ضريبة القيمة المضافة على المصروفات القابلة للاسترداد والمدفوعات نيابةً عن العميل

أغلب المصروفات القابلة للاسترداد تتضمن ضريبة القيمة المضافة. إذا اشتريت شيئًا لتنجز عملك أنت، مثل السفر، فهو جزء من توريدك، فتفرض عليه الضريبة بمعدّلك المعتاد. أما الدفعة الحقيقية نيابةً عن العميل (disbursement)، المدفوعة بصفتك وكيله والمحمّلة بالتكلفة الدقيقة، فتبقى خارج ضريبتك. والاختبار هو من تلقى التوريد.

يغطي هذا الدليل الضريبة. أما جانب الفوترة، بما فيه كيف تُعدّ بنود المصروفات لعميل وكيف تصوغها، فهو في دليل فوترة المصروفات القابلة للاسترداد.

ما الفرق بين إعادة التحميل والدفعة نيابةً عن العميل؟

الفرق بين إعادة التحميل (recharge) والدفعة نيابةً عن العميل (disbursement) هو لمن كانت عملية الشراء. إذا كان الطرف الثالث قد ورّد لك أنت، فتحميل التكلفة إعادة تحميل. وإذا كان قد ورّد لعميلك وأنت دفعت نيابةً عنه فقط، فقد تكون دفعة نيابةً عن العميل.

يرسم قانون الاتحاد الأوروبي الخط نفسه. تضع المادة 78(b) من توجيه ضريبة القيمة المضافة المصروفات العرضية المحمّلة للعميل، مثل النقل والتأمين، ضمن مبلغك الخاضع للضريبة. وتستثني المادة 79(c) فقط تسديد النفقات «التي تم تكبدها باسم العميل ولحسابه» والمقيّدة في حساب معلّق، وتشترط إثبات المبلغ الفعلي وتمنعك من خصم أي ضريبة عليه. وتختلف القواعد الوطنية في التفاصيل، فراجع قواعد بلدك.

متى يمكنك معاملة تكلفة على أنها دفعة نيابةً عن العميل؟

يمكنك معاملة تكلفة على أنها دفعة نيابةً عن العميل فقط إذا تحققت كل الشروط، وفي المملكة المتحدة يسرد إشعار ضريبة القيمة المضافة 700 من HMRC، القسم 25.1 ثمانية:

1. تصرفت بصفتك وكيل عميلك حين دفعت للطرف الثالث.
2. تلقى عميلك السلع أو الخدمات واستخدمها.
3. كان عميلك هو المسؤول عن الدفع للطرف الثالث.
4. أذن لك عميلك بالدفع نيابةً عنه.
5. كان عميلك يعلم أن طرفًا ثالثًا سيقدّم السلع أو الخدمات.
6. تُظهر التكلفة منفصلة على فاتورتك.
7. تسترد فقط المبلغ الدقيق الذي دفعته.
8. السلع أو الخدمات إضافية بوضوح إلى ما تقدّمه أنت بنفسك.

الشرط 2 يُسقط أغلب المرشحين، لأن من يستخدم القطار والهاتف والبريد هو غالبًا أنت. وتعطي إرشادات HMRC عن التكاليف والدفعات نيابةً عن العميل والإشعار 700 هذه الأمثلة.

تبيّن أمثلة المحامي كم يضيق الخط، والمكاتب القانونية تواجهه طوال الوقت. وصف بند بأنه «disbursement» على فاتورتك لا يجعله كذلك لأغراض الضريبة.

مثال محلول: فاتورة واحدة بالنوعين

هذا مثال مُختلَق، يستخدم القاعدة البريطانية ومعدّلها 20%. مستشار يفوتر أتعابًا بقيمة £4,000 وثلاث تكاليف:

• أجرة قطار £180، لم تُفرض عليها ضريبة.
• فندق بسعر £250 زائد £50 ضريبة، بفاتورة ضريبة قيمة مضافة باسم المستشار.
• رسم تقديم قانوني £120 كان على العميل، دفعه المستشار بإذنه.

تحمل أجرة القطار ضريبة مع أن المستشار لم يدفع أي ضريبة، لأن HMRC تقول إنك تفرض الضريبة على إعادة التحميل «سواء دفعت أي ضريبة أم لا». ويسترد المستشار £50 على الفندق بالطريقة المعتادة. وتقع الدفعة نيابةً عن العميل تحت سطر الضريبة، مفصّلة وحدها، كما يفعل مثال فاتورة HMRC.

كيف تتجنب فرض ضريبة على ضريبة؟

تتجنب فرض ضريبة على ضريبة بإعادة تحميل التكلفة الصافية حين تستطيع استرداد الضريبة التي دفعتها. هذا الخطأ الأشيع هنا، وسببه اعتبار إجمالي الإيصال هو التكلفة.

في النسخة الخاطئة يدفع العميل £60 زيادة. وقد استرد المستشار £50 أيضًا، فربح من مصروف كان يريد تحميله بسعر التكلفة.

وإذا كنت لا تستطيع استرداد الضريبة، لأنك غير مسجّل في ضريبة القيمة المضافة مثلًا، فالمبلغ الإجمالي هو تكلفتك فعلًا، وتتغير الحسابات. انظر الأسئلة الشائعة أدناه.

هل يستحق الأمر معاملة تكلفة على أنها دفعة نيابةً عن العميل؟

معاملة تكلفة على أنها دفعة نيابةً عن العميل لا تستحق عادةً إلا حين لا يفرض المورّد ضريبة أو لا يستطيع عميلك استرداد الضريبة. وتقول HMRC ذلك مباشرة. فالدفعة نيابةً عن العميل تمنعك من استرداد الضريبة، وقد لا يستطيع عميلك استردادها أيضًا دون فاتورة ضريبة قيمة مضافة صالحة.

احتفظ بالدليل. يقول الإشعار 700، القسم 25.1.2 أن تحتفظ بشيء مثل نموذج طلب أو نسخة فاتورة يبيّن أنك تستطيع استبعاد الدفعة، وأن تكون قادرًا على إثبات أنك لم تسترد الضريبة. وهذا سطر يمكنك نسخه على الفاتورة:

دفعة نيابةً عنكم بتفويض منكم، بسعر التكلفة دون إضافة ضريبة: [المورّد، المرجع، التاريخ]. مرفق نسخة من فاتورة المورّد. (Disbursement, paid on your behalf with your authority, at cost with no VAT added: [supplier, reference, date]. Copy of the supplier's invoice attached.)

ماذا عن المصروفات في فاتورة عبر الحدود؟

المصروفات في فاتورة عبر الحدود تتبع الخدمة الرئيسية عادةً، لأن إعادة التحميل جزء من توريدك أنت. فإذا كانت أتعابك لشركة في دولة أوروبية أخرى تخضع لـالتكليف العكسي، فإعادة التحميل تقع تحته أيضًا ولا تحمل ضريبة منك. وتدخل في المبلغ الصافي نفسه.

أما ضريبة القيمة المضافة الأجنبية التي دفعتها في الطريق فمسألة منفصلة. ضريبة فندق في دولة أوروبية أخرى لا تدخل في إقرارك المعتاد. أنت تطالب بها عبر الإنترنت من خلال إدارتك الضريبية، وبعض الدول ترفض الاسترداد على تكاليف معينة، مثل المطاعم والترفيه والوقود. لذلك ففي إعادة التحميل، ما تستطيع استرداده هو الذي يحدد تكلفتك الحقيقية.

فوترة إعادة التحميل والدفعات نيابةً عن العميل في ERPFlow

يسجّل ERPFlow جانبك من المصروف ويتيح لك فوترته، لكنه لا يربط الاثنين. تحتفظ المصروفات بالمورّد والفئة والضريبة وإيصال مرفق. وهي غير مرتبطة بالعملاء أو الأعمال، فلا ينتقل شيء إلى الفاتورة من تلقاء نفسه، ولا يعرض ERPFlow تكلفة أو هامش ربح لكل عميل. وليس فيه مطالبات مصروفات للموظفين ولا سير موافقات ولا تتبّع للمسافات المقطوعة.

• أضف كل تكلفة بندًا في الفاتورة، بوصف واضح والمبلغ الصافي.
• إعادة التحميل تأخذ معدّل ضريبتك المعتاد، وهو ما يبدأ به البند الجديد أصلًا.
• الدفعات نيابةً عن العميل لا تأخذ ضريبة. أزل معدّل الضريبة من ذلك البند، وابدأ وصفه بعبارة «Disbursement:» ليظهر مفصّلًا.
• أرفق الإيصال بالفاتورة بوصفه ملفًا.

لا يختبر ERPFlow هل تستوفي التكلفة الشروط، فتبقى الشروط الثمانية عليك. ويُحتسب بند الدفعة نيابةً عن العميل في المجموع الفرعي للفاتورة وإجماليها كأي بند آخر، ولا يوجد مجموع فرعي منفصل للدفعات، فأضف واحدًا في الملاحظات إن أردت إيضاحه. ومعاملة الحساب المعلّق في المادة 79(c) مكانها في مسك دفاترك، فأخبر محاسبك أي البنود هي. ويعامل تصدير Peppol XML أي بند بلا ضريبة على أنه خاضع بمعدّل صفري، فاسأل مشغّل الفواتير الإلكترونية قبل إرسال دفعة نيابةً عن العميل بهذه الطريقة.