Kuidas arvestada arveldatavaid tunde agentuuris

Arveldatavate tundide arvestamiseks agentuuris anna igale kliendile kood ja iga töö jaoks selle all rida, lase igaühel logida aega iga päev töö vastu ning võrdle iga püsitellimuse tunde selle mahuga iga nädal. Logimine on lihtne osa. Agentuurile eriomane risk on püsitellimus, mis ületab märkamatult.

Millised agentuuri tunnid on arveldatavad?

Agentuuri tunnid on arveldatavad, kui kliendi leping seda ütleb, mis tähendab, et sama tund võib ühel kliendil olla tasustatav ja teisel tasuta. See tabel on mõistlik vaikimisi variant. Kontrolli seda iga lepingu vastu.

Logi kõik, ka see, mille eest tasu küsida ei saa. Üldised reeglid on juhendis arveldatavatest ja mittearveldatavatest tundidest ning aeg, mille logisid, kuid ei arvelda, on allahindlus koos selle kõrval oleva põhjusega.

Kuidas agentuur peaks kliendid, tööd ja ülesanded seadistama?

Agentuuri ajakoodid peaksid käima klient, siis töö, siis ülesande liik, kusjuures ülesannete liikide lühike nimekiri on kõigile ühine. Selles väljamõeldud seadistuses on HARB-RET Harbour Foodsi igakuine püsitellimus ja HARB-WEB on samale kliendile eraldi veebisaidi töö, sest neil kahel on erinevad tingimused.

• Ülesannete liigid: hoia need selle juures, millest aru annaksid, näiteks strateegia, tekst, disain, tootmine ja kliendihaldus. Kolmekümne liigi nimekirja eiratakse ja kõik satub rubriiki „üldine“.
• Sisemised koodid: INT-PITCH ja INT-ADMIN võtavad kõik, mis ei ole kliendi töö, nii et iga inimese nädal liidab kokku tema lepingujärgsed tunnid. Nädal, mis jääb alla, tähendab puuduvat aega.
• Tunnihinnad: hoia need rolli juures, mitte kirje juures. Kui klient tahab ühte tunnihinda kogu meeskonnale, arvuta välja keskmine tunnihind ja jäta rollide tunnihinnad oma tabelisse.

Ühine iganädalane meeskonna tööajatabel piisab selle pidamiseks, kuni agentuuril on rohkem kliente, kui üks inimene peas hoida jaksab.

Kuidas jälgida püsitellimuse tunde ilma ületamata?

Jälgi püsitellimuse tunde, võrreldes kasutatud tunde möödunud kuu osaga, igal nädalal. Siin on väljamõeldud näide: 6 000 € kuine püsitellimus ostab 60 tundi, mis on keskmiselt 100 € tunnis. Pärast kahte nädalat neljast on kulunud 38 tundi. See on 63% mahust poole kuu kohal.

Ütle kliendile kohe, kuni valik on veel tema oma:

Oleme selle kuu püsitellimusest kasutanud 38 tundi 60-st, kaks nädalat on jäänud. Selle tempo juures lõpeks kuu umbes 76 tunniga. Andke teada, milline allesjäänud töö ootele panna, või võime jätkata ja arveldada lisanduvad 16 tundi kokkulepitud 100 € tunnis.

Kuu lõpus mõõda ületamist mõlemat moodi, sest need ei lange kokku.

Tundides mõõdetuna on kuu 6,5 tundi üle, mis 100 € juures on lisaks 650 €. Hinnakirja tunnihindadega väärtuses mõõdetuna on see 6 000 € tasust üle ainult 135 €, sest kuu rollide segu oli keskmiselt umbes 92 € tunnis, püsitellimuse eeldatud 100 € all. Mõlemad on ausad arvutused ja vahe nende vahel on 515 €.

Seega peab leping ütlema, millises ühikus püsitellimust mõõdetakse. Lepi see kokku, ja ka see, mis saab kasutamata tundidest, enne kui keegi tööd alustab. Juhend igakuise püsitellimuse arveldamisest käsitleb arvet ennast.

Kuidas panna loominguline meeskond aega logima?

Pane loominguline meeskond aega logima, tehes selle päevas alla minuti pikkuseks ja näidates neile, milleks numbreid vaja on. Keegi ei täida tööajatabelit hästi seetõttu, et talle öeldi.

• Logi iga päeva lõpus, kalender avatud. Ära palu inimestel keskendudes taimereid käitada.
• Näita igale inimesele püsitellimuse kulumist. Keegi, kes näeb, et klient on kuu keskpaigaks 63% peal, mainib seda enne, kui sa pead küsima.
• Ära kasuta logi inimeste kiiruse hindamiseks. Kui see on tulemuslikkuse mõõdik, kalduvad kirjed välja nägema hästi ja arved kalduvad nendega kaasa.

Kui tahad seda kirja panna, määrab lühike tööajatabeli poliitika tähtaja ja selle, kes järele küsib.

Mida peaks agentuur igal kuul üle vaatama?

Agentuuri igakuine ülevaatus peaks muutma neli numbrit neljaks otsuseks.

Agentuuri tundide jälgimine ERPFlow's

ERPFlow'l ei ole praegu taimerit ega tööajatabeleid. Ajaarvestus, sealhulgas arvestatud aja teisendamine arveteks, tuleb varsti. ERPFlow'l ei ole ka inimeste kaupa ajaaruandeid ja miski ei jälgi püsitellimuse mahtu, seega jäävad logimine ja ülaltoodud kulumise kontroll sinu tabelisse.

Siin on, mida ta turundus- või loomeagentuuri jaoks teeb:

• Kliendid ja tööd: projekt on tahvel, mille saad siduda kliendiga. Kaartidel on vastutajad, tähtajad, failid ja kommentaarid, pluss tundide ja minutitena sisestatud kulunud aeg, ja need ajad liidetakse projekti ja kliendi kaupa. Igal kaardil on üks number, kuupäevata ja ilma inimeste kaupa jaotuseta, ning see ei muutu arveridadeks.
• Püsitellimuse tasud: korduv arve arveldab kindla summa iga nädal, kuu, kolm kuud või aasta ning saadab selle e-postiga või jätab mustandiks. See väljastab arve ega nõua raha sisse. Kui arveldad ületamisi, vali Loo mustandid, saadan ise, et saaksid enne väljastamist lisarea lisada, või koosta eraldi arve.
• Tunnihinnad: üks teenus rolli kohta, ühikuks tunnid ja tunnihind, nii et iga rea saab valida, mitte sisestada.