Terakhir diperbarui 6 November 2026
Alur pelacakan waktu konsultan yang mendukung penagihan punya empat tahap: buka kode untuk setiap penugasan sebelum pekerjaan dimulai, catat waktu setiap hari dalam kalimat yang bisa dibaca klien, tinjau draf tagihan sebelum setiap faktur, dan rekonsiliasi jam yang ditagih, diturunkan nilainya, dan belum ditagih setiap bulan. Satu spreadsheet bisa menjalankan keempatnya.
Konsultasi lebih sulit ditagih daripada kebanyakan pekerjaan per jam karena klien membaca rinciannya. Direktur keuangan yang melihat "Riset, 6 jam" akan bertanya apa yang diriset, dan konsultan tanpa catatan yang lebih baik hanya bisa menebak atau memberi diskon pada baris itu.
Apa yang harus dicatat konsultan untuk setiap blok waktu?
Entri waktu konsultan memerlukan tanggal, orang, kode penugasan, fase, jam, penanda dapat ditagih, dan satu kalimat yang terbaca tentang apa yang dikerjakan.
| Kolom | Contoh | Mengapa penagihan memerlukannya |
|---|---|---|
| Tanggal | 14 April | Memungkinkan klien mencocokkan entri dengan rapat atau hasil kerja |
| Orang | Konsultan senior | Menentukan tarif |
| Penugasan dan fase | NORD-2026-01, Discovery | Menaruh jam pada faktur dan anggaran yang benar |
| Jam | 3,5 | Dalam kenaikan penagihan yang dinyatakan surat penugasan Anda |
| Dapat ditagih | Ya | Menjaga waktu internal tetap terlihat tanpa menagihnya |
| Deskripsi | Lihat di bawah | Bagian yang akan dipertanyakan klien |
Bagaimana menyiapkan penugasan konsultasi sebelum mencatat waktu?
Siapkan penugasan konsultasi dengan menyalin ketentuan penagihannya dari surat penugasan ke satu lembar sebelum jam pertama dicatat. Dasar penagihan menentukan untuk apa catatan waktu itu.
| Dasar penagihan | Fungsi catatan waktu | Yang diperhatikan |
|---|---|---|
| Waktu dan material | Menjadi bukti di balik setiap faktur | Kualitas deskripsi |
| Waktu dan material dengan batas | Bukti, ditambah peringatan dini | Jam yang tersisa sebelum batas. Beri tahu klien sebelum mencapainya |
| Biaya tetap | Hanya internal. Klien tidak melihatnya | Anggaran terhadap jam aktual, fase demi fase |
| Retainer | Menunjukkan apa yang dibeli oleh biaya bulan itu | Jatah dan ketentuan penggulungan |
Jika Anda masih memilih di antara ini, panduan penagihan per jam dan retainer untuk konsultan membandingkannya.
Beri setiap penugasan kodenya sendiri dari sistem penomoran proyek, dan hanya buat fase yang memang akan Anda laporkan. Catat tarif untuk setiap jenjang, hari penagihan, dan apakah waktu perjalanan dapat ditagih. Saat pertanyaan datang enam bulan kemudian, lembar ini menghemat Anda dari membaca ulang suratnya.
Bagaimana menulis entri waktu yang tidak dipertanyakan klien?
Tulis setiap entri waktu sebagai apa yang Anda lakukan, terhadap apa, dan untuk apa. Satu kalimat sudah cukup.
| Entri yang kabur | Entri yang bisa disetujui klien |
|---|---|
| Riset | Membandingkan tiga daftar pendek ERP terhadap kebutuhan yang disepakati pada 3 April |
| Rapat | Rapat kelompok pengarah: menyepakati urutan peluncuran dan dua risiko terbuka |
| Pekerjaan laporan | Menyusun bagian 2 dan 3 laporan opsi untuk tinjauan hari Kamis |
| Administrasi | Jangan ditagih. Catat ke kode internal |
Dua kebiasaan lebih penting daripada susunan katanya. Catat pada hari yang sama, karena entri yang ditulis seminggu kemudian berubah menjadi "Riset". Dan jadikan satu tugas satu entri: beberapa tugas yang digulung menjadi satu total dikenal sebagai block billing, dan klien tidak bisa melihat berapa biaya setiap tugas. Sebagian pedoman penagihan klien korporat menolaknya sama sekali.
Apa itu tinjauan sebelum menagih, dan apa yang diperiksa?
Tinjauan sebelum menagih adalah pemeriksaan draf tagihan: setiap entri yang belum ditagih pada suatu penugasan, dibaca oleh orang yang bertanggung jawab atas klien sebelum faktur keluar. Ini menangkap kesalahan selagi masih gratis diperbaiki, karena faktur yang sudah terbit hanya bisa dikoreksi dengan dokumen lain.
- Kode: apakah setiap entri ada di penugasan dan fase yang benar?
- Deskripsi: apakah Anda nyaman membacakannya keras-keras kepada klien?
- Duplikasi: jika dua orang menghadiri satu rapat, apakah surat penugasan mengizinkan keduanya menagih?
- Pengerjaan ulang: waktu akibat kesalahan Anda sendiri dikeluarkan.
- Batas: apakah total berjalan tetap di dalamnya?
- Lingkup tambahan: apakah ada persetujuan tertulis untuk apa pun di luar surat?
Apa pun yang Anda putuskan tidak ditagih adalah penurunan nilai tagihan. Catat dengan alasan, jangan hapus entrinya, atau Anda kehilangan gambaran seberapa banyak pekerjaan yang Anda berikan cuma-cuma.
Contoh hitungan: satu bulan, dari catatan waktu sampai faktur
Berikut contoh rekaan. Sebuah firma konsultan beranggota dua orang menagih konsultan senior €140 per jam dan analis €85, dan ini adalah tinjauan sebelum menagih untuk April pada penugasan NORD-2026-01.
| Orang | Pekerjaan | Tercatat | Diturunkan nilainya | Ditagih | Tarif | Neto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Senior | Lokakarya Discovery | 14,0 | 0 | 14,0 | €140 | €1.960 |
| Senior | Laporan kelompok pengarah | 9,5 | 1,5 | 8,0 | €140 | €1.120 |
| Analis | Pemetaan proses | 31,0 | 0 | 31,0 | €85 | €2.635 |
| Analis | Pembersihan data, dikerjakan ulang karena kesalahan kami | 6,0 | 6,0 | 0 | €85 | €0 |
| Total | 60,5 | 7,5 | 53,0 | €5.715 |
Sekarang rekonsiliasi. 60,5 jam yang tercatat sama dengan 53,0 yang ditagih ditambah 7,5 yang diturunkan nilainya, tanpa sisa. Jika sebulan tidak menutup ke nol, sisanya adalah pekerjaan yang belum ditagih, dan tempatnya di laporan WIP.
Pada tarif standar, bulan itu bernilai €6.435: 23,5 jam senior dan 37 jam analis. Fakturnya €5.715, jadi €720 diberikan cuma-cuma dan Anda menagih 88,8% dari nilai standar. Satu bulan seperti itu tidak berarti banyak. Setahun seperti itu pada satu klien adalah pembicaraan soal harga.
Baris faktur kemudian bisa sesingkat ini, dengan daftar entri demi entri terlampir jika surat menjanjikannya:
Pemetaan proses, fase Discovery, NORD-2026-01, 1 sampai 30 April: 31,0 jam dengan tarif €85,00
Panduan mengubah jam yang dapat ditagih menjadi faktur membahas seberapa rinci tagihannya sendiri.
Menjalankan penugasan konsultasi di ERPFlow
ERPFlow belum punya timer atau timesheet saat ini. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir. Untuk sekarang, catatan harian dan tinjauan sebelum menagih berada di spreadsheet atau alat waktu terpisah. ERPFlow juga tidak punya persetujuan waktu atau laporan waktu per orang, dan proyek tidak punya tarif, batas, atau anggaran.
ERPFlow mencakup sisa dokumen bisnis konsultasi:
- Proposal: tulis sebagai penawaran dengan butir baris, lalu pakai Konversi ke faktur saat saatnya menagih. Kedua dokumen tetap tertaut. Klien tidak bisa menerima secara online, jadi Anda menandai penawaran sebagai diterima sendiri.
- Penugasan: proyek adalah papan yang tertaut ke pelanggan, dengan kartu berisi penerima tugas, tenggat, berkas, komentar, dan waktu terpakai yang diketik dalam jam dan menit. Waktu itu dijumlahkan per proyek dan per pelanggan. Setiap kartu memuat satu angka, tanpa tanggal, dan tidak menjadi baris faktur.
- Tarif: buat satu layanan per jenjang, dengan satuan jam dan harga per jam. Pada faktur, pilih layanannya dan ketik kuantitas dari catatan Anda. Sebuah baris dapat memuat % diskon, dan pesanan pembelian klien ditulis di Nomor pesanan.