AKB Systems gère le travail client du premier devis à la dernière facture dans un seul logiciel

L’entreprise

AKB Systems est une société de services professionnels installée à Tallinn. Son travail arrive sous forme de missions confiées par des clients : une demande devient une série d’actions définies, ces actions prennent du temps, et ce temps devient du travail facturable. Le service lui-même n’est qu’une partie du métier — chaque demande doit aussi être enregistrée, organisée, menée à bien et facturée.

Quand les coordonnées du client, les documents, les notes de projet et les heures de travail sont rangés à des endroits différents, même une mission simple crée de l’administratif. Il devient plus difficile de voir ce que le client a demandé, ce qui a été fait, combien de temps cela a pris et si tout a bien fini sur la facture. AKB Systems voulait un seul système pratique pour tout le processus — sans long projet de déploiement, et sans ajouter de l’administratif pour en supprimer.

Opérationnel en 30 minutes

La première surprise a été le peu de mise en place nécessaire. En une demi-heure environ, l’équipe a ouvert un compte, créé son premier client, préparé et envoyé un devis par e-mail, et ouvert pour ce client un projet sur lequel saisir le temps passé.

Pas de phase de configuration, pas de flux de travail bricolé à partir d’applications séparées. La structure dont l’entreprise avait besoin était là dès le départ : le client, l’offre commerciale, le projet et le travail réalisé pour ce client.

Une seule fiche par client

Chaque client a une fiche, et son historique y reste attaché. La page du client regroupe les devis et les factures qui lui ont été adressés, les projets qui lui sont liés, et un onglet Pièces jointes pour les documents propres à la relation — contrats, devis signés, correspondance.

Cette fiche reste utile tout au long de la relation : pour préparer le premier devis, revoir un travail passé, reprendre une nouvelle demande ou confirmer ce qui a été livré. Personne n’a besoin de fouiller des fils d’e-mails ou une arborescence de dossiers pour la retrouver.

Chaque demande à sa place

La gestion de projet est vite devenue l’un des éléments les plus précieux du dispositif. Chaque projet est un tableau lié à son client, et chaque demande y devient une carte — ajoutée quand le client la formule, déplacée pendant que le travail avance, puis rangée dans une colonne de cartes terminées une fois la tâche finie. Une carte contient la description de la demande, ses fichiers, un fil de commentaires et le temps passé.

Le résultat est un véritable historique du projet : ce que le client a demandé, ce qui a été fait en réponse, combien de temps cela a pris et ce qui reste ouvert. C’est surtout précieux quand un projet avance par une multitude de petites demandes plutôt que par un seul gros livrable — le tableau reste structuré même quand le travail change d’un jour à l’autre.

Les heures sont déjà sur les cartes

Le temps se saisit là où se trouve le travail. À mesure que chaque demande est traitée, les heures et les minutes passées sont reportées sur sa carte, et ERPFlow en fait le total — par projet dans la liste des projets, et pour l’ensemble des projets d’un client sur la page de ce client.

Au moment de facturer, personne ne reconstitue donc les heures à partir de l’agenda, des messages ou de sa mémoire. Les cartes terminées et le temps qui y figure servent de base à la facturation à l’heure, qui figure sur la facture comme une ligne. La facture est émise sur la même fiche client et peut être liée au projet qu’elle facture — avec l’assurance que le travail effectué a bien été pris en compte.

Une vue financière en temps réel

Devis et factures ne sont plus des fichiers isolés. Un devis accepté se convertit en brouillon de facture en une étape, et chaque facture émise alimente le tableau de bord — le chiffre d’affaires du mois, ce qui est en attente et ce qui est en retard — ainsi que les totaux de chiffre d’affaires et de montants en attente dans l’onglet Analytique de chaque client.

AKB Systems sait où elle en est sans attendre la mise à jour d’un tableur. Le travail opérationnel et la situation financière avancent ensemble, et les chiffres sont là dès qu’on en a besoin.

Un seul système pour toute la boucle

Demande du client → carte de projet → temps saisi → travail terminé → facture

Avec ERPFlow au quotidien, AKB Systems garde ses documents en ordre, structure correctement ses projets et dispose d’un historique traçable du travail demandé, en cours et terminé. Le temps est saisi pendant que le travail se fait, les factures partent à temps, et la situation financière est disponible sans reporting supplémentaire.

Pour l’entreprise, le principal bénéfice n’est pas simplement d’avoir plus d’informations au même endroit. C’est de savoir que chaque demande client a sa place, que chaque action terminée laisse une trace, que chaque heure passée peut être retrouvée et que chaque facture peut partir sans administratif inutile — une structure mise en place en une trentaine de minutes, et restée assez simple pour servir tous les jours.