Terakhir diperbarui 6 November 2026
Manajemen proyek arsitektur, dari sisi uang, berarti mengubah setiap biaya tahap menjadi anggaran jam, mencatat waktu tim terhadap tahap itu setiap minggu, membandingkan jam terpakai dengan pekerjaan yang selesai, dan menagih ketika pemicu yang disepakati tiba. Perbandingan itu menangkap kelebihan selagi Anda masih bisa berbuat sesuatu.
Panduan ini tentang menjaga biaya tetap tetap menguntungkan selagi proyek berjalan. Koordinasi desain dan sisi statutori adalah pokok bahasan lain, dan ringkasan RIBA Plan of Work adalah tempat untuk itu.
Bagaimana mengubah biaya tahap menjadi anggaran jam?
Ubah biaya tahap menjadi anggaran jam dengan menahan cadangan lalu membagi sisanya dengan tarif gabungan Anda. Berikut contoh karangan, dengan cadangan 10% dan tarif gabungan £85 per jam:
| Tahap | Biaya | Dikurangi 10% yang ditahan | Anggaran jam pada £85 |
|---|---|---|---|
| 2 Concept Design | £6.000 | £5.400 | 63 |
| 3 Spatial Coordination | £8.400 | £7.560 | 88 |
| 4 Technical Design | £11.600 | £10.440 | 122 |
Jam dibulatkan ke bawah. Jika Anda menulis proposal biaya dari jam lampau, anggarannya seharusnya dekat dengan estimasi Anda saat itu. Beri tahu tim angkanya. Anggaran yang hanya diketahui direktur tidak bisa memengaruhi hari Selasa siapa pun.
Bagaimana melacak waktu tim terhadap biaya tahap?
Lacak waktu tim terhadap biaya tahap dengan meminta semua orang mencatat jam ke proyek dan tahap setidaknya setiap minggu, lalu membandingkan totalnya dengan perkiraan jujur seberapa banyak tahap itu selesai.
Tiga aturan membuat angkanya bisa dipakai:
- Catat ke tahap, bukan hanya ke proyek. "Smith House: 6 jam" tidak bisa memberi tahu biaya mana yang menanggungnya.
- Catat layanan tambahan secara terpisah. Layanan itu dibayar di atasnya, jadi jam untuknya tidak boleh memakan anggaran tahap. Lihat layanan tambahan.
- Perkirakan kemajuan dari apa yang sudah dihasilkan. Hitung gambar dan tugas yang tersisa, dan abaikan jam terpakai. Kalau tidak, pemeriksaan itu tidak membuktikan apa-apa.
Pelacaknya sendiri bisa satu baris per tahap. Berikut untuk pekerjaan karangan yang sama, empat minggu ke dalam Tahap 3:
| Tahap | Anggaran jam | Jam terpakai | Anggaran terpakai | Pekerjaan selesai | Proyeksi total | Lebih atau kurang |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 Concept Design | 63 | 58 | 92% | 100% | 58 | 5 kurang |
| 3 Spatial Coordination | 88 | 62 | 70% | 50% | 124 | 36 lebih |
| 4 Technical Design | 122 | 6 | 5% | 5% | 120 | 2 kurang |
Proyeksi total adalah jam terpakai dibagi pekerjaan selesai, jadi Tahap 3 terbaca 62 ÷ 50% = 124. Itu 36 jam di atas anggaran, atau £3.060 pada £85, lebih dari cadangan £840 yang ditahan pada tahap tersebut. Anda kini tahu hal itu dengan separuh tahap masih akan berjalan. Panduan anggaran jam vs jam aktual membahas lebih dalam cara membaca angka ini pada satu pekerjaan biaya tetap.
Apa yang dilakukan ketika sebuah tahap melampaui anggaran?
Ketika sebuah tahap melampaui anggaran, cari penyebabnya sebelum memutuskan apa pun, karena setiap penyebab punya perbaikan yang berbeda.
| Penyebab | Yang dilakukan |
|---|---|
| Klien mengubah sesuatu | Berhenti dan sepakati sebagai layanan tambahan |
| Desain belum mantap | Minta direktur membuat keputusan yang menahannya |
| Pekerjaan terlalu senior atau terlalu junior untuk orang yang mengerjakannya | Ubah siapa mengerjakan apa, karena tarif gabungan juga bergeser |
| Koordinasi dengan konsultan lebih banyak daripada yang diasumsikan | Periksa asumsi Anda dalam penunjukan, dan angkat jika dilanggar |
| Estimasinya terlalu rendah | Selesaikan tahap itu, tanggung kerugiannya dan koreksi angka Anda untuk proposal berikutnya |
Jangan diam-diam meminjam jam dari Tahap 4. Anggaran tahap berikutnya yang membayar tahap berikutnya, dan kekurangannya hanya datang belakangan dengan waktu yang lebih sedikit untuk memperbaikinya.
Kapan sebaiknya menagih tahap: di akhir, bulanan atau dicicil?
Tagih tahap pada titik yang dinyatakan penunjukan Anda, dan jika tidak dinyatakan, bulanan menurut kemajuan biasanya pilihan terbaik untuk tahap yang berlangsung lebih dari beberapa minggu.
| Pola | Cocok untuk | Waspadai |
|---|---|---|
| Di akhir setiap tahap | Tahap pendek, pekerjaan kecil | Anda mendanai seluruh tahap, dan proyek yang macet membiarkannya tidak tertagih |
| Bulanan, menurut porsi pekerjaan selesai | Tahap 2 sampai 4 pada pekerjaan yang lebih besar | Butuh angka kemajuan yang diterima klien |
| Cicilan bulanan yang sama | Tahap 5, selama masa kontrak | Nyatakan apa yang terjadi jika pembangunan molor |
Untuk penagihan bulanan, tagih kemajuan tahap sampai kini dikurangi yang sudah Anda tagih. Pada pekerjaan karangan, Tahap 3 pada 50% menghasilkan £4.200 dari biaya £8.400. Jika £2.800 sudah keluar, faktur bulan ini adalah £1.400 ditambah PPN. Jam terpakai tidak ikut dihitung. Panduan biaya tahap RIBA dan penagihan bertahap membahas kalimat dan cara menyusun tahapnya.
Di mana proyek seperti ini biasanya salah?
Proyek arsitektur biaya tetap biasanya salah lewat kebiasaan kecil yang menyembunyikan angka sampai terlambat.
- Waktu diketik berminggu-minggu kemudian. Tidak ada yang ingat, jadi semuanya mendarat di proyek mana pun yang paling ribut.
- Meninjau hanya di akhir tahap. Saat itu jam sudah habis dan klien sudah menyetujui.
- Menganggap jam terpakai sebagai kemajuan. Tahap yang sudah 70% melewati jamnya belum tentu 70% selesai.
- Tanpa pemilik. Satu orang yang ditunjuk harus meninjau angka setiap proyek tiap minggu, bahkan di biro kecil.
- "Bantuan kecil" untuk klien yang tidak dicatat. Masing-masing kecil. Bersama-sama sering kali itulah kelebihannya.
Menjalankan tahap dan faktur di ERPFlow
ERPFlow saat ini belum punya timer atau timesheet. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir. ERPFlow tidak punya anggaran tahap, tarif staf atau profitabilitas per proyek, dan pengeluaran tidak tertaut ke proyek, jadi pelacak di atas tetap berada di spreadsheet. Inilah yang dicakup ERPFlow:
- Papannya. Satu papan di Proyek per pekerjaan, tertaut ke pelanggannya, dengan kolom bernama sesuai tahap Anda. Penunjukan bertanda tangan bisa berada di lampiran papan itu sendiri. Lihat cara kerja proyek. Papan tidak terbatas di semua paket, dan paket Gratis membatasi kartu pada 10.
- Pekerjaannya. Satu kartu per hasil kerja atau tahap, dengan penerima tugas, tenggat, berkas, komentar dan waktu terpakai yang diketik dalam jam dan menit. Totalnya dijumlahkan per proyek dan per pelanggan, dan ekspor kartu memberi waktu per kartu untuk pelacak Anda.
- Biayanya. Penawaran dengan satu baris per tahap. Sebuah layanan bisa menyimpan tarif per jam Anda untuk pekerjaan tambahan.
- Faktur tahap. Ini faktur biasa dengan baris yang disunting. Konversi penawaran, hapus tahap lainnya, dan atur baris ke jumlah periode ini, seperti "RIBA Tahap 3: 50% dari £8.400, dikurangi £2.800 yang sudah ditagih" sebesar £1.400. Draf mempertahankan proyek milik penawaran, dan Dokumen tertaut pada penawaran mendaftar setiap faktur yang dibuat darinya, sehingga Anda bisa melihat apa yang sudah ditagih sejauh ini.