آخر تحديث: 6 نوفمبر 2026
معلومات عامة وليست استشارة ضريبية أو قانونية. تختلف القواعد بحسب بلدك ووضعك، فراجع محاسبك في كل ما له أثر ضريبي أو قانوني.
يمتد سير عمل الوقت والفوترة في مكتب المحاماة من خطاب التكليف عبر تسجيل الوقت ومراجعة مسوّدة الفاتورة إلى الفاتورة النهائية والدفع، مع معالجة أموال العملاء على حدة. اتفق على أساس الأتعاب أولًا، وسجّل الوقت في اليوم نفسه بوصف سليم، واجعل المحامي المسؤول يراجع كل مسوّدة، ثم افوتر بدورة ثابتة.
ما خطوات سير عمل الفوترة في مكتب المحاماة؟
لسير عمل الفوترة في مكتب المحاماة ثماني خطوات، وكل خطوة موجودة لمنع مشكلة بعينها من الظهور لاحقًا.
| الخطوة | من | ما الذي يحدث | ما الذي تمنعه |
|---|---|---|---|
| 1. فتح الملف | الإدارة، المحامي المسؤول | فحص تضارب المصالح، وتحديد هوية العميل، ومرجع الملف | التصرف لصالح من لا ينبغي، ووقت لا مكان له |
| 2. الاتفاق على أساس الأتعاب | المحامي المسؤول | بالساعة أو ثابتة أو مختلطة، في خطاب التكليف، مع الأسعار ووحدة الفوترة | فاتورة أولى تأتي مفاجأة |
| 3. تسجيل الوقت | كل من يحتسب أتعابًا، يوميًا | الملف والوحدات والوصف | ساعات ضائعة وفواتير غامضة |
| 4. تسجيل النفقات المدفوعة نيابةً عن العميل | من يحتسب الأتعاب، الحسابات | رسوم المحكمة، والمحامي المرافع، وعمليات البحث، مع الإثبات | تكاليف دفعتها ونسيت استردادها |
| 5. مراجعة مسوّدة الفاتورة | المحامي المسؤول، شهريًا | قراءة كل وصف، وتخفيض قيمة ما لا ينبغي فوترته | نزاعات بعد خروج الفاتورة |
| 6. إصدار الفاتورة | الحسابات | فاتورة مرقّمة بالأتعاب والضريبة والنفقات | فواتير تبقى مسوّدات |
| 7. تطبيق المال المقدَّم على الحساب | الحسابات | تحويل من حساب العملاء بقدر ما تسمح به قواعدك فقط | مخالفة في أموال العملاء |
| 8. المتابعة | الحسابات، ثم المحامي | تذكيرات، ثم مكالمة | دين يكبر ويصعب تحصيله |
كيف ينبغي أن يسجّل المحامون الوقت القابل للفوترة؟
ينبغي أن يسجّل المحامون الوقت في اليوم الذي عملوا فيه، على ملف، بوحدة ثابتة، مع وصف يستطيع العميل قراءته دون شرح. وحدات الست دقائق عُرف شائع في الفوترة القانونية بالساعة، لكن استخدم ما ينص عليه خطاب التكليف. ويحوّل جدول وحدات الفوترة الدقائق إلى وحدات.
الوصف هو ما يقرر هل يصمد السجل أمام استفسار عن الأتعاب.
ضعيف: «عمل على الملف. 1.2»
أفضل: «راجع مسوّدة عقد الإيجار المقدَّمة من المؤجر؛ وعلّم على البندين 4 و11؛ وراسل العميل بشأن حق الإنهاء. 1.2»
سجّل الوقت كله، بما فيه الوقت الذي لن تحاسب عليه. شطبه عند المراجعة قرار يمكن رؤيته. أما الوقت الذي لم يُسجَّل فلا يترك شيئًا يُتعلَّم منه، ويجعل الأتعاب الثابتة التالية تخمينًا. وما يحدث للوقت الذي تقرر ألا تفوتره موضحٌ في تخفيض القيمة مقابل الشطب.
كيف تراجع الفاتورة قبل أن تخرج؟
مسوّدة الفاتورة هي الفاتورة التي يقرؤها المحامي المسؤول قبل إصدارها، وهي النقطة التي يكون فيها إصلاح مشكلة الأتعاب أرخص ما يمكن. اقرأها كما سيقرؤها العميل: هل يشرح كل وصف نفسه، وهل ستكون مرتاحًا للدفاع عن كل بند هاتفيًا؟
هذا مثال مختلَق. مكتب من ثلاثة أشخاص يفوتر شهرًا من العمل على عقد إيجار تجاري. قيمة الوقت المسجَّل €1,366. عند المراجعة يشطب الشريك 0.8 ساعة من بحث مكرر للمحامي المساعد، بقيمة €112. ودفع العميل €1,000 على الحساب عند فتح الملف.
| البند | الساعات | السعر | المبلغ |
|---|---|---|---|
| الشريك | 1.5 | €220 | €330.00 |
| المحامي المساعد (6.2 مسجَّلة، 0.8 مشطوبة) | 5.4 | €140 | €756.00 |
| مساعد قانوني | 2.4 | €70 | €168.00 |
| الأتعاب | €1,254.00 | ||
| ضريبة القيمة المضافة 20% | €250.80 | ||
| رسم محكمة مدفوع نيابةً عن العميل | €120.00 | ||
| الإجمالي | €1,624.80 | ||
| ناقص المال المحتفظ به على الحساب | −€1,000.00 | ||
| الرصيد المطلوب دفعه | €624.80 |
معدّل التحقّق (realisation) في هذه الفاتورة 91.8%: فُوتِر €1,254 من €1,366 مسجَّلة. وعند تتبعه عبر الملفات، يُظهر هذا الرقم أنواع العمل التي تخفّض قيمتها باستمرار.
يقع رسم المحكمة خارج حساب الضريبة هنا لأن المثال يعامله كنفقة مدفوعة بصفتك وكيلًا عن العميل. وليست كل تكلفة مؤهلة لذلك. شروط HMRC في VAT Notice 700، القسم 25 صارمة، والأساس الأوروبي هو المادة 79 من توجيه ضريبة القيمة المضافة، ويشرح دليل ضريبة القيمة المضافة على المصروفات القابلة للاسترداد والنفقات المدفوعة نيابةً عن العميل الاختبار.
أين تدخل أموال العملاء وحسابات الأمانة في الفوترة؟
تختلف قواعد أموال العملاء وحسابات الأمانة بين الولايات القضائية، والقاعدة الملزمة لك تأتي من جهتك المنظِّمة أو نقابتك. يُظهر المثالان أدناه كم قد تختلف. ولا يخبرك أي منهما بما ينطبق عليك.
- إنجلترا وويلز: بموجب SRA Accounts Rules، المال المستلم للأتعاب وللنفقات غير المدفوعة قبل تسليم الفاتورة هو أموال عملاء (القاعدة 2.1(d)، مع استثناء ضيق في القاعدة 2.2). ويُحفظ منفصلًا عن أموال المكتب (القاعدة 4.1)، ويجب تقديم فاتورة أو إشعار كتابي آخر بالتكاليف قبل تحويل أموال العميل لسدادها (القاعدة 4.3).
- الولايات المتحدة: تضع كل ولاية قواعدها. وكثير منها مبني على القاعدة النموذجية 1.15 لنقابة المحامين الأمريكية، وتختلف في التفاصيل، ومنها معاملة الأتعاب الثابتة المدفوعة مقدّمًا.
وفي أماكن أخرى، اسأل نقابة المحامين أو جمعية القانون. النقطة المتعلقة بالفوترة تصح حيثما مارست المهنة: المال المقدَّم على الحساب لا يصبح دخلك لأن فاتورة وُجدت. إنه يتحرك حين تقول قواعدك إنه يستطيع ذلك، ويُسجَّل في دفتر مصمَّم لهذا الغرض لا في نظام فوترتك.
ماذا يطلب العملاء من الشركات وشركات التأمين في الفاتورة؟
قد يفرض العملاء من الشركات وشركات التأمين صيغة الفاتورة عبر إرشادات الفوترة الخاصة بهم. وقد يعني ذلك أسعارًا معتمدة، وقيودًا على من يحق له أن يحتسب ماذا، وفواتير إلكترونية بصيغة مثل LEDES مع رموز مهام UTBMS. اقرأ الإرشادات قبل أول فاتورة، لأن الفاتورة التي لا تطابقها قد تُعاد دون دفع.
كم مرة ينبغي أن يرسل مكتب المحاماة فواتير؟
ينبغي أن يرسل مكتب المحاماة الفواتير بدورة ثابتة، والشهرية تناسب معظم الملفات بالساعة. يستطيع العميل أن يستوعب أتعاب شهر وما زال يتذكر العمل، بينما فاتورة تغطي ستة أشهر أكبر وأسهل في الاعتراض. وتُفوتَر الملفات ذات الأتعاب الثابتة عند المراحل المتفق عليها في الخطاب، وهذا يعمل مثل الفوترة المرحلية في المشروع.
إدارة جانب الفوترة في مكتب صغير باستخدام ERPFlow
يدير ERPFlow الجانب التجاري في مكتب محاماة صغير. وهو ليس نظامًا لإدارة المكاتب القانونية، وليس فيه محاسبة أمانة: لا دفتر لحسابات العملاء، ولا تسوية للأموال المحتفظ بها للعملاء، ولا فحوص لتضارب المصالح. تبقى أموال العملاء في النظام الذي تستخدمه لها اليوم.
- الاستفسارات: يسجّل نموذج عميل محتمل في موقعك كل استفسار كعميل محتمل مع مصدره، ويصبح سجل عميل وتنتقل ملفاته معه حين تقبل العميل.
- الملفات: افتح كل ملف كلوحة مشروع مرتبطة بالعميل، ببطاقات ومسؤولين ومواعيد نهائية. كل عضو يستطيع عرض المشاريع يرى كل المشاريع، فالمكتب الذي يحتاج إلى فصل أخلاقي بين الملفات سيجد في هذا نقصًا حقيقيًا.
- المستندات: يمكن إرفاق خطابات التكليف ورسائل البريد المحفوظة (EML أو MSG) وحاويات ASiC-E أو BDOC الموقَّعة بالعميل أو البطاقة أو الفاتورة، حتى 50 ميغابايت للملف. يخزّن ERPFlow الملفات الموقَّعة ولا يوقّعها ولا يتحقق من التوقيعات.
- الفواتير: تحمل الفواتير الضريبة لكل بند وتُطبع بلغة العميل، ويمكن لرسم شهري أن يعمل كفاتورة متكررة. تُسجَّل الدفعات الجزئية يدويًا، ولا يُرسَل تذكير إلا حين ترسله. ولا يمكن أن تكون البنود سالبة، فأظهر المال المقدَّم على الحساب في الملاحظات في الفاتورة.
لا يوفّر ERPFlow اليوم مؤقّتًا ولا كشوف ساعات. سيتوفر تتبّع الوقت، بما في ذلك تحويل الوقت المتتبَّع إلى فواتير، قريبًا. يمكنك اليوم كتابة الوقت المستغرق على بطاقة، ويُجمع لكل ملف ولكل عميل، لكنه لا يتحول إلى بنود فاتورة. وهذا يناسب المكاتب التي تعمل بأتعاب ثابتة واتفاقات شهرية. أما المكتب الذي يفوتر بوحدات الست دقائق فينبغي أن يحتفظ حاليًا بأداة تسجيل الوقت التي يستخدمها.
لا ينتج ERPFlow ملفات LEDES، فالعملاء الذين يشترطونها يحتاجون إلى طريق آخر لتلك الفواتير.