Alur kerja waktu yang dapat ditagih untuk akuntan yang praktis

Alur kerja waktu yang dapat ditagih untuk akuntan yang praktis menetapkan dasar biaya per penugasan, mencatat waktu setiap hari menurut klien dan tugas, menutup catatan setiap bulan, meninjau jam terhadap biaya, lalu menagih atau menurunkan nilai tagihan sebelum periode berikutnya dibuka. Catat pekerjaan biaya tetap juga, karena catatan itu menunjukkan biaya mana yang tidak sepadan.

Mengapa akuntan sebaiknya mencatat waktu pada pekerjaan biaya tetap?

Mencatat waktu pada pekerjaan biaya tetap memberi tahu Anda berapa penghasilan per jam yang sebenarnya dari setiap biaya. Klien tidak pernah melihatnya, dan itu tidak mengubah tagihan. Itu untuk Anda.

Dua klien dengan biaya bulanan yang sama bisa memakan waktu yang sangat berbeda, biasanya karena keadaan catatan mereka. Anda tidak akan tahu mana yang mana dari faktur. Panduan akuntansi dengan biaya tetap membahas cara menetapkan harga biaya semacam itu sejak awal. Panduan ini membahas rutinitas yang menunjukkan apakah biaya itu berhasil.

Terhadap apa akuntan sebaiknya mencatat waktu?

Catat waktu terhadap klien, layanan, dan periode, supaya angkanya kelak bisa dibandingkan dengan biaya yang menutupinya. Daftar kode singkat sudah cukup:

Satu entri kemudian terbaca "Klien A, VAT, Q1 2026, 1,5 jam, merekonsiliasi buku besar pembelian". QRY adalah kode yang membayar jerih payah Anda, karena menunjukkan klien yang paling mahal bagi Anda dalam hal pengejaran.

Alur kerja bulanan, langkah demi langkah

1. Setiap hari: setiap orang mencatat waktu menurut klien, kode, dan periode, termasuk telepon singkat. Panduan catatan waktu memuat kolomnya.
2. Setiap Jumat: isi celahnya selagi minggu itu masih diingat.
3. Hari kerja pertama: tutup bulan sebelumnya. Entri yang datang belakangan memerlukan persetujuan peninjau.
4. Paling lambat hari kerja ke-3: peninjau membandingkan jam dengan biaya dan menandai apa pun yang di luar lingkup. Untuk setiap tanda, putuskan apakah akan ditagih, ditanggung sendiri, atau dibicarakan dengan klien.
5. Paling lambat hari kerja ke-5: terbitkan faktur bulan itu: biaya tetap, nasihat per jam, dan tambahan yang disepakati.
6. Pada hari yang sama: perbarui laporan WIP Anda dengan apa yang sudah diperoleh tetapi belum ditagih.
7. Setiap kuartal: tinjau biaya setiap klien terhadap jam 12 bulan terakhir.

Hari-hari itu hanya usulan. Yang penting adalah peninjauan terjadi sebelum penagihan, dan bulan ditutup pada tanggal yang diketahui, supaya angkanya berhenti bergerak.

Bagaimana mencegah pekerjaan di luar lingkup bocor?

Pekerjaan di luar lingkup bocor karena klien mengajukan pertanyaan cepat dan tidak ada yang memeriksa surat penugasan. Diperlukan dua hal: surat yang mencantumkan apa yang termasuk dalam biaya, dibahas di bagian biaya pada surat penugasan, dan email yang dikirim sebelum pekerjaan dimulai.

Itu di luar biaya bulanan kami, yang mencakup pembukuan dan laporan PPN. Saya perkirakan sekitar 3 jam dengan tarif €85 per jam, jadi €255 ditambah PPN. Mau saya kerjakan?

Emailnya pendek, dan klien jarang keberatan ditanya lebih dulu. Yang mereka keberatan adalah kejutan di faktur. Simpan balasannya bersama entri waktu.

Contoh hitungan: penghasilan per jam dari setiap biaya tetap

Berikut contoh rekaan. Sebuah kantor kecil ingin pekerjaan biaya tetapnya menghasilkan paling sedikit €75 per jam, angka yang mereka hitung memakai metode tarif tagih per jam.

Totalnya terlihat baik-baik saja, dan begitulah Klien B tetap tersembunyi. Pada 6 jam sebulan, Klien B memerlukan biaya €450 (6 × €75), atau pekerjaannya harus turun menjadi 4 jam (€300 ÷ €75).

Satu bulan membuktikan sedikit dalam akuntansi, karena akhir tahun dan kuartal PPN menumpuk jam di bulan-bulan tertentu. Bandingkan biaya dengan jam 12 bulan terakhir sebelum Anda berbicara dengan siapa pun. Jika jam QRY penyebabnya, percakapan tentang menyerahkan catatan tepat waktu mungkin memperbaikinya tanpa menyentuh biaya.

Apa yang dilakukan dengan waktu yang tidak bisa ditagih?

Waktu per jam yang Anda putuskan tidak ditagih adalah penurunan nilai tagihan (write-down), dan faktur yang tidak bisa Anda tagih adalah penghapusan piutang (write-off). Penurunan nilai tagihan dan penghapusan piutang menjelaskan cara mencatat masing-masing.

Kelebihan jam pada biaya tetap bukan keduanya. Tidak ada yang akan ditagihkan untuknya, jadi masuk saja ke peninjauan biaya. Tahan dorongan untuk merapikannya dari catatan, karena itulah bukti yang akan Anda perlukan saat biaya itu diperbarui.

Menjalankan alur kerja ini di ERPFlow

ERPFlow belum punya timer atau timesheet saat ini, dan waktu pada kartu tidak menjadi baris faktur. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir. ERPFlow menjalankan praktik Anda, bukan pembukuan klien Anda, dan bukan buku besar. Begini alur kerjanya saat ini:

• Pekerjaan dan tenggat: satu papan proyek per klien, tertaut ke data pelanggan mereka, dengan satu kartu per tugas dan periode, seperti "Laporan PPN, Q1 2026". Setiap kartu punya tenggat dan penerima tugas. Tautan pelanggan ada di papan, jadi satu papan per klien memberi Anda total waktu per klien.
• Waktu: diketik ke Waktu terpakai pada setiap kartu, dengan total per papan dan per pelanggan. Tidak ada kode tugas dan tidak ada laporan per orang. Waktu juga tidak punya tanggal, itulah sebabnya satu kartu per periode yang memisahkan Maret dari April.
• Biaya tetap: faktur berulang terbit sesuai jadwal, misalnya bulanan atau setiap tiga bulan, satu faktur per pelanggan per putaran, diemail atau dibiarkan sebagai draf. Faktur itu menerbitkan tagihan dan tidak pernah menarik pembayaran.
• Nasihat per jam: layanan dengan harga per jam Anda pada faktur biasa, dengan jam diketik sebagai kuantitas.
• Peninjauan: tab Analitik pelanggan menampilkan pendapatan, dan tab Proyek menampilkan waktu. Membagi yang satu dengan yang lain adalah hitungan yang Anda lakukan sendiri, karena ERPFlow tidak punya tarif, anggaran, atau biaya dan margin per klien. ERPFlow juga tidak punya laporan WIP.