlahkan. Kedua angka itu harus sama.
- Temukan selisih apa pun dan tuliskan apa penyebabnya. Lalu tagih pelanggan yang memang berutang kepada Anda.
Lakukan ini sebelum mengirim pengingat. Menagih seseorang untuk faktur yang sudah dibayarnya tiga minggu lalu merugikan niat baik lebih besar daripada nilai keterlambatannya.
Contoh rekonsiliasi akhir bulan
Rekonsiliasi akhir bulan membandingkan apa yang seharusnya terutang dengan apa yang dikatakan faktur terbuka Anda. Berikut contoh rekaan untuk Oktober. Pakai angka termasuk PPN sepanjang jalan, karena itulah yang dibayar pelanggan.
| Apa yang seharusnya terutang | Jumlah |
|---|---|
| Terutang pada 1 Oktober | €14.200,00 |
| Tambah faktur yang diterbitkan pada Oktober | €9.600,00 |
| Kurangi penerimaan dari pelanggan | −€11.350,00 |
| Kurangi faktur yang dibatalkan atau dikreditkan | −€480,00 |
| Seharusnya terutang pada 31 Oktober | €11.970,00 |
| Apa kata faktur terbuka Anda | Saldo |
|---|---|
| INV-2026-0071 | €2.400,00 |
| INV-2026-0088, dibayar sebagian | €1.000,00 |
| INV-2026-0093 | €3.120,00 |
| INV-2026-0104 | €1.560,00 |
| INV-2026-0117 | €3.890,00 |
| Total terbuka | €11.970,00 |
Kedua total sama, jadi bulan itu sudah direkonsiliasi. Simpan salinan bertanggal, karena baris pertama bulan depan adalah baris terakhir bulan ini.
Bagaimana menemukan selisih rekonsiliasi?
Selisih rekonsiliasi biasanya membocorkan penyebabnya sendiri, jadi lihat besarnya sebelum melihat hal lain.
| Selisihnya | Biasanya berarti |
|---|---|
| Persis sebesar satu faktur | Ada faktur atau pembayaran yang hilang, atau dimasukkan dua kali |
| Dua kali jumlah sebuah pembayaran | Pembayaran ditambahkan padahal seharusnya dikurangkan |
| Habis dibagi 9 | Dua digit tertukar: €1.520 diketik €1.250 menyisakan selisih €270 |
| Beberapa euro | Biaya bank, pembulatan, atau kurs |
| Bulat dan tak terjelaskan | Pembayaran di muka dari pelanggan, yang tidak terkait faktur mana pun |
Mengapa pembayaran tidak cocok dengan faktur?
Pembayaran tidak cocok dengan faktur karena segelintir alasan biasa, dan masing-masing punya penyelesaian yang mapan.
| Yang Anda lihat di bank | Kemungkinan penyebab | Yang dilakukan |
|---|---|---|
| Kurang beberapa euro | Bank pengirim memotong biaya | Terima saja atau mintakan, lalu catat yang diputuskan |
| Satu jumlah, beberapa faktur | Pelanggan membayar sekaligus | Minta pemberitahuan pembayaran, pecah ke beberapa faktur |
| Tanpa referensi sama sekali | Sistem akuntansi mereka melewatkannya | Cari jumlah yang sama, periksa pengirimnya, lalu tanyakan |
| Lebih dari faktur | Dua faktur dibayar, atau duplikat | Periksa, lalu simpan sebagai kredit atau kembalikan |
| Kurang dari faktur, dengan persentase bulat | Pajak yang ditahan pada pembayaran lintas negara | Minta bukti potong pajak, dan tanyakan kepada akuntan Anda |
| Jumlah mata uang asing yang kurang pas | Kurs pada hari itu | Catat yang diterima, dan lihat faktur mata uang asing |
Pembayaran sebagian punya panduan sendiri.
Bagaimana memastikan semua pekerjaan Anda sudah ditagih?
Anda memastikan semua pekerjaan sudah ditagih dengan mulai dari daftar pekerjaan, bukan daftar faktur. Faktur tidak bisa menunjukkan apa yang tidak ada di dalamnya. Telusuri ini sekali sebulan:
- Penawaran yang diterima: faktur yang dibuat dari masing-masing harus berjumlah sama dengan penawaran, atau dengan tahap yang sudah ditagih sejauh ini.
- Pembayaran tahap: tahap apa pun yang selesai bulan ini harus punya faktur bertanggal bulan ini.
- Retainer: satu faktur per klien, per periode. Retainer bulanan yang dijeda dan tidak pernah dimulai lagi mudah terlewat.
- Pekerjaan tambahan: apa pun yang disepakati lewat email selama pekerjaan.
- Biaya yang akan ditagih ulang: periksa pengeluaran Anda untuk apa pun yang ingin Anda teruskan.
Apa pun yang Anda temukan masuk ke laporan WIP atau langsung ke faktur. Melakukan ini sebulan setelah pekerjaan jauh lebih mudah daripada tiga bulan kemudian, ketika klien sudah menutup anggarannya.
Merekonsiliasi faktur di ERPFlow
ERPFlow tidak punya umpan bank, impor rekening koran bank, atau pencocokan pembayaran. Anda membaca rekening koran dan memasukkan tiap penerimaan sendiri dengan Catat pembayaran pada faktur, dengan tanggal dari bank dan catatan untuk referensinya. ERPFlow juga tidak menghasilkan bukti akhir bulan di atas, jadi itu ada di spreadsheet Anda.
Yang diberikannya untuk Anda kerjakan:
- Daftar Faktur memfilter menurut Jatuh tempo, Dibayar sebagian, dan Kelebihan bayar, serta menurut periode, sehingga Anda bisa melihat apa yang diterbitkan dalam sebulan.
- Dasbor menampilkan Outstanding dan Overdue dalam mata uang dasar Anda. Angka itu tidak termasuk PPN, dengan PPN-nya di bawah, jadi jumlahkan keduanya sebelum membandingkannya dengan daftar saldo di atas. Faktur yang dibayar sebagian hanya dihitung sisanya.
- Lampiran pada faktur dapat menyimpan pemberitahuan pembayaran atau konfirmasi pembayaran. Lampiran bersifat internal dan tidak pernah dikirim ke pelanggan.
- Tandai dibatalkan dan Catat pengembalian dana menangani koreksi, bila diperlukan.
Untuk pemeriksaan kedua, penawaran mendaftar faktur yang dibuat darinya di bawah Dokumen tertaut, sehingga Anda bisa melihat apa yang sudah ditagih terhadapnya. Proyek juga dapat ditautkan ke pelanggan, penawaran, pesanan, dan fakturnya.