AKB Systems: पहले कोट से आख़िरी इनवॉइस तक क्लाइंट का काम एक ही सिस्टम में

कंपनी

AKB Systems तालिन की एक प्रोफ़ेशनल-सर्विसेज़ कंपनी है। इसका काम क्लाइंट के असाइनमेंट के रूप में आता है: एक अनुरोध तय कामों की एक सूची बनता है, उन कामों में समय लगता है, और वही समय बिल होने वाला काम बन जाता है। सेवा खुद काम का सिर्फ़ एक हिस्सा है — हर अनुरोध को दर्ज करना, व्यवस्थित करना, पूरा करना और उसका इनवॉइस बनाना भी पड़ता है।

जब क्लाइंट की जानकारी, दस्तावेज़, प्रोजेक्ट नोट्स और काम के घंटे अलग-अलग जगहों पर हों, तो सीधा-सादा असाइनमेंट भी काग़ज़ी काम खड़ा कर देता है। यह देखना मुश्किल हो जाता है कि क्लाइंट ने क्या माँगा था, क्या हो चुका है, उसमें कितना समय लगा, और क्या वह सब इनवॉइस तक पहुँचा। AKB Systems पूरी प्रक्रिया के लिए एक व्यावहारिक सिस्टम चाहती थी — न कोई लंबा इम्प्लीमेंटेशन प्रोजेक्ट, न काग़ज़ी काम घटाने के नाम पर और काग़ज़ी काम।

30 मिनट में काम शुरू

पहला सरप्राइज़ यह था कि सेटअप में कितना कम लगा। करीब आधे घंटे में टीम ने अकाउंट खोला, पहला क्लाइंट बनाया, एक कोट तैयार करके ईमेल से भेजा, और उस क्लाइंट के लिए एक प्रोजेक्ट बनाया जिस पर समय दर्ज किया जा सके।

न कोई कॉन्फ़िगरेशन का दौर था, न अलग-अलग ऐप्स को जोड़-जोड़कर बनाया गया वर्कफ़्लो। कारोबार को जो ढाँचा चाहिए था, वह शुरू से मौजूद था: क्लाइंट, कारोबारी प्रस्ताव, प्रोजेक्ट, और उस क्लाइंट के लिए किया गया काम।

क्लाइंट का एक ही रिकॉर्ड

हर क्लाइंट का एक ही रिकॉर्ड है, और इतिहास उसी से जुड़ा रहता है। क्लाइंट के पेज पर उसे भेजे गए कोट्स और इनवॉइस, उससे जुड़े प्रोजेक्ट, और रिश्ते से जुड़े दस्तावेज़ों के लिए एक अनुलग्नक टैब होता है — अनुबंध, साइन किए हुए कोट्स, पत्राचार।

यह रिकॉर्ड तब तक काम आता है जब तक रिश्ता चलता है: पहला कोट तैयार करते समय, पुराने काम पर नज़र डालते समय, नया अनुरोध लेते समय या यह पक्का करते समय कि क्या डिलीवर हुआ। उसे ढूँढने के लिए किसी को ईमेल थ्रेड या फ़ोल्डरों के जाल में नहीं खोदना पड़ता।

हर अनुरोध अपनी जगह पर

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट जल्द ही इस सेटअप के सबसे कीमती हिस्सों में से एक बन गया। हर प्रोजेक्ट अपने क्लाइंट से जुड़ा एक बोर्ड है, और हर अनुरोध उस पर एक कार्ड बनता है — क्लाइंट के माँगते ही जोड़ा जाता है, काम चलते हुए आगे बढ़ाया जाता है, और पूरा होने पर उस कॉलम में पहुँचा दिया जाता है जिसके कार्ड पूर्ण माने जाते हैं। कार्ड पर अनुरोध का विवरण, उसकी फ़ाइलें, कमेंट्स का एक थ्रेड और उस पर लगा समय रहता है।

नतीजा प्रोजेक्ट का एक काम का इतिहास है: क्लाइंट ने क्या माँगा, उस पर क्या किया गया, कितना समय लगा और क्या अभी बाकी है। यह सबसे ज़्यादा तब काम आता है जब प्रोजेक्ट एक बड़ी डिलीवरी के बजाय कई छोटे-छोटे अनुरोधों से आगे बढ़ता है — काम रोज़ बदले, तब भी बोर्ड व्यवस्थित रहता है।

घंटे पहले से कार्ड पर हैं

समय वहीं दर्ज होता है जहाँ काम होता है। हर अनुरोध पर काम होते-होते, उस पर लगे घंटे और मिनट उसके कार्ड पर डाल दिए जाते हैं, और ERPFlow उन्हें जोड़ देता है — प्रोजेक्ट सूची में हर प्रोजेक्ट के लिए, और क्लाइंट के पेज पर उसके सभी प्रोजेक्ट्स को मिलाकर।

इसलिए इनवॉइस का वक़्त आने पर कोई कैलेंडर, मैसेज या याददाश्त से घंटे दोबारा नहीं जोड़ता। पूरे हुए कार्ड और उन पर दर्ज समय ही घंटे के हिसाब से बिल का आधार बनते हैं, जो इनवॉइस में एक लाइन के रूप में जाता है। इनवॉइस उसी क्लाइंट रिकॉर्ड के नाम जारी होता है और उस प्रोजेक्ट से जोड़ा जा सकता है जिसका वह बिल है — इस भरोसे के साथ कि किया गया काम सचमुच दर्ज हुआ है।

वित्त की लाइव तस्वीर

कोट्स और इनवॉइस अब अलग-थलग फ़ाइलें नहीं रहे। स्वीकार किया गया कोट एक कदम में ड्राफ़्ट इनवॉइस बन जाता है, और जारी हुआ हर इनवॉइस डैशबोर्ड में जुड़ता है — महीने की आय, क्या बकाया है और क्या अतिदेय है — और साथ ही हर क्लाइंट के अपने एनालिटिक्स टैब पर आय और बकाया के जोड़ में भी।

AKB Systems को पता रहता है कि वह कहाँ खड़ी है, किसी स्प्रेडशीट के अपडेट होने का इंतज़ार किए बिना। रोज़ का काम और वित्त की तस्वीर साथ-साथ चलते हैं, और आँकड़े जब चाहिए तब मौजूद होते हैं।

पूरे चक्र के लिए एक सिस्टम

क्लाइंट का अनुरोध → प्रोजेक्ट कार्ड → दर्ज समय → पूरा हुआ काम → इनवॉइस

रोज़ ERPFlow इस्तेमाल करते हुए AKB Systems अपने दस्तावेज़ व्यवस्थित रखती है, प्रोजेक्ट्स को ठीक से मैप करती है, और माँगे गए, चल रहे और पूरे हुए काम का ऐसा रिकॉर्ड रखती है जिसे ट्रेस किया जा सके। समय काम करते हुए ही दर्ज हो जाता है, इनवॉइस समय पर जाते हैं, और वित्त की तस्वीर बिना अलग रिपोर्टिंग के सामने रहती है।

कंपनी के लिए सबसे बड़ा फ़ायदा सिर्फ़ यह नहीं कि ज़्यादा जानकारी एक जगह है। फ़ायदा यह जानना है कि क्लाइंट के हर अनुरोध की एक जगह है, हर पूरे हुए काम का रिकॉर्ड है, लगे हुए हर घंटे को ट्रेस किया जा सकता है और हर इनवॉइस बिना फ़िज़ूल के काग़ज़ी काम के जा सकता है — एक ऐसा ढाँचा जिसे सेट करने में करीब 30 मिनट लगे, और जो रोज़ इस्तेमाल करने लायक सरल बना रहा।