AKB Systems führt die Kundenarbeit vom ersten Angebot bis zur Schlussrechnung in einem System

Das Unternehmen

AKB Systems ist ein Unternehmen für professionelle Dienstleistungen in Tallinn. Die Arbeit kommt in Form von Kundenaufträgen herein: Aus einem Anliegen werden konkrete Arbeitsschritte, die Schritte kosten Zeit, und die Zeit wird zu abrechenbarer Arbeit. Die Dienstleistung selbst ist nur ein Teil davon – jedes Anliegen muss auch erfasst, geordnet, erledigt und abgerechnet werden.

Wenn Kundendaten, Dokumente, Projektnotizen und Arbeitsstunden an verschiedenen Orten liegen, erzeugt selbst ein einfacher Auftrag Verwaltungsaufwand. Es wird schwerer zu sehen, was der Kunde wollte, was erledigt ist, wie lange es gedauert hat und ob alles auf der Rechnung gelandet ist. AKB Systems wollte ein praktisches System für den ganzen Ablauf – ohne langwieriges Einführungsprojekt und ohne erst neuen Verwaltungsaufwand zu schaffen, um den alten loszuwerden.

In 30 Minuten startklar

Die erste Überraschung war, wie wenig Einrichtung nötig war. In rund einer halben Stunde hatte das Team ein Konto eröffnet, den ersten Kunden angelegt, ein Angebot erstellt und per E-Mail verschickt und für diesen Kunden ein Projekt eingerichtet, auf das Zeit gebucht wird.

Es gab keine Konfigurationsphase und keinen Ablauf, der aus einzelnen Apps zusammengestückelt werden musste. Die Struktur, die das Unternehmen brauchte, war von Anfang an da: der Kunde, das Angebot, das Projekt und die für diesen Kunden geleistete Arbeit.

Ein Kundendatensatz

Jeder Kunde hat einen Datensatz, und die Historie bleibt daran hängen. Auf der Seite des Kunden stehen die Angebote und Rechnungen, die er bekommen hat, die mit ihm verknüpften Projekte und ein Reiter „Anhänge“ für die Dokumente, die zur Geschäftsbeziehung gehören – Verträge, unterschriebene Angebote, Korrespondenz.

Dieser Datensatz bleibt nützlich, solange die Beziehung besteht: beim ersten Angebot, beim Blick zurück auf frühere Arbeit, bei einem neuen Anliegen oder wenn bestätigt werden soll, was geliefert wurde. Niemand muss ihn in E-Mail-Verläufen oder einer Ordnerstruktur suchen.

Jedes Anliegen an seinem Platz

Das Projektmanagement wurde schnell zu einem der wertvollsten Teile des Ganzen. Jedes Projekt ist ein Board, das mit seinem Kunden verknüpft ist, und jedes Anliegen wird darauf zu einer Karte – angelegt, wenn der Kunde fragt, weitergeschoben, während die Arbeit läuft, und in eine Erledigt-Spalte gezogen, wenn sie fertig ist. Eine Karte enthält die Beschreibung des Anliegens, die zugehörigen Dateien, einen Kommentarverlauf und die dafür aufgewendete Zeit.

Das Ergebnis ist eine lebendige Projekthistorie: was der Kunde wollte, was daraufhin getan wurde, wie lange es gedauert hat und was noch offen ist. Das zählt vor allem dann, wenn ein Projekt aus vielen kleinen Anliegen wächst statt aus einem großen Liefergegenstand – das Board bleibt strukturiert, auch wenn sich die Arbeit von Tag zu Tag ändert.

Die Stunden stehen schon auf den Karten

Zeit wird dort erfasst, wo die Arbeit passiert. Während ein Anliegen bearbeitet wird, kommen die aufgewendeten Stunden und Minuten auf seine Karte, und ERPFlow zählt sie zusammen – pro Projekt in der Projektliste und über alle Projekte eines Kunden hinweg auf dessen Seite.

Wenn es ans Abrechnen geht, rekonstruiert also niemand die Stunden aus Kalendern, Nachrichten oder dem Gedächtnis. Die erledigten Karten und die darauf erfasste Zeit sind die Grundlage für die Stundenabrechnung, die als Position auf die Rechnung kommt. Die Rechnung geht an denselben Kundendatensatz und lässt sich mit dem Projekt verknüpfen, das sie abrechnet – mit der Gewissheit, dass die geleistete Arbeit wirklich erfasst ist.

Die Finanzen live im Blick

Angebote und Rechnungen sind keine isolierten Dateien mehr. Ein angenommenes Angebot wird in einem Schritt in einen Rechnungsentwurf umgewandelt, und jede ausgestellte Rechnung fließt ins Dashboard – Umsatz des Monats, was offen und was überfällig ist – sowie in die Summen für Umsatz und offene Beträge im Reiter „Auswertungen“ jedes Kunden.

AKB Systems weiß, wo es steht, ohne darauf zu warten, dass eine Tabelle aktualisiert wird. Das operative Geschäft und das finanzielle Bild bewegen sich gemeinsam, und die Zahlen sind da, wann immer sie gebraucht werden.

Ein System für den ganzen Kreislauf

Kundenanliegen → Projektkarte → erfasste Zeit → erledigte Arbeit → Rechnung

Mit ERPFlow im Alltag hält AKB Systems seine Dokumente in Ordnung, bildet seine Projekte sauber ab und hat einen nachvollziehbaren Überblick über angefragte, laufende und erledigte Arbeit. Die Zeit wird erfasst, während die Arbeit geschieht, Rechnungen gehen pünktlich raus, und das finanzielle Bild ist ohne zusätzliches Reporting da.

Für das Unternehmen liegt der größte Nutzen nicht einfach darin, mehr Informationen an einem Ort zu haben. Er liegt im Wissen, dass jedes Kundenanliegen seinen Platz hat, jeder erledigte Schritt dokumentiert ist, jede aufgewendete Stunde nachvollziehbar ist und jede Rechnung ohne unnötigen Verwaltungsaufwand rausgehen kann – eine Struktur, die in rund 30 Minuten eingerichtet war und einfach genug blieb, um sie jeden Tag zu nutzen.