سير عمل تتبّع الوقت والفوترة للمستقلين

يحتاج سير عمل تتبّع الوقت والفوترة للمستقلين إلى سجل واحد وفحص أسبوعي واحد ويوم فوترة واحد. دوّن كل كتلة عمل في اليوم الذي تنجزها فيه، وافحص السجل خمس عشرة دقيقة كل جمعة، وفي تاريخ ثابت كل شهر حوّل ساعات كل عميل إلى فاتورة واحدة.

الساعات تضيع في الغالب بين إنجاز العمل وتدوينه، لذلك فالروتين أهم من الأداة التي تختارها.

ماذا يجب أن يتفق عليه المستقل قبل تتبّع الوقت؟

يجب أن يتفق المستقل على السعر بالساعة ووحدة الفوترة وما يُعدّ قابلًا للتحميل وتاريخ الفوترة قبل تسجيل أول ساعة. ضعها في عرض السعر أو في الرسالة التي تؤكد العمل، لأن قاعدة رآها العميل مكتوبة يصعب الجدال فيها لاحقًا. يمكنك نسخ هذا وتغيير الأرقام:

يُحتسب الوقت بسعر 75.00 € في الساعة زائد الضريبة، ويُسجَّل بوحدات من 15 دقيقة، ويُفوتر في آخر يوم عمل من كل شهر. يُحمَّل السفر بنصف السعر. الدفع مستحق بعد 14 يومًا من تاريخ الفاتورة.

ولكل من هذه الخيارات دليله إن كنت غير متأكد: وحدات الفوترة والفوترة عن وقت السفر وشروط الدفع.

كيف يبدو سجل الوقت البسيط للمستقل؟

يحتاج سجل وقت المستقل إلى ستة أعمدة، ويكفيه جدول بيانات. هذه الإدخالات مُختلَقة:

عمود الفاتورة هو الأكثر فائدة. الفراغ يعني أن الساعات لم تُفوتر، فترشيح الفراغات يريك عملك غير المفوتر ويمنع فوترة أي شيء مرتين.

سجّل إدارتك الخاصة أيضًا، مع أن أحدًا لا يدفع ثمنها. بعد بضعة أشهر ستخبرك كم ساعة تملكها فعلًا لتبيعها، وهذا الرقم يعتمد عليه سعرك.

ما الروتين الأسبوعي والشهري؟

للروتين ثلاث خطوات منتظمة، والتي يتجاوزها الناس هي الجمعة.

الجمعة تلتقط أكبر قدر من المال. يوم الجمعة ما زلت تتذكر مكالمة الثلاثاء غير المخطط لها مع عميل. في نهاية الشهر لن تتذكرها، والساعات المعاد بناؤها من الذاكرة تخرج ناقصة.

وبعد مرور تاريخ الاستحقاق، تحتاج إلى عادة أخرى: لاحق في يوم محدد، بـسلسلة تذكيرات كتبتها مسبقًا.

مثال محلول: ساعات شهر في فاتورة واحدة

هذا مثال مُختلَق. كاتب إعلانات مستقل يتقاضى 75 € في الساعة، والسفر بنصف السعر، ويضيف ضريبة 20%. هذه ساعات أبريل القابلة للتحميل لعميل واحد.

قبل أن تصدرها، تحقق من أن 23.75 يطابق الإجمالي القابل للتحميل في السجل لذلك العميل وذلك الشهر. وإن لم يطابقه، فقد فاتك بند أو التقطت بندًا من شهر آخر. اكتب كل بند بحيث لا يحتاج العميل إلى السؤال:

كتابة إعلانية، صفحات المنتجات، من 1 إلى 30 أبريل: 18.5 ساعة بسعر 75.00 €

وإذا لم تكن مسجّلًا في ضريبة القيمة المضافة، فيسقط سطر الضريبة ويكون الإجمالي 1,706.25 €. ويغطي دليل فوترة العملاء للمستقلين ما الذي يجب أن تقوله الفاتورة أيضًا، ويتوسع تحويل الساعات القابلة للفوترة إلى فاتورة في البنود الملخصة أو المفصلة.

هل يجب أن يتتبّع المستقل الوقت في الأعمال بسعر ثابت؟

يجب أن يتتبّع المستقل الوقت في الأعمال بسعر ثابت أيضًا، لأن لا شيء آخر يبيّن كم دفع العمل في الساعة. خذ إعادة كتابة موقع مُختلَقة بـ2,400 € استغرقت 44 ساعة. يساوي ذلك 54.55 € في الساعة، مقابل سعرك 75 €، وبسعر 75 € كانت الساعات نفسها ستساوي 3,300 €.

لا يرى العميل هذه الساعات أبدًا. تستخدمها في عرض السعر التالي، أو حين تقارن الساعات المقدّرة بالفعلية لترى أي أنواع الأعمال تسعّرها بأقل من قيمتها باستمرار.

تتبّع الساعات وفوترتها في ERPFlow

ليس في ERPFlow مؤقّت ولا سجلات دوام اليوم. وسيتوفر تتبّع الوقت، بما في ذلك تحويل الوقت المتتبَّع إلى فواتير، قريبًا. وإلى ذلك الحين يبقى سجلك في جدول بيانات أو تطبيق مؤقّت، ويتولى ERPFlow الفاتورة وما بعدها.

• السعر: أنشئ خدمة بوحدة الساعات وسعر ساعتك. وفي الفاتورة، اختر الخدمة واكتب الكمية من سجلك، مثل 18.5. يمكنك إعادة صياغة الوصف على البند.
• الإرسال: الإصدار يعطي الفاتورة رقمها ويجعلها نهائية. وتُرسل بالبريد بصيغة PDF، بأي من 19 لغة.
• قبض المال: سجّل كل دفعة عند وصولها، بما فيها الدفعات الجزئية. تُرشِّح قائمة الفواتير بالمتأخرة، وإرسال تذكير بالدفع يرسل بريدًا بشأن فاتورة متأخرة حين تختار ذلك. لا يُرسل شيء وفق جدول، ولا يحصّل ERPFlow المال بنفسه.
• الساعات بجانب العميل: مشروع مرتبط بالعميل يحمل بطاقات بوقت مستغرق مكتوب، وتُجمع هذه الأوقات لكل مشروع ولكل عميل. تحمل كل بطاقة رقمًا واحدًا بلا تاريخ، ولا يتحول إلى بنود فاتورة، فلا يحل محل سجل مؤرخ.

تضم الخطة المجانية عضوًا واحدًا وتسمح بـ5 فواتير في الشهر و5 خدمات و10 بطاقات مشروع إجمالًا، فقارن هذه الحدود بقائمة عملائك.